Medarbejderhåndbøger , politik- og proceduremanualer, medarbejderhåndbøger - uanset hvad du vil kalde dem - betragtes ofte som et nødvendigt onde af både ansatte og arbejdsgivere. De genererer typisk foruroligelse fra medarbejderne, især hvis de ikke er klare, velskrevne og specifikke for virksomheden, og hvis de mest fokuserer på negativitet - med andre ord, kun hvad man ikke skal gøre. I mellemtiden ser arbejdsgiverne typisk på disse manualer med hensyn til, hvordan de skal dække deres ... aktiver ... i tilfælde af potentielle retssager.
Der er dog en bedre måde.
Eksperter siger, at små og mellemstore virksomheder kan udarbejde medarbejderhåndbøger, der både beskytter dem mod retssager og sætter medarbejderne i ro ved at stave virksomheds politikker positivt. For at have en effektiv politikmanual bør arbejdsgiveren tage sig tid til at identificere, hvad der er vigtigt for virksomheden, både for at holde medarbejderne informeret og glade såvel som at nå virksomhedens forretningsmål. 'Det kan fungere som en playbook og stave spillereglerne for medarbejderne om, hvad der forventes af dem,' siger Nancy Cooper, formand for arbejds- og beskæftigelsesgruppen for Garvey Schubert Barer , et advokatfirma med base i Portland, Oregon.
'Værdien er, at medarbejderne kan forstå, hvad der forventes af dem, og hvad de kan forvente af virksomheden,' tilføjer Paul Rowson, administrerende direktør hos Verden på arbejdspladsen , en global menneskelig ressourceforening, der fokuserer på kompensation, fordele, arbejdsliv og integrerede samlede belønninger. 'Dette inkluderer, hvordan lønbeslutninger nås, hvordan de vurderes på deres præstationer, hvordan virksomheden behandler ting som sygefravær og andre fordele, hvordan virksomheden ser arbejdsprogrammer og hvordan de vil blive behandlet i en tvist.' At have alle disse spørgsmål beskrevet i en håndbog kan frigøre en medarbejder til at udføre deres bedste arbejde, tilføjer han uden bekymringer for, at en arbejdsgiver vil behandle dem uretfærdigt.
Men djævelen er i detaljerne, som de siger. Succesen med en medarbejderhåndbog afhænger af, hvad du inkluderer, og hvordan du formulerer politikker. Den første regel for at skrive en vindende playbook er, at den skal skrives på en klar, forståelig måde og afspejle virksomhedens kultur. Visse politikker skal være i håndbogen ved lov. Dette betyder, at du skal tage dig tid til at lære om lokale og statslige krav samt føderale krav, siger Cooper. Andre politikker skal være i håndbogen for at beskytte arbejdsgiveren. 'Uanset årsagen til politikkerne skal alle håndhæves på en konsekvent måde,' tilføjer hun.
Redaktørens note: Leder du efter HR Outsourcing til din virksomhed? Hvis du ønsker oplysninger, der kan hjælpe dig med at vælge den, der passer til dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor for at få vores partner, BuyerZone, til at give dig information gratis:
Den følgende vejledning beskriver, hvad du skal medtage ved lov, klausuler, som juridiske eksperter siger, at hver medarbejderhåndbog skal indeholde, og derefter andre valgfrie bestemmelser, du måske vil medtage i en medarbejderhåndbog for at få det til at fungere for dig og dine medarbejdere.
Hvad der skal medtages i en medarbejderhåndbog: Bestemmelser, der kræves ved lov
Inden de går ned til at skrive en medarbejderhåndbog, skal virksomhedsledere forstå, hvad de skal medtage ved lov. Det kan også bestemme, hvordan du beslutter at oprette medarbejderhåndbogen.
Det første skridt er at blive fortrolig med føderale, statslige og lokale ansættelseslove, som du skal overholde - nogle er endda forpligtet til at blive opført i virksomhedens medarbejderhåndbog. US Department of Labor staver information til arbejdsgivere om føderale love, der påvirker arbejdspladsproblemer på sin hjemmeside på www.dol.gov . Hvis din virksomhed opererer i mere end en stat, kan du have juridiske grunde til at skrive forskellige håndbøger til ansatte i hver stat. 'Hver stat har unikke ansættelseslove,' siger Cooper. 'Mange af lovene på statsniveau siger, at du skal have det i håndbogen.'
hvor gammel er heidi rhoades
Andre problemer kan også have indflydelse på, hvordan du nærmer dig medarbejderhåndbogen. For eksempel, hvis du har forskellige forretningsenheder, såsom en produktionsfacilitet og en salgs- og forskningsfacilitet, vil du måske have, at kernehåndbogen er den samme for hver gruppe medarbejdere, men du vil muligvis medtage specifikke politikker for specifikke forretningsenheder , som hvis en forretningsenhed har en fagforening eller timelønnede medarbejdere, siger Cooper.
