I internettets tidsalder , kan du finde dig selv at klikke på 'svar', skrive et hurtigt svar og trykke 'send' uden at tænke så meget som en tanke om, hvad du lige har skrevet. Men eksperter er enige om, at din e-mail-opførsel har potentialet til at sabotere dit omdømme både personligt og professionelt. Inc.com kom i kontakt med nogle af branchens mest erfarne e-mail-eksperter og fik dem til at afveje, hvordan du perfektionerer din e-mail-etikette.
1. Diskuter kun offentlige sager. Vi har alle hørt historierne om en 'privat' e-mail, der endte med at blive sendt videre til hele virksomheden og i nogle tilfælde overalt på Internettet. En af de vigtigste ting, du skal overveje, når det kommer til e-mail-etikette, er, om det spørgsmål, du diskuterer, er offentligt eller noget, der skal tales om bag lukkede døre. Spørg dig selv, om det emne, der diskuteres, er noget, du vil skrive på firmaets brevpapir eller lægge på et opslagstavle, som alle kan se, før du klikker på 'send'. - Judith Kallos ,
forfatter af E-mail-etikette lavet let, E-mail: Manualen og E-mail: En skriv-det-vejledning
2. Kort præsentere dig selv. Antag ikke, at den person, der modtager din e-mail, ved, hvem du er, eller husker at have mødt dig. Hvis du er usikker på, om modtageren genkender din e-mail-adresse eller navn, skal du medtage en simpel påmindelse om, hvem du er i forhold til den person, du når ud til; en formel og omfattende biografi om dig selv er ikke nødvendig. - Peggy Duncan , personlig produktivitetsekspert og forfatter af Overvind e-mail-overbelastning med bedre vaner, etikette og Outlook 2007
Redaktørens note: Leder du efter e-mailmarkedsføringstjenester til din virksomhed? Hvis du ønsker oplysninger, der kan hjælpe dig med at vælge den, der passer til dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor for at få vores partner, BuyerZone, til at give dig information gratis:
3. Undlad at 'e-mail vrede'. E-mail med dårlige nyheder, fyring af en klient eller sælger, udtryk for vrede, irettesættelse af nogen, nedsættelse af andre i e-mails (især hvis du siger noget mindre end venligt om din chef) er alle vigtige nej-nej'er. Fordi e-mail kan virke så uformel, falder mange i denne fælde. Husk altid, at e-mail-korrespondance varer evigt. - Lindsey Pollak , karriere- og arbejdspladsekspert, e-mail-etikettekonsulent og forfatter af At komme fra college til karriere
4. Brug udråbstegn sparsomt. Det maksimale antal udråbstegn i en virksomheds e-mail? En. Ellers risikerer du at se barnlig og uprofessionel ud. - Pollak
5. Vær forsigtig med fortrolige oplysninger. Undgå at diskutere fortrolige oplysninger i e-mails, såsom en persons skatteoplysninger eller oplysningerne om en meget følsom forretningsaftale. Hvis e-mailen kommer i den forkerte persons hænder, kan du blive udsat for alvorlige - endda juridiske - følger. - Peter Post , direktør for det Burlington, Vermont-baserede Emily Post Institute, der tilbyder etikette råd og svar på manerer spørgsmål som bryllup etikette, forældre spørgsmål og bord manerer.
