Udtrykket 'medarbejderforslagssystemer' henviser til en række forskellige bestræbelser, som virksomheder gør for at bede om og udnytte input fra deres medarbejdere i håb om at opnå omkostningsbesparelser eller forbedre produktkvalitet, effektivitet på arbejdspladsen, kundeservice eller arbejdsforhold. Denne indsats spænder lige fra at placere forslagskasser i fællesområder til implementering af formelle programmer med udvalg for at gennemgå ideer og belønninger for dem, der vedtages. De genererede ideer kan spænde fra simpel forbedring af arbejdslivets kvalitet, som at anbringe et køleskab i kafferummet, til større strømliningsproblemer, der kan spare virksomheden tusindvis af dollars om året, som at skifte alle sælgers mobiltelefoner fra individuelle kontrakter til en gruppekontrakt. hos en rabatleverandør. 'Forslagsprogrammer skaber en win-win-situation,' skrev Kate Walter HR Magazine . 'Mere involvering og input til medarbejderne og forbedret effektivitet og besparelser for arbejdsgivere.'
'Virksomheder, der opretter effektive forslagssystemer, finder ud af, at medarbejderne har gode ideer, der kan sænke omkostningerne, øge indtægterne, forbedre effektiviteten eller producere større kvalitet,' sagde Charles Martin, forfatter af Forslagssystemer til medarbejdere: Øget produktivitet og fortjeneste . 'Medarbejdere arbejder bedre sammen som et team og sender ofte ideer som et team. Og de begynder at tænke mere som ledere og ser ud over omfanget af deres egne job. '
Nogle virksomheder antager, at da de dyrker et åbent forhold mellem medarbejdere og ledelse, vil ideer til forbedringer dukke op uformelt uden eksplicit tilskyndelse. Men eksperter bemærker, at formelle forslagssystemer tilskynder medarbejdere til virkelig at tænke over deres job og ønsker at deltage i driften af virksomheden. Formelle forslagssystemer giver medarbejderne besked om, at deres ideer værdsættes. Sådanne systemer kan endda øge motivation og fremme loyalitet og teamwork blandt medarbejderne. Og disse fordele kommer ud over den positive indvirkning, som medarbejderes forslagssystemer kan have på en virksomheds bundlinje. 'Der kan ikke benægtes, at den virkelige ekspert er den person, der udfører jobbet; derfor er det det bedste sted at gå, når der søges forbedringer, ”fortæller konsulent Tomas Jensen, præsident for Center for Suggestion System Development, til Susan Wells som offentliggjort i HR Magazine . 'Millioner af dollars spares ved at lytte til virksomhedens største aktiv - dets menneskelige ressource.' Wells fortsatte med at diskutere en undersøgelse foretaget af Employee Involvement Association (EIA), som afslørede besparelser på mere end 624 millioner dollars i 2003 i 47 virksomheder, hvor 450.000 mennesker deltog i programmer.
ELEMENTER I ET SUCCESFULT FORSLAGSSYSTEM
'Målet med et vellykket forslagssystem er at udnytte reservoiret til ideer og kreativ tænkning hos alle medarbejdere for at forbedre arbejdsprocessen og produkterne,' skrev Robert F. Bell i IIE-løsninger . 'For at gøre det kræves korrekt forståelse for alle af processen, ledelsessupport for systemet, opmuntring og meningsfulde belønninger og en struktur, der sikrer, at intet falder igennem revnerne.' Elementerne i et vellykket medarbejderforslagssystem kan opdeles i fire hovedområder: ledelsessupport, programstruktur, programsynlighed og forfremmelse samt anerkendelse og belønning.