Når du har fundet ud af, hvordan du vil nærme dig medarbejderhåndbogen, skal du bestemme, hvilke politikker du skal medtage ved lov. Nogle virksomheder tilbyder software eller skabeloner, der kan være en god start for at få dig igennem processen. Men politikker kan variere fra stat til stat. Hvis du er i tvivl om, hvilke politikker der kræves i henhold til loven, skal du kontakte personaleforeninger eller din ansættelsesadvokat. Mange statslige arbejdsafdelinger har også lister på deres hjemmesider for arbejdsgivere om love, de skal overholde, når de driver forretning i staten, og disse kan være nyttige til at bestemme, hvad de skal medtage i en medarbejderhåndbog.
De politikker, du skal medtage i en medarbejderhåndbog ved lov, kan omfatte følgende:
- Politik for familielægeorlov . Den føderale regerings lov om familielægeorlov kræver, at arbejdsgivere af en vis størrelse skal give medarbejderne op til 12 ugers ubetalt orlov i løbet af en 12-måneders periode til fødsel eller pleje af et barn for at tage sig af et nærmeste familiemedlem med en alvorlig helbredstilstand , eller hvis medarbejderen har en alvorlig helbredstilstand. Mange stater har også deres egne politikker vedrørende ubetalt familieorlov.
- Lige beskæftigelses- og ikke-forskelspolitikker . US Department of Labor kræver, at mange virksomheder sender oplysninger om, at virksomheden følger lovgivning om ikke-diskrimination og lige beskæftigelsesmuligheder i ansættelse og forfremmelse.
- Arbejdstagerens kompensationspolitik . Mange stater kræver, at medarbejderne informeres skriftligt om arbejdstagerens kompensationspolitik.
Blandt andre love, der muligvis kræver medtagelse i medarbejderhåndbøger, er politikker vedrørende indkvartering af handicap, politikker for militærorlov, politikker vedrørende amning, og politikker om ofre for forbrydelser.
Dig Deeper: Sådan samles en medarbejderhåndbog
Hvad skal man medtage i en medarbejderhåndbog: Klausuler Enhver medarbejderhåndbog skal indeholde
Der er et par generelle ansvarsfraskrivelser, som hver medarbejderhåndbog skal have.
teri nelson datter af david nelson
- Ikke en kontrakt . Det er vigtigt at påpege, at håndbogen netop er det - en håndbog - og ikke giver nogen løfter om fortsat ansættelse. Cooper anbefaler følgende ordlyd: 'Denne håndbog er ikke en kontrakt, hverken udtrykkelig eller underforstået, og det garanterer heller ikke ansættelse i nogen længere tid. Selvom vi håber, at vores ansættelsesforhold vil være langsigtet, kan enten virksomheden eller du til enhver tid afslutte forholdet med eller uden varsel med eller uden grund i det omfang loven tillader det. '
- Håndbogen trumfer tidligere politiske dokumenter . Håndbogen skal gøre det klart, at det er det ultimative ord om virksomhedens politikker. Cooper foreslår, at du bruger følgende sprog: 'Denne medarbejderhåndbog erstatter og erstatter alle tidligere politikker og procedurer inklusive, men ikke begrænset til, alle notater eller skriftlige politikker, der kan være udstedt om emnerne, der er omfattet af denne håndbog.'
- Politikerne i håndbogen kan ændres . Det er vigtigt at forlade et lille vridningsrum, fordi tiderne ændrer sig, nye problemer dukker op, og du skal muligvis foretage ændringer. Sådan foreslår Cooper, at du formulerer denne bestemmelse: 'De politikker, der er inkluderet i denne håndbog, er kun retningslinjer og kan ændres, efterhånden som virksomheden finder passende og nødvendig. Fra tid til anden modtager du muligvis nye eller ændrede politikker, procedurer, fordele eller programmer. '
- Medarbejderbekræftelsesside . For at beskytte din virksomhed og kontrollere, at dine medarbejdere er opmærksomme på, at din virksomhed overholder disse love, er det vigtigt at medtage en bekræftelsesside, som medarbejderen underskriver og returnerer. Bekræftelsen skal angive, at medarbejderen forstår, at det er deres ansvar at læse og følge politikkerne. 'Du vil gerne have bekræftelsessiden løsnet fra håndbogen,' siger Cooper. 'Når det er underskrevet, skal det indgå i medarbejderens personaledossier.'