6. Svar rettidigt. Medmindre du arbejder i en eller anden form for nødkapacitet, er det ikke nødvendigt at være tilgængelig, med det samme en e-mail ankommer. Afhængig af e-mailens karakter og afsenderen er det acceptabelt at svare inden for 24 til 48 timer. - Duncan
7. Undgå at sende one-liners. 'Tak' og 'Åh, OK' fremmer ikke samtalen på nogen måde. Du er velkommen til at sætte 'Intet svar nødvendigt' øverst i e-mailen, når du ikke forventer et svar. - Duncan
8. Undgå at bruge genveje til rigtige ord, humørikoner, jargon eller slang. Ord fra voksne, forretningsfolk, der bruger genveje som '4 u' (i stedet for 'for dig'), 'Gr8' (for godt) i forretningsrelateret e-mail er ikke acceptabelt. Hvis du ikke sætter et smiley eller humørikon på din forretningskorrespondance, skal du ikke placere det i en e-mail-besked. Ethvert af ovenstående har potentialet til at få dig til at se mindre ud end professionel. - Duncan
9. Hold det rent. Intet irriterer modtagerne mere, end når folk svarer og efterlader beskederne rodet, for eksempel en e-mail-kæde, der inkluderer overdreven carets (>>>) eller sider og sider med e-mail-adresser, der ikke var beskyttet ved hjælp af Bcc. Du kan slippe af med carets ved at vælge teksten, Ctrl + F for at bruge kommandoen Find og erstat for at finde et caret og erstatte dem alle med ingenting. Du kan slippe af med alle e-mail-adresserne bare ved at slette. Ryd det op, og send det derefter. - Duncan
10. Vær tydelig i din emnelinje. Da indbakker er tilstoppet af hundreder af e-mails om dagen, er det afgørende, at din emnelinje kommer til det punkt. Det skal være rimeligt enkelt og beskrivende for det, du har skrevet om. Forvent at enhver e-mail med et sødt, vagt eller uklart emne vil blive kastet. Bevis også din emnelinje så omhyggeligt som du ville bevise resten af e-mailen. - Stolpe
11. Forveks ikke med spam. Undgå emnelinjer, der er med store bogstaver, alle små bogstaver, og dem, der inkluderer webadresser og udråbstegn - som har tendens til at ligne spam for modtageren. - Judith Kallos ,
forfatter af E-mail-etikette lavet let, E-mail: Manualen og E-mail: En skriv-det-vejledning
12. Din emnelinje skal matche meddelelsen. Åbn aldrig en gammel e-mail, tryk på Svar og send en besked, der ikke har noget med den foregående at gøre. Tøv ikke med at ændre emne, så snart tråden eller indholdet i e-mail-kæden ændres. - Peggy Duncan , personlig produktivitetsekspert og forfatter af Overvind e-mail-overbelastning med bedre vaner, etikette og Outlook 2007
13. Giv en advarsel, når du sender store vedhæftede filer. Afsendelse af uanmeldte store vedhæftede filer kan tilstoppe modtagerens indbakke og få andre vigtige e-mails til at hoppe. Hvis du sender noget, der er over 500 KB, skal afsendere spørge: 'Har du noget imod det, hvis jeg sender dig en vedhæftet fil? Hvornår er det bedste tidspunkt for dig? ' - Kallos
14. Ikke mere end to vedhæftede filer og angiv et logisk navn. Medmindre det specifikt er anmodet om det, skal du undlade at sende en besked med mere end to vedhæftede filer. Giv også vedhæftede filer et logisk navn, så modtageren ved et øjeblik kender emnet og afsenderen. - Duncan
15. Send eller kopier kun andre på et behov for at vide basis. Inden du klikker på Svar alle eller anbringer navne på Cc- eller Bcc-linjerne, skal du spørge dig selv, om alle modtagerne har brug for oplysningerne i din besked. Hvis de ikke gør det, hvorfor sende det? Tag dig tid til at sende dine beskeder til de rigtige personer. - Duncan
16. Pas på 'svar alle'. Tryk ikke på 'svar alle', medmindre hvert medlem i e-mail-kæden har brug for at vide det. Du vil være sikker på, at du ikke sender alle på en liste dit svar - uanset om de har brug for at vide det eller ej. - Duncan
17. Løft telefonen. Når et emne har mange parametre, der skal forklares eller forhandles, og som vil skabe for mange spørgsmål og forvirring, skal du ikke håndtere det via e-mail. E-mail bør heller ikke bruges til aflysning af møder, frokoster, interviews og aldrig til ødelæggende nyheder i sidste øjeblik. Hvis du har en medarbejder eller en ven, du skal levere dårlige nyheder til, foretrækkes et telefonopkald. Hvis det er nyt, du skal levere til en stor gruppe, er e-mail mere praktisk. - Duncan
18. Evaluer vigtigheden af din e-mail. Brug ikke den høje prioritetsmulighed. Hvis du bruger for meget denne funktion, er det kun få, der tager den alvorligt. En bedre løsning er at bruge beskrivende emnelinjer, der forklarer nøjagtigt, hvad en besked handler om. - Duncan
