Jeff Bezos forbød for nylig PowerPoint fra møder på Amazon og insisterede på, at møder i stedet starter med, at deltagerne stille læser et papirdokument, der indeholder de oplysninger, der er nødvendige for at diskutere problemet.
Dette er ikke overraskende, i betragtning af at der er betydelig videnskabelig forskning, at brugen af PowerPoint reducerer organisatorisk intelligens. At erstatte PowerPoint med 'briefingdokumenter' (som Bezos har gjort) er imidlertid ikke kun god videnskab; Det er også et utroligt smart økonomisk træk af følgende tre grunde:
- Det sparer tid. PowerPoint kommunikerer med den hastighed, som præsentatoren taler; et orienteringsdokument kommunikerer med den hastighed, publikum læser. En præsentation, der tager en time (uden afbrydelser eller diskussion), kondenseres til kun fem minutter.
- Det sparer tid. Fordi et briefingsdokument giver vigtige oplysninger i begyndelsen af mødet, er alle bogstaveligt talt 'på samme side', og diskussionen er kortere og mere til det punkt. Endvidere, da en præsentation har brug for en præsentator, en skal deltog i mødet for at få oplysningerne. Med et briefingsdokument kan folk, der kun har brug for informationen (men ikke behøver at deltage), simpelthen læse dokumentet og springe mødet over.
- Det sparer tid. Et orienteringsdokument eliminerer de tre værste PowerPoint-tidsfordrivere: a) 'De-kan ikke-pin-denne-Jello-til-væggen'-præsentationer, b)' Jeg-forberedte ikke-så-jeg -bruger-min-standard-slide-deck 'præsentationer; og, værst af alt, c) 'For-kærlighed-til-gud-vil-du-venligst-komme-til-det-forbandede punkt?' præsentationer.
Nævnte jeg, at det sparer tid? Godt, for som jeg tidligere har påpeget, bruger den gennemsnitlige leder ca. 50 procent af sin tid på møder (hvoraf en tredjedel er fuldstændig ubrugelig). Dette er et enormt produktivitetsdræn, ud over PowerPoint's berygtede evne til at reducere organisatorisk intelligens.
Så lad os gøre tallene. Da briefingdokumenter (mindst) er dobbelt så tidseffektive som PowerPoint og har en tendens til at fjerne de mest ubrugelige møder ved at erstatte PowerPoint med briefingdokumenter, øger Bezos effektivt ledelsesproduktiviteten i hele virksomheden ved i det mindste 25 procent.
Jeg har forsket og skrevet om kontorteknologi og ledelsesteknik i over 20 år. Der er få, om nogen teknologier eller teknikker, der, når de implementeres, har nogenlunde nær den slags dramatisk positive virkning på produktiviteten.
Men det er ikke alt. At forbyde PowerPoint til fordel for briefingsdokumenter koster Bezos og Amazon nøjagtigt $ 0,00. Til alle praktiske formål er det et ROI på, uendeligt.
Temmelig smart, ikke?
