SPÆNDVIDDE

Begrebet 'kontrolpanel', også kendt som ledelsesforhold, refererer til antallet af underordnede kontrolleret direkte af en overordnet. Det er et særligt vigtigt koncept for ejere af små virksomheder at forstå, fordi små virksomheder ofte kommer i problemer, når grundlæggeren ender med for stort kontrolpanel. Omfang af kontrol er et emne, der undervises i lederskoler og bredt ansat i store organisationer som militæret, offentlige agenturer og uddannelsesinstitutioner. 'Alligevel kender kun få iværksættere udtrykket eller er villige til at indrømme nogen grænse for antallet af mennesker, de direkte fører tilsyn med,' forklarede Mark Hendricks i en artikel for Iværksætter magasin. Når en mindre virksomhedsejeres kontrolspænd bliver for stort, kan det begrænse væksten i hans eller hendes virksomhed. Selv de bedste ledere har tendens til at miste deres effektivitet, når de bruger al deres tid på at styre mennesker og deres problemer og ikke er i stand til at fokusere på langsigtede planer og konkurrencepositionering for virksomheden som helhed.

Begrebet kontrolpanel blev udviklet i Storbritannien i 1922 af Sir Ian Hamilton. Det opstod ud fra antagelsen om, at ledere har begrænset tid, energi og opmærksomhed til at afsætte til deres job. I undersøgelser af britiske militærledere fandt Hamilton, at de ikke effektivt kunne kontrollere mere end tre til seks personer direkte. Disse tal er generelt blevet accepteret som 'tommelfingerregel' for kontrolpanelet lige siden. Mere end et årti senere, A.V. Graicumas illustrerede begrebet kontrolpanel matematisk. Hans forskning viste, at antallet af interaktioner mellem ledere og deres underordnede - og dermed den tid, ledere brugte på tilsyn - steg geometrisk, da ledernes kontrolpanel blev større.

hvor høj er rick lagina

Det er vigtigt at bemærke, at alle ledere oplever et fald i effektivitet, da deres kontrolperiode overstiger det optimale niveau. Med andre ord er de begrænsninger, der følger af kontrolpanelet, ikke mangler hos visse individuelle ledere, men snarere hos ledere generelt. Derudover er det vigtigt at forstå, at kontrolpanelet kun henviser til direkte rapporter, snarere end til et helt virksomhedshierarki. Selvom en administrerende direktør teknisk set kan kontrollere hundreder af medarbejdere, vil hans eller hendes kontrol kun omfatte afdelingsledere eller funktionelle ledere, der rapporterede direkte til administrerende direktør. 'Når der gives nok niveauer af hierarki, kan enhver manager styre et vilkårligt antal mennesker - omend indirekte,' bemærkede Hendricks. 'Men når det kommer til direkte rapporter, antyder teorien [om kontrolpanelet], at iværksættere skal respektere ledernes medfødte grænser.'

Iværksættere og ejere af små virksomheder er særligt modtagelige for at overforlænge deres kontrolpanel. Når alt kommer til alt, har mange af disse mennesker startet en virksomhed fra bunden og er forsigtige med at miste kontrollen over dens aktiviteter. De vælger således at styre mange mennesker direkte i stedet for at delegere opgaver til mellemledere i et forsøg på fortsat at være involveret i nøglebeslutninger, når virksomheden vokser. Men denne strategi kan komme i brand igen, som Hendricks forklarede: 'Udvidelse af kontrolperioden ud over de anbefalede grænser skaber dårlig moral, hindrer effektiv beslutningstagning og kan medføre tab af smidighed og fleksibilitet, der giver mange iværksætterfirmaer deres kant.'