Ledelsessupport
Det første element i et vellykket medarbejderforslagssystem er at demonstrere buy-in fra topledelsen. Ledere skal vise entusiasme og engagement over for programmet, hvis det skal generere de ønskede resultater. En mindre virksomhedsejer kan begynde med at dele sin vision for virksomheden med medarbejderne. Medarbejdere, der forstår virksomhedens overordnede mission, er mere tilbøjelige til at indsende værdifulde ideer, der vil hjælpe virksomheden med at nå sine mål. Det næste skridt kan være at sikre, at linjeledere understøtter forslagssystemet og ikke føler sig truet af det. Det er også vigtigt for ledere at rejse emnet ofte på møder og indarbejde de positive resultater af medarbejderforslag i periodiske statusrapporter. Ledere bør også opfordres til selv at indsende forslag, selvom de generelt ikke bør belønnes for ideer, der falder ind under deres normale strategiske planlægningsansvar.
Programstruktur
Det næste element i et vellykket medarbejderforslagssystem er struktur. Eksperter anbefaler at placere ansvaret for programudvikling og implementering hos en enkelt administrator. Denne person skal begynde med at vælge et udvalg af medarbejdere - fra alle dele af organisationen og repræsentere forskellige demografiske grupper - for at hjælpe med at administrere forskellige faser. Administratoren og medarbejderudvalget bør derefter udvikle klare regler, der styrer medarbejdernes indsats for at komme med forslag. Forslagsprogrammer har tendens til at blive mere succesrige, når medarbejdere opfordres til at komme med rimelige forslag inden for parametrene for deres egen arbejdserfaring. 'Det egentlige mål er at generere så mange ideer som muligt og over tid at forbedre kvaliteten af forslagene gennem feedback og opmuntring,' bemærkede Bell. Det er vigtigt at udvikle en klar politisk erklæring, der dækker alle aspekter af forslagsprogrammet og sørge for, at både ledere og medarbejdere forstår det. Hvis medarbejderne ser processen som åben og overordnet, hjælper den med at fjerne enhver mistanke om, hvordan idéer gennemgås og belønnes.
tyka nelson fødselsdato
Programmets synlighed
Et andet vigtigt element i vellykkede medarbejderforslagsprogrammer er synlighed. Når alt kommer til alt kan det ikke forventes, at medarbejderne deltager i et program, hvis de ikke gøres opmærksom på det. Eksperter anbefaler at starte forslagsprogrammer på en meget offentlig måde med meddelelser, nyhedsbreve, fester osv. Medarbejdere bør komme med ideen om, at ledelsen har til hensigt at tage fuldt hensyn til alle forslag og planer om at handle på de bedste rettidigt. Selve forslagssystemet bør også offentliggøres og fremmes bredt. Eksempler på mulige systemer inkluderer den velkendte forslagskasse med skriftlige formularer; det gammeldags opslagstavle til udstationering af ideer og resultater en særlig gratis telefonlinje, der giver medarbejderne mulighed for at ringe i forslag; eller mere sofistikerede systemer baseret på e-mail eller indlæg til et dedikeret websted. Når systemet er blevet introduceret, er det vigtigt at følge op på løbende salgsfremmende aktiviteter for at opretholde medarbejdernes interesse.
Anerkendelse og belønninger
Et andet vigtigt element i vellykkede medarbejderforslagssystemer er at anerkende deltagerne og give belønninger for gode ideer. Medarbejdere er meget mere tilbøjelige til at deltage i et forslagsprogram, hvis de idéer, de sender, modtager hurtige og tankevækkende svar fra ledelsen. Eksperter anbefaler, at man fastlægger en tidsplan, hvor modtagelse af en idé vil blive kvitteret (fra 24 timer med elektroniske systemer til en uge med mere traditionelle systemer). Derefter skal medarbejdere underrettes inden for 30 dage, om deres ideer bliver vedtaget eller ej. Selv i tilfælde, hvor en idé ikke bruges, skal den medarbejder, der sendte den, takkes for hans eller hendes deltagelse i programmet. Det kan være nyttigt at give en lille, håndgribelig belønning til medarbejdere, der sender en idé til forslagssystemet for første gang, såsom en T-shirt, pen eller paraply.
