MUNDTLIG KOMMUNIKATION

Oral kommunikation beskriver enhver form for interaktion, der gør brug af talte ord, og det er en vital, integreret del af erhvervslivet, især i en æra kaldet informationsalderen. 'Evnen til at kommunikere effektivt gennem både tale og skrift er højt værdsat og krævet i erhvervslivet,' skrev Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt og Jane Thomas i deres bog Effektiv forretningskommunikation . 'At kende indholdet af de funktionelle forretningsområder er vigtigt, men at give disse ideer liv - på møder eller i solo-præsentationer - kræver en effektiv mundtlig præsentation.' De typer af mundtlig kommunikation, der ofte bruges i en organisation, inkluderer personalemøder, personlige diskussioner, præsentationer, telefonsamtaler og uformel samtale. Oral kommunikation med personer uden for organisationen kan tage form af ansigt til ansigt møder, telefonopkald, taler, telekonferencer eller videokonferencer.

Færdigheder for samtalestyring er afgørende for ejere af små virksomheder og ledere, der ofte påtager sig en stor del af byrden inden for områder som klient / kunde præsentationer, medarbejderinterviews og afholdelse af møder. For at mundtlig kommunikation skal være effektiv, skal den være klar, relevant, taktfuld i fraseologi og tone, kortfattet og informativ. Præsentationer eller samtaler, der bærer disse kendetegn, kan være et uvurderligt redskab til at sikre forretningssundhed og vækst. Uklar, unøjagtig eller hensynsløs forretningskommunikation kan på den anden side spilde værdifuld tid, fremmedgøre medarbejdere eller kunder og ødelægge goodwill over for ledelsen eller den samlede forretning.

MUNDTLIGE PRÆSENTATIONER

Den offentlige præsentation er generelt anerkendt som den vigtigste af de forskellige genrer inden for mundtlig forretningskommunikation. Som det er tilfældet med alle former for kommunikation, er det første skridt i forberedelsen af en offentlig tale eller bemærkninger at bestemme det væsentlige formål / mål med kommunikationen. Som Hildebrandt, Murphy og Thomas bemærker, har forretningspræsentationer en af tre generelle formål: at overtale, informere eller instruere eller underholde. Ud af formålet kommer de vigtigste ideer, der skal medtages i præsentationen. Disse ideer bør undersøges grundigt og tilpasses publikums behov.

Idéerne skal derefter organiseres således, at de inkluderer en introduktion, en hovedtekst eller tekst og en sammenfatning eller konklusion. Eller som det gamle ordsprog om at holde taler lyder: 'Fortæl dem, hvad du vil fortælle dem, fortæl dem og fortæl dem, hvad du fortalte dem.' Introduktionen skal fange lytterens interesse og fastlægge temaet for den resterende del af præsentationen. Hoveddelen skal koncentrere sig om fokuspunkter. Konklusionen skal gentage nøglepunkterne og sammenfatte det overordnede budskab, der formidles.

hvor gammel er clint sort

Visuelle hjælpemidler kan være en nyttig komponent i nogle præsentationer. Uanset om de projiceres fra en pc, vises på tavler, tørretumblere eller flip charts, skal visuelle hjælpemidler være meningsfulde, kreative og interessante for at hjælpe højttaleren med at få en besked videre. Nøglen til vellykket brug af visuelle hjælpemidler er, at de skal støtte temaet for præsentationen, hjælpe med dens transmission, men gør det uden at forringe ved at være sjusket, kompliceret eller endda for underholdende.

