SÅDAN SKRIVER DU ET OVERBEVISENDE RESUMÉ

Bortset fra forretningsplaner er resuméer sandsynligvis den mest afgørende for alle forretningsdokumenter. Det er rimeligt at sige, at næsten alle store beslutninger inden for enhver virksomhed af enhver størrelse involverede et resumé under beslutningsprocessen.

Desværre tror mange med urette, at et resumé er et resumé af dokumentet, som en 'Cliff Notes.' Nej, nej.

Formålet med et resumé er at anbefale en beslutning og ikke give oplysninger. Det længere dokument giver detaljeret bevis for denne anbefaling.

Løst baseret på samtaler, jeg har haft med forslagets guru Tom Sant , her er hvordan man skriver et resumé, der vil overbevise en udøvende (eller udøvende team) om at træffe en beslutning:

1. Beskriv et problem, behov eller mål.

Under ordene 'SAMMENDRAG' forklares i en eller to sætninger (højst) hvorfor en beslutning er nødvendig. Vær specifik og medtag kvantificerbare målinger, hvis det er muligt.

Forkert:

Dette dokument beskriver XYZ-løsningen i detaljer. Her er et resumé af dets indhold ...

Ret:

Vi oplever et årligt underskud på 10 millioner dollars i årlige indtægter på grund af afbrydelser i telekommunikationsnetværket.

2. Beskriv det ønskede resultat.

I en eller to sætninger (højst) beskrives, hvad der vil være anderledes, hvis problemet løses, behovet er opfyldt, eller målet nås. Giv ikke nogen detaljer om løsningen.

Forkert:

I kapitel 1 beskriver vi de mange standard-kompatible analoge fluxkondensatorer ...

Ret:

Ifølge vores estimater (se afsnit 1) vil en reduktion eller eliminering af disse afbrydelser øge vores rentabilitet med så meget som 20%.

3. Beskriv din foreslåede løsning.

Under ordet 'FORSLAG' skal du i en række korte afsnit beskrive elementet i din løsning på problemet (som i trin 1), som skaber det ønskede resultat (som i trin 2).

I hvert afsnit henvises til afsnittene i det større dokument, hvor den del af din løsning er beskrevet detaljeret. Gør hvert afsnit skarpt og læsbart. Undgå jargon, biz-blab og unødvendige abstraktioner. Hvis det overhovedet er muligt, skal du arrangere afsnittene i en trinvis plan.

Forkert:

Ret:

For at løse ovenstående problem foreslår vi følgende:

1. Køb og installer et pilotsystem. Dette giver os mulighed for at teste den nye software uden at bringe vores daglige drift i fare. Kravene til dette pilotsystem er beskrevet i afsnit 4.

[flere trin]

4. Forklar hvordan du overvinder risici.

Enhver forretningsbeslutning, der ikke er en no-brainer, indebærer en vis risiko. Derfor skal du under overskriften 'RISIKO' kort beskrive disse risici, og hvordan du foreslår at overvinde dem (eller hvorfor de egentlig ikke er en risiko).

Igen skal du holde disse afsnit stramme. Brug almindeligt sprog. Som med det foregående trin skal du binde hvert afsnit til det relevante afsnit i det længere dokument.

Forkert:

Den foreslåede løsning er leverandøragnostisk og integreres i flere systemarkitekturer gennem brug af tilpassede eksekveringsklare scripts ...

Ret:

For at konvertere hele kundeserviceafdelingen skal vi omskole vores servicepersonale, hvilket kan reducere afdelingens responstid. Vi planlægger dog at reducere denne mulighed ved at skrive en tilpasset træningsmanual.

5. Bed om den beslutning, du vil have taget.

Under overskriften 'ANBEFALING' beskrives med så få ord som muligt den beslutning, som du vil have, at den eller de udøvende personer skal tage. Vær specifik.

Hvis beslutningen involverer penge, inkluderer beløbet. Hvis der er grunde til, at beslutningen skal træffes inden for et bestemt tidsrum, skal du overflade dem.

Forkert:

Vores igangværende bekymring over telefonafbrydelser påvirker fortsat vores virksomhed og bør derfor behandles hurtigt.

Ret:

For at gennemføre dette projekt ved udgangen af det aktuelle regnskabsår uden at forstyrre vores nuværende drift, har vi brug for dig til at godkende en forhøjelse på 2 millioner dollars i næste kvartals it-budget.

Eksempel på eksamensoversigter

Nedenfor er de to sammenfatninger, der er beskrevet ovenfor, som de faktisk ville fremstå. Hvis du ikke tror, at det første eksempel er kunstigt uigennemsigtigt, kan jeg forsikre dig om, at jeg personligt har set værre. Langt værre.

Forkert:

RESUMÉ

Dette dokument beskriver XYZ-løsningen i detaljer. Her er et resumé af dets indhold:

I kapitel 1 beskriver vi de mange standard-kompatible analoge fluxkondensatorer ...

[flere kapitlesammendrag]

Udnyttelse af vores eksisterende infrastruktur vil kapitalisere tidligere teknologiinvesteringer og samtidig optimere kravene til omskoling. Den forbedrede pålidelighed vil få vores missionskritiske produktivitet til at eksplodere og derved skabe en monetær konkurrencefordel. Den foreslåede løsning er leverandøragnostisk og integreres i flere systemarkitekturer gennem brug af tilpassede eksekveringsklare scripts.

Vores igangværende bekymring over telefonafbrydelser påvirker fortsat vores virksomhed og bør derfor behandles hurtigt.

Ret:

RESUMÉ

Vi oplever et årligt underskud på 10 millioner dollars i årlige indtægter på grund af afbrydelser i telekommunikationsnetværket.

Ifølge vores estimater (se afsnit 1) vil en reduktion eller eliminering af disse afbrydelser øge vores rentabilitet med så meget som 20%.

FORSLAG

For at løse ovenstående problem foreslår vi følgende:

Køb og installer et pilotsystem. Dette giver os mulighed for at teste den nye software uden at bringe vores daglige drift i fare. Kravene til dette pilotsystem er beskrevet i afsnit 4.

[flere trin]

RISIKO

Mulighed for lavere responstid . I trin 3 i ovenstående plan skal vi omskole vores servicepersonale, hvilket midlertidigt kan reducere afdelingens gennemsnitlige svartid. Vi planlægger dog at reducere denne mulighed ved at skrive en tilpasset træningsmanual.

[flere risici]

HENSTILLING