ORGANISERING FOR AT OPTIMALisere MANAGERS SPAN FOR KONTROL

At etablere den optimale kontrolperiode for ledere er en af de vigtigste opgaver i at strukturere organisationer. At finde det optimale interval indebærer at afveje de relative fordele og ulemper ved at bevare ansvaret for beslutninger og delegere disse beslutninger. Generelt har undersøgelser vist, at jo større organisationen er, jo færre mennesker skal rapportere til den øverste person. Ledere bør også have færre direkte rapporter, hvis disse underordnede interagerer ofte med hinanden. I denne situation ender enheden med at styre både sit forhold til underordnede og underordnede forhold til hinanden.

Nogle andre faktorer, der påvirker den optimale kontrolperiode, inkluderer om arbejdstagere udfører opgaver af rutinemæssig karakter (som muliggør et bredere kontrolspændvidde) eller af stor variation og kompleksitet (som muligvis kræver et mindre kontrolpanel), og om den samlede forretning situationen er stabil (hvilket ville indikere et bredere span) eller dynamisk (hvilket ville kræve et smallere span). Andre situationer, hvor en bredere kontrolperiode kan være mulig, inkluderer når lederen delegerer effektivt; når der er personaleassistenter til at screene interaktioner mellem lederen og underordnede når underordnede er kompetente, veluddannede og i stand til at arbejde selvstændigt og når underordnede mål er i overensstemmelse med andre arbejdstageres og organisationens mål.

Der er fordele og ulemper ved forskellige kontrolspænd. Et snævert kontrolpanel har tendens til at give ledere tæt kontrol over driften og lette hurtig kommunikation mellem ledere og medarbejdere. På den anden side kan en snæver kontrol også skabe en situation, hvor ledere er for involverede i deres underordnede arbejde, hvilket kan reducere innovation og moral blandt medarbejderne. En bred kontrolpanel tvinger ledere til at udvikle klare mål og politikker, delegere opgaver effektivt og udvælge og uddanne medarbejdere omhyggeligt. Da medarbejdere får mindre tilsyn, har de en tendens til at påtage sig mere ansvar og have højere moral med et bredt kontrolpanel. På den anden side kan ledere med et stort kontrolpanel blive overbelastet med arbejde, have problemer med at træffe beslutninger og miste kontrollen over deres underordnede.

Med alle disse faktorer at overveje, kan ejere af små virksomheder blive overvældet af opgaven med at finde den optimale kontrolperiode. Men Hendricks hævdede, at det ikke burde være for svært at evaluere situationen og tage en beslutning. 'Tommelfingerreglen om, at en administrerende direktør skal føre tilsyn med tre til seks personer, holdt sig ret godt imod udfordringer fra effektivitetseksperter, teambuildende nidkærere, teknologibuffere, empowerment boosters, megalomaniacs og andre, der var fast besluttet på at øge det accepterede kontrolinterval,' Skrev Hendricks. 'Hvis beregningerne er for meget for dig, skal du bare se på det antal timer, du arbejder. Når arbejdsdage for folkene øverst er dobbelt så store, som de er for andre, er kontrolpanelet ude af vejen. '

For ejere af små virksomheder, der føler, at de har for mange direkte rapporter og har brug for at reducere deres kontrolpanel, kan løsningen involvere enten at ansætte mellemledere til at påtage sig en del af ejerens ansvar eller reorganisere rapporteringsstrukturen i virksomheden. I begge tilfælde skal ejere af små virksomheder afveje deres egne kapaciteter og arbejdsbyrde mod behovet for at kontrollere omkostningerne. Når alt kommer til alt, at reducere iværksætterens kontrolpanel kan medføre omkostninger til at betale ekstra lønninger for nyansættelser eller uddannelse af eksisterende medarbejdere til at påtage sig tilsynsansvar. På trods af de involverede potentielle omkostninger argumenterede Hendricks for, at justering af kontrolspændet mod det optimale niveau kan føre til store forbedringer for små virksomheder. 'Der er den reelle mulighed for, at opmærksomhed på kontrolpanelet kan føre din virksomhed ind i en ny æra med hurtig, vedvarende og rentabel vækst,' sagde han til iværksættere. 'Du kan endda finde det lettere og sjovere at drive din virksomhed.'