FLOWDIAGRAMMER

Et rutediagram eller rutediagram er en grafisk gengivelse af en proces eller et system, der beskriver sekventeringen af trin, der kræves for at skabe output. Et typisk flowdiagram bruger et sæt grundlæggende symboler til at repræsentere forskellige funktioner og viser rækkefølgen og sammenkoblingen af funktioner med linjer og pile. Flowdiagrammer kan bruges til at dokumentere stort set alle typer forretningssystemer, lige fra materialebevægelser gennem maskiner i en produktionsoperation til strømmen af ansøgeroplysninger gennem ansættelsesprocessen i en personaleafdeling.

Hvert flowdiagram vedrører en bestemt proces eller et bestemt system. Det begynder med input af data eller materialer til systemet og sporer alle de procedurer, der er nødvendige for at konvertere input til dets endelige outputform. Specialiserede rutediagramsymboler viser de processer, der finder sted, de handlinger, der udføres i hvert trin, og forholdet mellem forskellige trin. Flowdiagrammer kan omfatte forskellige detaljeringsniveauer efter behov, fra en oversigt på højt niveau af et helt system til et detaljeret diagram over en komponentproces i et større system. Under alle omstændigheder viser flowdiagrammet den overordnede struktur for processen eller systemet, sporer informationsstrømmen og arbejder igennem den og fremhæver nøglebehandlings- og beslutningspunkter.

Flowdiagrammer er et vigtigt redskab til forbedring af processer. Ved at give en grafisk repræsentation hjælper de projektteams med at identificere de forskellige elementer i en proces og forstå sammenhængen mellem de forskellige trin. Flowdiagrammer kan også bruges til at indsamle information og data om en proces som hjælp til beslutningstagning eller præstationsevaluering. For eksempel kan ejeren af et lille reklamebureau, der håber at reducere tiden, der er involveret i oprettelsen af en udskrevet annonce, muligvis bruge et flowdiagram over processen til at identificere og eliminere unødvendige trin. Selvom flowdiagrammer er relativt gamle designværktøjer, forbliver de populære blandt computerprogrammerere, der arbejder med systemanalyse og design. I de senere år er der udviklet mange softwareprogrammer til at hjælpe forretningsfolk med at oprette flowdiagrammer.

KONSTRUKTION AF FLOWCHARTS

Flowdiagrammer bruger typisk specialiserede symboler. Nogle af de vigtigste symboler, der bruges til at konstruere flowdiagram, inkluderer:

Et rundkantet rektangel til at repræsentere start- og slutaktiviteter, som undertiden kaldes terminalaktiviteter.
Et rektangel, der repræsenterer en aktivitet eller et trin. Hvert trin eller aktivitet i en proces er angivet med et enkelt rektangel, der er kendt som et aktivitets- eller processymbol.
En diamant til at betegne et beslutningspunkt. Spørgsmålet, der skal besvares, eller beslutningen, der skal træffes, er skrevet inde i diamanten, som er kendt som et beslutningssymbol. Svaret bestemmer den sti, der skal tages som et næste trin.
Flowlinjer viser progressionen eller overgangen fra et trin til et andet.

Konstruktion af et rutediagram involverer følgende hovedtrin: 1) Definer processen og identificer omfanget af rutediagrammet; 2) Identificer projektmedlemmer, der skal involveres i konstruktionen af procesdiagrammet; 3) Definer de forskellige trin involveret i processen og indbyrdes forhold mellem de forskellige trin (alle teammedlemmer skal hjælpe med at udvikle og blive enige om de forskellige trin i processen); 4) Færdiggør diagrammet, involver andre berørte personer efter behov og foretag de nødvendige ændringer; og 5) Brug flowdiagrammet og opdater det løbende efter behov.