Mens cloud computing ikke ligefrem et nyt koncept, har Google Apps bestemt forbedret teknologien, så virksomheder overalt kan drage fordel af dens hastighed, tilgængelighed og opbevaring. Google Apps-pakken, som inkluderer så populære varemærker som Gmail, Google Kalender og Google Docs, kan gøre arbejdsgangen blandt dine medarbejdere mere flydende og endda give bedre metoder til at interagere med kunder og kunder. Den følgende vejledning fremhæver årsagerne og måderne for dig at implementere Google Apps for at forbedre din virksomheds drift.
Sådan bruges Google Apps til at forbedre din virksomhed: Hvorfor bruge Google Apps?
En af de umiddelbare fordele, som Google Apps for virksomheder har i forhold til traditionel desktop-software, såsom Microsoft Office, er omkostningseffektivitet. Med kun $ 50 om året inkluderer Google Apps-pakken et ubegrænset antal brugerkonti, adgang til alle Googles applikationer, 25 GB e-mail-lager pr. Medarbejder, 24/7 kundesupport og en garanti for netværks oppetid på 99,9 procent. (Der er også en gratis version med en begrænset mængde netværkssikkerhed og brugerkonti samt færre apps og lagerplads.) Sammenlignet med de fleste forretnings- og it-software, der ofte kommer med et begrænset antal licenser pr. Køb (for ikke at nævne påkrævet eksterne servere til at være vært for systemet), kan Google Apps måske bare være nøglen til at presse et par ekstra dimes fra dit budget.
'Hvis vi købte kopier af Microsoft Office til alle i virksomheden, sparer vi allerede titusinder af dollars,' siger Brian Wyrick, vicepræsident for operationer i Raidious, et Indianapolis-baseret indholdsudviklingsfirma. Sammen med omkostningsbesparelserne siger Wyrick, at Raidious vedtog Google Apps-pakken på grund af den tilgængelighed, den giver deres designere og producenter i forskellige dele af landet.
'Hjælpeprogrammet er godt for enhver opstartsvirksomhed,' siger Wyrick, 'og det at være i stand til at tale med en ny ansat i telefonen og oprette dem med et webprogram uden at en it-fyr skal give adgang til dem er stor ting. '
En anden fordel ved Google Apps er, at hver applikations evne til at integrere med hinanden - en funktion, som Ken Hayes, ejer af et Toluca Lake, Californien-baseret internetreklamefirma, siger, at han er taknemmelig for. 'Hvad der er godt ved Google Apps er, at jeg kan oprette en hovedkonto til min virksomhed - og min e-mail, kalender og websted er alle bundet sammen,' siger han. 'Sikker på, der er bedre e-mail derude, men ingen har fundet ud af, hvordan man kan binde det hele sammen som Google.'
Dig Deeper: Google Apps i spillet
Sådan bruges Google Apps til at forbedre din virksomhed: Effektivisering af intern kommunikation med Gmail
Da Gmail først ankom på scenen, blev den personlige e-mail-klient rost for sin tilsyneladende bundløse lagringskapacitet og lynhurtige søgefunktioner i indbakken. Men med integrationen af Google Apps fungerer mange af Gmails funktioner lige så effektivt for virksomheder. Igen er en af de mest gavnlige egenskaber ved Gmail skyfaktoren - da der ikke er nogen besværlig software at bekymre sig om, er Gmail tilgængelig for dine medarbejdere overalt uden at skulle downloade kontakter eller beskeder til enheder.
'En af de store ting ved Gmail er, at det er browserbaseret,' siger Wyrick. 'Vi opretter forbindelse via vores telefoner og IMAP-klienter. Det er denne evne til ikke at skulle sige, 'her er din installation af Outlook.' '
Gmails trådede samtaler hjælper også med at forenkle meddelelser blandt kolleger. For eksempel, hvis flere parter CC'es i en e-mail, eller hvis flere e-mails har den samme emnelinje, grupperes alle disse meddelelser sammen med hver nye e-mail, der sendes, og sidder perfekt øverst på din indbakke og eliminere besværet med at skulle kontrollere tidligere meddelelser.