19. Oprethold privatlivets fred. Hvis du sender en besked til en gruppe mennesker, og du skal beskytte privatlivets fred for din liste, skal du altid bruge 'Bcc'. Undgå desuden at udstede e-mail-adresser til en tredjepart (såsom Evite, nyhedsbrev osv.). Sørg for, at adresser, du villigt overleverer til tredjeparter, forbliver hos dem, især når den service, de tilbyder, er gratis. - Duncan
20. Hold det kort og kom til sagen. Den lange e-mail hører fortiden til. Skriv kortfattet med masser af hvidt rum for ikke at overvælde modtageren. Sørg for, at når du ser på det, du sender, ser det ikke ud som en byrde at læse - du er velkommen til at bruge punkttegn. Den person, der læser din e-mail, skal ikke grave gennem flere afsnit for at finde ud af, hvad du beder om. Du skal angive formålet med e-mailen inden for de første to sætninger. Vær klar og vær foran. - Lindsey Pollak , karriere- og arbejdspladsekspert, e-mail-etikettekonsulent og forfatter af At komme fra college til karriere
21. Kend dit publikum. Din e-mail-hilsen og afmelding skal være i overensstemmelse med niveauet for respekt og formalitet for den person, du kommunikerer med. Skriv også for den person, der vil læse det - hvis de har tendens til at være meget høflige og formelle, så skriv på det sprog. Det samme gælder for en modtager, der har tendens til at være mere uformel og afslappet. - Lindsey Pollak , karriere- og arbejdspladsekspert, e-mail-etikettekonsulent og forfatter af At komme fra college til karriere
22. Medtag altid en underskrift. Du vil aldrig have nogen til at skulle slå op, hvordan man kommer i kontakt med dig. Hvis du er klog på sociale medier, skal du også medtage alle dine sociale medieoplysninger i din signatur. Din e-mail-signatur er en fantastisk måde at fortælle folk mere om dig, især når din e-mail-adresse ikke indeholder dit fulde navn eller din virksomhed. - Pollak
23. Brug kun en autosvar, når det er nødvendigt. Et automatisk svar, der siger 'Tak for din e-mail-besked. Jeg vil svare dig, så snart jeg kan 'er ubrugelig. En ting, som disse meddelelser gør, er dog meget opmærksom på spammere om, at din e-mail er reel, og at de kan føje dig til deres spam-liste. - Peggy Duncan , personlig produktivitetsekspert og forfatter af Overvind e-mail-overbelastning med bedre vaner, etikette og Outlook 2007
24. Træn dit personale. Virksomhedsejere skal sørge for, at deres personale er uddannet i e-mail-kommunikation - antager ikke, at de ved, hvad de laver, og hvad der betragtes som professionelle. Opret e-mail-standarder, som alle i virksomheden skal overholde. - Pollak
25. Din e-mail afspejler dig. Hver e-mail, du sender, føjer til eller forringer dit omdømme. Hvis din e-mail er spredt, uorganiseret og fyldt med fejl, vil modtageren være tilbøjelig til at tænke på dig som en spredt, skødesløs og uorganiseret forretningsperson. Andres meninger betyder noget, og i den professionelle verden vil deres opfattelse af dig være kritisk for din succes. - Peter Post , direktør for det Burlington, Vermont-baserede Emily Post Institute, der tilbyder etikette råd og svar på manerer spørgsmål som bryllup etikette, forældre spørgsmål og bord manerer.
Redaktørens note: Leder du efter e-mailmarkedsføringstjenester til din virksomhed? Hvis du ønsker oplysninger, der kan hjælpe dig med at vælge den, der passer til dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor for at få vores partner, BuyerZone, til at give dig information gratis:
Redaktionel offentliggørelse: Inc. skriver om produkter og tjenester i denne og andre artikler. Disse artikler er redaktionelt uafhængige - det betyder, at redaktører og journalister undersøger og skriver om disse produkter uden indflydelse fra enhver marketing- eller salgsafdeling. Med andre ord fortæller ingen vores journalister eller redaktører, hvad de skal skrive eller medtage nogen særlig positiv eller negativ information om disse produkter eller tjenester i artiklen. Artiklens indhold er helt efter reporterens og redaktørens skøn. Du vil dog bemærke, at vi undertiden inkluderer links til disse produkter og tjenester i artiklerne. Når læsere klikker på disse links og køber disse produkter eller tjenester, kan Inc blive kompenseret. Denne e-handelsbaserede reklamemodel - som enhver anden annonce på vores artikelsider - har ingen indflydelse på vores redaktionelle dækning. Journalister og redaktører tilføjer ikke disse links, og de administrerer dem heller ikke. Denne reklamemodel understøtter, ligesom andre, du ser på Inc, den uafhængige journalistik, du finder på dette websted.
