Du har været der. Projektet er kritisk. Der er næppe nok tid, og indsatsen er høj. Trykket er tændt. Der er ikke plads til fejl. Hvis du får det rigtigt, er alt lykkeligt, og du er helten. Hvis du får det forkert, rammer tragedien, og alle, inklusive din klient, dit personale og sandsynligvis din familie derhjemme, vil se dig som en taber.
Richard Phillips, administrerende direktør for Pilot Freight Services, arbejder under denne form for pres hver dag. Hans firma håndterer logistik for store virksomheder, der er nødt til at få ting leveret, oprettet og arbejdet i mange områder af verden med ringe eller ingen fejlmargen.
Hans firma bliver ofte bedt om at håndtere unikke eller komplekse operationer. 'Normalt når vi bliver bedt om at gøre noget ekstraordinært, er det også missionskritisk for kunden,' afslørede Phillips. 'Vores første gangs bestræbelser er altid live, og de finder sted på motorveje, i travle lagre, på lufthavnsmaskiner og på fjerntliggende steder rundt om i verden.' Folks formuer og undertiden liv kan være på banen. At få tingene gjort rigtigt første gang er normalt den eneste mulighed.
Phillips, et medlem af de unge præsidentorganisationer (YPO), delte nogle gode tip til, hvordan man kan sikre, at du og dit team ikke spænder under pres, når missionen er kritisk.
1. Bevar en kultur med ansvar.
At sikre, at et projekt udføres rigtigt første gang, lægger et enormt ansvar på de involverede. Hvis de ikke er klar til at påtage sig dette ansvar, kan fiasko være overhængende. '' Hver pilotmedarbejder ved, at de er ansvarlige for enhver forsendelse i vores system, sagde Phillips. '' Der er ikke noget som en andens problem. '
2. Oprethold en kultur af ejerskab.
Det er en god ting at være ansvarlig, og flere mennesker kan have en rolle at spille i et stort projekt. Men nogen skal være ansvarlige for den samlede succes. 'Selvom enhver medarbejder er ansvarlig for hver forsendelse, tilhører hver forsendelse primært en person eller et team, der ved, at det skal være proaktivt i styringen af processen, hvis vi skal få succes,' uddybede Phillips.
3. Oprethold en sandhedskultur.
Fejl er ofte uundgåelige i situationer med høj indsats. Med et så højt pres kan nogle mennesker føle sig tvungne til at undgå at fortælle hele sandheden, når noget er galt, hvis kun for at redde deres job. Phillips sørger for, at hans folk opfordres til at være sandhedssagere, uanset resultatet. 'Enhver pilotmedarbejder ved, at det altid er en god ting at påpege et potentielt problem,' hævdede han. 'Selvom nyheden er dårlig.'
4. Undersøg projektet grundigt.
I en høj indsats, kompleks mission, kunne enhver savnet detalje føre til katastrofe. 'Ved absolut alt hvad du kan om kunderne, og hvad du laver for dem, inden du starter. Kend kundernes behov. Kend deres operationer, ' tilføjede Phillips. '' For os betyder det, at vi ikke bare ved, at en forsendelse er kritisk. Vi ved hvorfor. Er den skrøbelig? På hvilken måde er den skrøbelig? Kend leverandørerne. Hvor ofte er de sent? Hvordan kan de lide, at deres materialer afhentes? Tjek vejret. Kend højden på dockdørene. Sørg for, at liftporten er i funktionsdygtig stand. Tjek vejret igen. Kend åbningstiderne for hvert anlæg, hvor du måske afhenter eller afleverer gods. Kend sikkerhedsvagternes navn efter åbningstiden. Har han et kæledyr? Kend kæledyrets navn. Vigtigst, ved nøjagtigt, hvad du er i stand til, og hvad du vil gøre. Du kan ofte få erfaring uden risiko, hvis du lærer alt hvad du kan om den verden, hvor du opererer. '
5. Ved hvornår du skal sige nej til en kunde.
Det er dejligt at være helt hele tiden, medmindre du ikke kan. 'Hvis der er en betydelig risiko for fiasko, vil din kunde takke dig for at have sagt det,' anbefalede Phillips. 'Du får troværdighed, forbedrer kundeforholdet og vigtigere er, at du vil betjene dem korrekt.'
6. Start i det små for at stryge knækkene ud.
Når du har en stor operation, der skal være perfekt ud af porten, skal du oprette din egen testplads. 'Vi ved, at der altid er konsekvenser for fiasko, men hvis vi kan prøve et program i en eller to byer og derefter stoppe og lære vores lektioner, før vi udruller et program globalt, kan vi spare os for meget hovedpine,' delte Phillips.
7. Kommuniker konstant med dine teammedlemmer.
Viden er ubrugelig i et teamscenarie, medmindre den deles. At lade nogen være ude af kommunikationen kan føre til uventede fejl, når trykket skrues op. 'Tal med dine medarbejdere, og når de taler til dig, så lyt,' sagde Phillips. 'Der er meget få problemer, der kan opstå, som ikke kan løses, hvis du kender til dem.'
danny the count koker bio
8. Hold de eksterne parter i løkken.
Alle både inden for og uden for dit team skal arbejde synkroniseret for at få kritiske projekter udført. Lad ikke det være tilfældigt, at dine eksterne hold ved, hvad der sker. 'Hold kontakten med alle leverandører og ved, hvordan de planlægger at udføre deres stykke af operationen,' bemærkede Phillips. Han understreger også behovet for at styre kundens forventninger undervejs. 'Hold kontakten med kunden, og hold dem opdateret om, hvad der foregår. Gør dette, selv når tingene går som planlagt. Ja det er kedeligt. I min verden er kedelig lig med succes. '
9. Har en beredskabsplan ... for alt.
Phillips skylder meget af sin succes til sit teams planlægningsfunktioner. Ved at tænke igennem enhver mulig beredskab og løsning på forhånd sparer de tid og stress, når ting faktisk går galt, selvom det er et scenarie, som de ikke havde forventet. 'Ved præcis, hvordan du vil reagere, hvis leverandøren er forsinket, hvis flyet har mekaniske problemer, hvis der er en snestorm i Midtvesten,' påpegede Phillips. ”Klokken tre er normalt et dårligt tidspunkt at prøve at blive kreativ. Så gør din innovative problemløsning på forhånd. '
10. Opret et team, der ønsker at få succes.
Succes med missionskritiske projekter sker, når alle med glæde spiller sammen. Dine medarbejdere, leverandører og kunder skal have tillid og ønske om, at projektet er værdig og opnåeligt. Pas på dem som enkeltpersoner og støtt dem som et team, så sammen kan I udrette mirakler. 'Når alle tre af disse grupper fungerer som et fællesskab, er problemer sjældne, og der er meget lidt, der ikke kan løses,' konkluderede Phillips.
Hver uge udforsker Kevin eksklusive historier inde i (YPO), verdens førende peer-to-peer-organisation for administrerende direktører, berettiget i en alder af 45 år eller derunder.