Når præsentationen er organiseret, og de visuelle hjælpemidler er valgt, skal højttaleren øve præsentationen højt og revidere efter behov for at passe til tidsbegrænsninger og sikre grundig dækning af hovedpunkterne. Det kan hjælpe med at øve foran et spejl eller foran en ven for at få tillid. En god mundtlig præsentation vil omfatte overgangssætninger for at hjælpe lyttere med at bevæge sig gennem materialet og vil ikke være for lang eller teknisk. Det er også vigtigt for højttaleren at foregribe spørgsmål, som publikum kan have, og enten inkludere disse oplysninger i præsentationen eller være parat til at adressere dem i en Q & A-session i slutningen af præsentationen. Professionel og elskværdig præsentation er en anden nøgle til effektiv kommunikation, uanset om indstillingen er en konference, en banket, en feriefrokost eller et ledelsesretreat. 'Anerkend at når du taler ved en forretningsbegivenhed, repræsenterer du din virksomhed og dit kontor i det firma,' sagde Steve Kaye i IIE-løsninger . 'Brug begivenheden som en mulighed for at fremme god vilje. Undgå klager, kritik eller kontroverser. Disse vil fremmedgøre publikum og ødelægge din troværdighed hurtigt. Tal i stedet om, hvad publikum ønsker at høre. Ros din vært, ære lejligheden og komplimentere deltagerne. Udstrål succes og optimisme. '

Mundtlige præsentationer kan leveres samtidigt (fra en oversigt eller noter); ved at læse fra et manuskript; eller fra hukommelsen. Den ekstremporane tilgang er ofte udråbt som en metode, der gør det muligt for højttaleren at få øjenkontakt og udvikle en rapport med publikum og samtidig formidle relevant information. Læsning fra et manuskript bruges oftere til længere og / eller detaljeret kommunikation, der dækker meget grund. Memorering bruges i mellemtiden kun til korte og / eller uformelle diskussioner.

Afleveringen af effektive mundtlige præsentationer kræver, at en højttaler overvejer sin vokalhøjde, hastighed og lydstyrke. Det er vigtigt at indarbejde ændringer i vokalhøjde for at lægge vægt og undgå monotoni. Det er også nyttigt at variere talefrekvensen og indarbejde pauser, så lytteren kan reflektere over specifikke elementer i det overordnede budskab. At finde det passende volumen er også afgørende for succesen med en præsentation. Endelig skal højttalere være forsigtige med ikke at tilføje fremmede ord eller lyde - såsom 'um', 'du kender' eller 'okay' - mellem ord eller sætninger i en præsentation.

Ikke-verbale elementer som kropsholdning, gestus og ansigtsudtryk er også vigtige faktorer i udviklingen af gode mundtlige kommunikationsevner. 'Dit ydre udseende afspejler dit indre humør,' bekræftede Hildebrandt, Murphy og Thomas. 'Således antyder god kropsholdning stilling og tillid stå hverken ved stiv opmærksomhed eller med sjusket afslappet draperet over podiet, men oprej dig med din vægt omtrent lige fordelt på hver fod. ' Nogle bevægelser kan være nyttige for at holde lytternes opmærksomhed eller for at øge vægten, men konstant forskydning eller pacing bør undgås. Ligeledes kan hånd- og armbevægelser bruges til at pege, beskrive eller understrege, men de skal varieres, omhyggeligt timet og tilpasses til publikum. Endelig skal gode højttalere have hyppig øjenkontakt med publikum, lade deres ansigtsudtryk vise deres interesse for de ideer, de præsenterer, og klæde sig på en måde, der passer til lejligheden.

Ejere af små virksomheder afspejler den generelle befolkning, fordi deres entusiasme for offentlige taler varierer betydeligt for individ til individ. Nogle iværksættere nyder rampelyset og trives i indstillinger, der kræver offentlige præsentationer (formel eller uformel). Andre er mindre dygtige til at tale offentligt og undgår at blive placeret i sådanne situationer. Men forretningskonsulenter opfordrer iværksættere til at behandle offentlige præsentationer og mundtlige kommunikationsevner som et potentielt uvurderligt redskab i forretningsvækst. 'Du kan overveje at ansætte en præsentationscoach eller deltage i en workshop om forretningspræsentationer,' rådede Kaye. 'Disse tjenester kan vise dig, hvordan du maksimerer din indflydelse, mens du taler. Faktisk tjener læring af sådanne færdigheder som en langsigtet investering i din fremtid som en effektiv leder. '