Dig Deeper: Værktøjer: Kvittering for modtagelse af en medarbejderhåndbog
Hvad skal man medtage i en medarbejderhåndbog
Før du skriver din medarbejderhåndbog, skal du også tage dig tid til at bestemme, hvad der er vigtigt for dig som virksomhed. Er du ligeglad med, hvordan dine medarbejdere ser ud, når de er på arbejde? Ønsker du, at de afholder sig fra tekstbeskeder, mens de er på jobbet? Er du ligeglad med, om de blogger om virksomheden? Hvis problemet er vigtigt for dig, og du har forventninger til medarbejdernes adfærd, skal du behandle det i en politik.
'Vigtige spørgsmål kan være ting som medarbejderens evne til at bruge mobiltelefoner på arbejde eller under kørsel; håndtering af den passende måde (eller upassende måde), som medarbejdere diskuterer arbejdsgiveren i chatrum eller på blogs efter timer eller endda arbejdsgiverens evne til at løse problemer skabt af måderne, hvorpå medarbejderne bruger deres computere, e-mail og telefonsvarer, ”siger Cooper. 'En af de vigtigste ting at huske er, at din håndbog skal afspejle den måde, du driver forretning på. Hvis du skriver en politik, skal du være parat til at håndhæve politikken - hvad enten det er en politik, der sætter grænser eller en politik, der understøtter mål. Du skal have din håndbog til at være en ægte afspejling af din virksomhed. '
Du skal også beslutte, hvilken tone du vil have din håndbog til at tage. Mange håndbøger er skrevet fra det negative 'skal ikke'-perspektiv. Nogle af de mest effektive manualer er imidlertid skrevet ud fra et positivt perspektiv. 'Sikker på, at medarbejdere har brug for at vide, hvilken form for adfærd der vil forårsage problemer, såsom overdreven fravær, men politikken behøver ikke at blive skrevet med fokus på straf,' siger Cooper.
Her er en retningslinje for, hvilke sektioner du måske vil medtage i en medarbejderhåndbog:
1. Virksomhedens historie . Selvom det ikke kræves, kan et kort afsnit, der diskuterer virksomhedens historie og dets mission, hjælpe med at sætte tonen for en medarbejderhåndbog. Rowson siger, at dette afsnit kan omfatte diskussioner af en virksomheds mission statement, hvad er grunden til at være, hvem er dens kunder, hvad er dens position på markedet osv. 'Du taler måske om grundlæggeren for at få en fornemmelse af virksomhedshistorien eller kultur, 'siger Rowson. 'Du kan tilføje en diskussion om lederteamet, så folk føler, at de ved, hvem de i sidste ende arbejder for.' Cooper advarer om ikke at give nogen løfter i dette afsnit, såsom at love at betale medarbejderne den øverste dollar i dit felt, hvilket kan være svært at opretholde, hvis virksomheden falder på økonomiske svære tider.
2. Betalt time-off-politik . Dette afsnit beskriver virksomhedens feriepolitik, såsom hvordan man tjener ferietid, og hvordan man planlægger fri. Det bør også angive, hvilke helligdage virksomheden overholder, herunder hvilke helligdage virksomheden lukker for, og hvis virksomheden er en restaurant eller anden virksomhed, der holder åbent på helligdage, hvordan medarbejderne kompenseres for at arbejde på ferien. Det kan også være en god idé at adressere sygeorlov, familielægeorlov og andre former for orlov, såsom militær ægtefælleorlov.
3. Medarbejderadfærd . Under denne overskrift kan du diskutere tilstedeværelsespolitikken, spisepauser og hvileperioder og generelle forventninger til medarbejdernes adfærd. Dette kan omfatte at angive en politik mod diskrimination af medarbejdere i chikane, forbud mod rygning, en stofmisbrugspolitik, hvordan medarbejdere kan bruge Internettet eller e-mail og en påklædningskode - hvis du har sidstnævnte. Det kan være en god idé at adressere, hvordan medarbejdere skal håndtere konfliktløsning. Gør dette afsnit meget generelt. 'Gå ikke for meget i detaljer,' siger Cooper. 'Det er menneskelig natur at ønske en tøjvaskliste med alle de acceptable ting, men det er menneskelig natur, at du også vil glemme noget.'
4. Løn og kampagner . Fortæl dine betalingsmetoder, og lad medarbejderne vide, om de bliver betalt hver uge eller hver anden uge eller hvad som helst. Det er her, du angiver din overarbejde, definerer arbejdstid og diskuterer din lønklassestruktur, så folk ved, hvor de passer ind i hierarkiet, siger Rowson. 'Den sidste ting, du vil gøre, når du ansætter nogen, er at overraske dem, når deres lønseddel kommer,' siger Rowson. 'Du vil fortælle folk, hvor ofte de får betalt, og hvordan de får betaling, tilbyder du direkte depositum, og hvor mange lønperioder der er om et år.' Du kan også tale om, hvilke typer kompensationspakker du tilbyder, herunder om medarbejdere er berettigede til bonusser eller aktieoptioner, og hvordan præstationsvurderingsprocessen fungerer. Cooper advarer om, at hvis du stave en firmapolitik til fremme, skal du huske, at virksomheden og dens ledere alle har brug for at købe sig ind i denne politik. 'Det er her, de fleste virksomheder laver fejl,' siger hun. 'De lover for meget, og de følger ikke deres egen politik.'