Også ethvert kontormiljø skal have en metode til at sende hurtige, øjeblikkelige beskeder, og Gmails svar er Google Chat, som er indbygget direkte i grænsefladen i indbakken. 'Vi har virkelig reduceret behovet for vores interne telefonisystem,' siger Wyrick om Raidious 'brug af messenger. Chatfunktionen har også en videokonferencekomponent, der kan være nyttig, når kolleger og medarbejdere skal korrespondere fra fjerntliggende steder.
Mens Gmail er en god e-mail-klient, anbefaler Wyrick at tildele flere kontoadministratorer til din delte forretningskonto. 'Når du først er tilmeldt, vil du aldrig have alle dine æg i en kurv,' siger han. 'En dag bliver du nødt til at gøre noget, når denne administrator ikke er tilgængelig.'
Dig Deeper: Betal aldrig nogensinde for e-mail-hosting igen
Sådan bruges Google Apps til at forbedre din virksomhed: Synkronisering af møder og begivenheder gennem Google Kalender
Afhængigt af din type virksomhed kan planlægning af aftaler være en reel hovedpine. Et par medarbejdere (eller kun en) er normalt ansvarlige for sporing og videresendelse af datoer og tidspunkter, en metode, der er befordrende for slip-ups og ubesvarede møder. Med Google Kalender kan flere medarbejdere sende begivenheder på en enkelt kalender, som hele virksomheden kan få adgang til og redigere i overensstemmelse hermed. Derudover kan disse kalendere være farvekodede, så seeren gøres opmærksom på ændringer i aftaler. Administratorer kan også indstille tilladelser til kalendere, så kun visse medarbejdere kan se eller redigere elementer.
Greg Cross, grundlægger af Cross Creative, et Greenfield, Indiana-baseret digitalt marketingfirma, siger, at han for nylig opfordrede en af sine største kunder til at vedtage Google Kalender for at hjælpe med at sortere og beskytte aftaler. '[Han] ejer et rådgivningscenter, og han kom til mig og sagde:' Vi har fire rådgivere, og vi leder efter en måde, hvorpå vores klienter kan planlægge aftaler online og holde dem private, '' siger Cross. 'Du kan indstille det, så det ikke viser, at du har en rådgivningssession med' John Doe 'om depression.'
En anden nyttig funktion i Google Kalender er muligheden for at oprette begivenheder via Gmail. Når du føjer en medarbejders e-mail-adresse til en begivenhed i kalenderen, får medarbejderen en invitation til at bekræfte sin deltagelse. Efter bekræftelse kan hver medarbejder se og tilføje noter til begivenheden.
Dig Deeper: Tech Talk: Ad Agency migrerer til webapp
Sådan bruges Google Apps til at forbedre din virksomhed: Forbedring af samarbejde og projektstyring med Google Docs
Google Docs er et program, der giver flere brugere mulighed for at oprette og redigere dokumenter, præsentationer og regneark - alt sammen på Internettet. Normalt deler kollegaer dokumenter ved at sende vedhæftede filer til hinanden, hvilket ofte resulterer i forkerte filversioner og spredte, forkert placerede kopier. Med Google Docs redigeres filen i skyen, hvor revisioner gemmes og gendannes automatisk.
Som de fleste andre Google Apps kan administratorer indstille tilladelser i Google Docs, så kun visse medarbejdere har lov til at se og dele filer. En anden praktisk funktion er evnen til at eksportere dokumenterne til forskellige typer filtypenavne, hvilket kan være nyttigt i de tidspunkter, hvor en klient eller kunde har brug for en PDF-fil ASAP.