For at sikre succes med et forslagssystem er det også vigtigt at offentliggøre de anvendte forslag og deres positive indvirkning på virksomheden. En måde at gøre dette på kan være at afholde en årlig middag, der ærer de mennesker, der fremsatte forslag i løbet af året. Mange virksomheder etablerer også belønningssystemer til medarbejderidéer, der fører til omkostningsbesparelser eller procesforbedringer. For eksempel distribuerer nogle virksomheder en brøkdel af alle de besparelser, som medarbejderforslagssystemet giver som en del af deres årlige overskudsdelingsprogrammer. Eksperter anerkender, at det kan være kompliceret at udvikle et passende belønningssystem, der anerkender værdifulde medarbejderbidrag uden at skabe jalousi og vrede blandt medarbejderne. Nogle antyder, at denne opgave bedst kan delegeres til et medarbejderrådgivende udvalg. Nøglen er at evaluere ideer baseret på faktorer som innovation og opfindsomhed samt monetær værdi, når der etableres belønninger.
FÆLLES BEGRUNDELSER FORSLAGSSYSTEMER MISLYKKES
'I nogle virksomheder sender medarbejderne en strøm af nyttige ideer til den øverste ledelse. I andre er bunden af forslagskasser belagt med støv, 'skrev en bidragyder til Executive kvindelig . 'Hvad er forskellen? Det er ikke kvaliteten af medarbejderne, men kvaliteten af lederskab, de modtager. ' Der er en række grunde til, at forslagssystemer muligvis ikke genererer et positivt svar blandt medarbejderne. I sin artikel for IIE-løsninger , Bell skitserede flere almindelige problemer, som virksomheder oplever i implementering og administration af forslagssystemer.
For eksempel kan medarbejdere føle sig tilbageholdende med at komme med forslag, hvis de mener, at ledelsen ikke virkelig er interesseret i deres ideer. Hvis virksomheden kun udsender en lunken invitation til forslag eller skaber en atmosfære, der kan opfattes som skræmmende, er det sandsynligt, at medarbejderforslag ikke kommer. Virksomheden ville sandsynligvis opleve lignende problemer med at fremkalde forslag, hvis ledelsen var uklar om, hvem der blev inviteret til at deltage i programmet eller placerede for mange strenge regler for deltagelse.
Andre almindelige problemer med medarbejderforslagssystemer involverer ledelsens svar på forslag. Det er usandsynligt, at medarbejdere vil deltage i programmet, hvis de oplever en langsom reaktion eller intet svar på deres forslag. Et forslagssystem vil også mislykkes, hvis der ikke er nogen klar forklaring på accept eller afvisning af forslag, eller hvis medarbejderne opfatter, at ledelsen foretager en partisk vurdering af, hvilke forslag der skal godkendes. Endelig har forslagssystemer en tendens til at skabe problemer for en organisation, når belønningen for gode ideer er inkonsekvent eller uforudsigelig.
BIBLIOGRAFI
Bell, Robert F. 'Konstruktion af et effektivt forslagssystem.' IIE-løsninger . Februar 1997.
Chanesky, Wayne S. 'The Suggestion Box Syndrome.' Moderne maskinværksted . Februar 2006.
Dempsey, Mary. 'Forslagets kraft.' Crain's Detroit-forretning . 6. marts 1995.
Martin, Charles. Forslagssystemer til medarbejdere: Øget produktivitet og fortjeneste . Crisp Publications, 1997.
'Returnering af forslagsboksen.' Industriuge . 19. januar 1998.
skylar diggins nettoværdi 2015
'Seks måder at få gode ideer fra medarbejderne.' Executive kvindelig . Marts-april 1996.
Ulfelder, Steve. 'Beyond the Suggestion Box: Hvordan ledere hos de bedste steder-virksomheder tilskynder til fri strøm af ideer, forslag og innovationer.' Computerverden . 27. juni 2005.
Walter, Kate. 'Medarbejderideer tjener penge.' HR Magazine . April 1996.
Wells, Susan J. 'Fra ideer til resultater.' HR Magazine . Februar 2005.