5. Fordele . I dette afsnit skal du give medarbejderne et generelt overblik over de fordele, du tilbyder med hensyn til sundhedspleje, tandlæge, vision, livsforsikring osv., Men diskuter ikke specifikke politikker med specifikke virksomheder. 'Dine fordele kan ændre sig ofte - sandsynligvis oftere end håndbogen gør,' påpeger Cooper. Tal om, hvem der er berettiget, hvad enten det kun er fuldtidsansatte, eller hvis deltidsansatte tilbydes en pro rangeret fordelspakke, adresser det også. Angiv kriterierne for støtteberettigelse, hvornår du kan tilmelde dig fordele, og hvad de kritiske livsbegivenheder er, hvor du kan ændre fordelene - såsom et ægteskab eller et barns fødsel.
Når alle oplysninger er samlet i en medarbejderhåndbog, skal du sørge for at dyrke dokumentet, inden du distribuerer det til medarbejderne. Hvis det overhovedet er muligt, bør en advokat involveres i udarbejdelsen af håndbogen. 'Hvis en arbejdsgiver forsøger at spare penge,' siger Cooper, 'det mindste, de skal gøre, er at få det gennemgået af en advokat, når det er sat sammen.' Den anmeldelse, tilføjer hun, kan bare hjælpe din virksomhed med at undgå fremtidige retssager, der involverer medarbejderadfærd, der er - eller ikke - defineret i medarbejderhåndbogen.
Dig Deeper: Har du brug for en politik for sociale medier?
hvor gammel er nischelle turner underholdning i aften
Hvad skal man medtage i en medarbejderhåndbog: Anbefalede links
Society for Human Resource Management
http://www.shrm.org
SHRM er verdens største forening dedikeret til forvaltning af menneskelige ressourcer og repræsenterer mere end 250.000 medlemmer i mere end 140 lande.
Det amerikanske arbejdsministerium
http://www.dol.gov
Vejledninger til føderale arbejdslove på webstedet for arbejdsdepartementet kan hjælpe dig med at sikre dig, at du dækker det grundlæggende i din medarbejderhåndbog.
Håndbog til små virksomheder
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
Department of Labor's Occupational Safety and Health Administration's håndbog til små virksomheder kan hjælpe arbejdsgivere med at skabe en sikker og sund arbejdsplads til deres medarbejdere.
Gratis modelhåndbog
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com tilbyder en gratis modelhåndbog. Alexander Hamilton Instituts komplette politikhåndbog ($ 100) er en cd-rom med redigerbare politikker med stat-for-stat-retningslinjer. Og politikker nu er et luksuriøst program (hrtools.com; $ 199), der bruger en Q & A-guide til at hjælpe dig med at tilpasse en manual
Verden på arbejdspladsen
http://www.worldatwork.org
Denne globale personaleforening fokuserer på kompensation, fordele, arbejdsliv og integrerede samlede belønninger for at hjælpe organisationer med at tiltrække, motivere og fastholde en talentfuld arbejdsstyrke.
Redaktørens note: Leder du efter HR Outsourcing til din virksomhed? Hvis du ønsker oplysninger, der kan hjælpe dig med at vælge den, der passer til dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor for at få vores partner, BuyerZone, til at give dig information gratis:
Redaktionel offentliggørelse: Inc. skriver om produkter og tjenester i denne og andre artikler. Disse artikler er redaktionelt uafhængige - det betyder, at redaktører og journalister undersøger og skriver om disse produkter uden indflydelse fra enhver marketing- eller salgsafdeling. Med andre ord fortæller ingen vores journalister eller redaktører, hvad de skal skrive eller medtage nogen særlig positiv eller negativ information om disse produkter eller tjenester i artiklen. Artiklens indhold er helt efter reporterens og redaktørens skøn. Du vil dog bemærke, at vi undertiden inkluderer links til disse produkter og tjenester i artiklerne. Når læsere klikker på disse links og køber disse produkter eller tjenester, kan Inc blive kompenseret. Denne e-handelsbaserede reklamemodel - som enhver anden annonce på vores artikelsider - har ingen indflydelse på vores redaktionelle dækning. Journalister og redaktører tilføjer ikke disse links, og de administrerer dem heller ikke. Denne reklamemodel understøtter, ligesom andre, du ser på Inc, den uafhængige journalistik, du finder på dette websted.