'Jeg bruger Google Docs internt,' siger Cross. 'Jeg har en grafisk designer, der kun arbejder deltid, så jeg sender skøn og kundeforslag der.' Brug af Google Docs til at redigere andre almindelige filer såsom rejseplaner, nyhedsbreve og artikler kan hjælpe med at løse almindelige problemer, der opstår blandt medarbejderne, når de samarbejder om projekter.
Så nyttigt som Google Docs har været for mange virksomhedsejere, siger Wyrick of Raidious, at en ting at huske på er, at medarbejderne i personalet vil have forskellige grader af computerfærdigheder. Så hvis og når du implementerer Google Docs til oprettelse og redigering af dine vigtigste filer, siger Wyrick, kan det være nyttigt at udpege en projektmester, der forstår applikationen.
'Der kan være nogle brugere, der vil være mindre begejstrede for ændringerne,' siger Wyrick. Han råder også nyankomne til at hyppige hjælpeguiden på Google Apps-webstedet.
Dig Deeper: 10 tip til bootstrapping af din teknologi
Sådan bruges Google Apps til at forbedre din virksomhed: Deling af virksomhedsviden med Google Sites
Google Sites er et grundlæggende webstedsopbygningsværktøj, som virksomheder kan bruge til at oprette et privat intranet-hub med information til medarbejdere eller endda et offentligt domæne, der fungerer som ansigtet for din virksomhed. Google Sites giver dig mulighed for at importere oplysninger fra andre apps, såsom din aftalekalender eller standardklientformularer, og sende dem til dit websted, så medarbejdere eller kunder har let adgang til dem.
'Google Sites er som et wiki-system,' siger Hayes, der bruger applikationen, så han og hans forretningspartner i Danmark kan holde styr på virksomhedens projekter, ideer og entreprenører. 'Jeg har afsat sektioner til konkurrenters ideer, vi ønsker at forbedre, og endda problemer, vi vil rette i vores forretning.'
Du kan kun udpege bestemte medarbejdere til at have administrative muligheder, dvs. redigere og udstationere webstedsoplysninger, eller give adgang til hele dit team (især hvis du opererer med et tæt sammensat personale).
Dig Deeper: Top 10 gratis apps og tjenester til virksomheder
Sådan bruges Google Apps til at drive din virksomhed: Find yderligere ressourcer på Google Apps Marketplace
Hvis de applikationer, der udelukkende er lavet af Google, ikke opfylder alle dine behov, skal du ikke glemme at tjekke Google Apps Marketplace, hvor du kan finde masser af tredjepartsapps - nogle gratis - som tjener en række funktioner og integreres med de andre standardapps. Intuit Online Payroll giver for eksempel dig mulighed for at betale medarbejdere direkte fra Google Kalender og give dem online adgang til betalingsstationer. Zoho CRM er et værktøj til styring af kundeforhold, der hjælper med at forbedre klientinteraktion på en række måder, såsom sporing og sortering af e-mail-samtaler.
For at udvide funktionerne i Google Kalender bruger Greg Cross fra Cross Creative Tungle.me, en app, der giver medlemmer mulighed for at offentliggøre offentlige tidsplaner, acceptere anmodninger om aftale og reducere dobbeltbookinger. 'Det hjælper virkelig med at integrere min arbejdsgang,' siger Cross. 'Når personen bekræfter aftalen, vises den i min [Google] kalender, og jeg advares på min telefon. Så mellem samarbejdet mellem disse to funktioner fungerer det godt for mig. '
Ifølge Cross bliver Google Apps for virksomheder hurtigt en nødvendighed og mindre af et pænt produkt at prøve. Interoperabiliteten af apps sammen med tilgængeligheden af skyen, siger han, giver mange mennesker mulighed for at udnytte kontorteknologi effektivt for første gang. 'Det vil være interessant at se, hvordan andre softwarevirksomheder overlever fremadrettet, fordi webbaserede apps er mere end bare en mode,' siger Cross. 'Det er ikke' fremtidens bølge '- det er lige nu.'
Dig Deeper: 5 fantastiske softwarepakker til Bootstrappers
