Hvis du har brug for et system, der hjælper med at administrere dine dokumenter på tværs af dit team, men dit budget er stramt, er den gratis version af Zoho Docs Document Management System (DMS) er en solid mulighed. Denne version understøtter hold på op til 25 brugere, tildeler 5 GB cloud-lager pr. Bruger og viser stærk sikkerhed og overholdelse. Det er vores valg af bedste gratis dokumenthåndteringssoftware / systemer til små virksomheder 2018.
Da vi gennemgik DMS for små virksomheder, fandt vi ud af, at meget få tilbyder en gratis version af deres software. Dem, vi fandt, var ofte kun tilladt for en enkelt brugerkonto. Vi gennemgik også gratis open source-software, men fandt ud af, at brug af det kræver, at vi har it-personale med omfattende forståelse af systemet. Zoho Docs har dog en venlig brugergrænseflade, online fora til support og mange af funktionerne i betalte tjenester, vi gennemgik.
Funktioner, der tilbydes i den gratis version af Zoho Docs inkluderer:
Desktop Sync
1GB Filoverførselsgrænse
Administratorkontrol
Dropbox integration
Zoho Office Suite
SSL
Filversionering (op til 25 versioner)
Sikker filsamarbejde
To-faktor-godkendelse
hvor er missy rothstein nu
Mobilapp
In-app chat
E-mail-underretning
Selvfølgelig har den gratis version ikke alle de funktioner, som betalte Zoho Docs-brugere får, såsom revisionsspor, ubegrænset filversion, adgangskodebeskyttet / udløbslinks, ubegrænset gendannelse, overførsel af filejerskab og mere. Dette kan forventes, og en gratis bruger kan opgradere til en betalt tjeneste, når deres behov stiger.
Kundeanmeldelser, inklusive dem, der kommenterede den gratis version, var generelt meget positive. Platformen vandt FinancesOnline.com's Great User Experience Award 2017 og blev bedømt som nr. 11 i deres fildelings- og dokumenthåndteringskategori.
Zoho Docs har ligesom Google Docs sit eget format til filer. Nogle brugere kommenterede, at det er lidt mere udfordrende at arbejde med Word-dokumenter i dette system, end de gerne vil have. Når en fil først er konverteret til et Zoho Doc, virker det imidlertid let at redigere og samarbejde. Hvad mere er, funktionaliteten og udseendet af de fleste funktioner i brugergrænsefladen vil være kendt. For eksempel bruger filorganisation den traditionelle arkivstruktur. Og ligesom mange dokumenthåndteringssystemer giver søgefunktionalitet i fuldtekst søgeord en bruger mulighed for at finde et dokument, selvom de ikke kan huske dets placering eller titel.
En udfordring i den gratis version kan være at få support, når du har brug for det. Telefonsupport er kun tilgængelig for betalende kunder. Ikke-betalende brugere kan indsende en supportbillet og få adgang til fora lige fra appen for at chatte med andre brugere, der kan hjælpe med problemer med at skyde problemer. Du kan også få adgang til brugervejledningen, ofte stillede spørgsmål, webinarer og bloggen på sektionen Ressourcer på hjemmesiden.
Samlet set har Zoho Docs et solidt sæt til styring, lagring og samarbejde om dokumenter på tværs af små teams. Virksomheder med et stramt budget eller ønsker at starte med en gratis service og derefter opgradere efterhånden som behovene vokser, kan overveje Zoho Docs gratis version.
For at lære om vores valg af de bedste DMS i andre kategorier, læs ' Bedste dokumenthåndteringssoftware / -systemer til små virksomheder 2018 . '
Redaktionel offentliggørelse: Inc. skriver om produkter og tjenester i denne og andre artikler. Disse artikler er redaktionelt uafhængige - det betyder, at redaktører og journalister undersøger og skriver om disse produkter uden indflydelse fra enhver marketing- eller salgsafdeling. Med andre ord fortæller ingen vores journalister eller redaktører, hvad de skal skrive eller medtage nogen særlig positiv eller negativ information om disse produkter eller tjenester i artiklen. Artiklens indhold er helt efter reporterens og redaktørens skøn. Du vil dog bemærke, at vi undertiden inkluderer links til produkter og tjenester i artiklerne. Når læsere klikker på disse links og køber disse produkter eller tjenester, kan Inc blive kompenseret. Denne e-handelsbaserede reklamemodel - som enhver anden annonce på vores artikelsider - har ingen indflydelse på vores redaktionelle dækning. Journalister og redaktører tilføjer ikke disse links, og de administrerer dem heller ikke. Disse annoncer, ligesom andre, du ser på Inc, understøtter den uafhængige journalistik, du finder på dette websted.
Redaktørens note: Leder du efter Document Management Systems til din virksomhed? Hvis du ønsker oplysninger, der kan hjælpe dig med at vælge den, der passer til dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor for at få vores partner, BuyerZone, til at give dig information gratis:
Redaktionel offentliggørelse: Inc. skriver om produkter og tjenester i denne og andre artikler. Disse artikler er redaktionelt uafhængige - det betyder, at redaktører og journalister undersøger og skriver om disse produkter uden indflydelse fra enhver marketing- eller salgsafdeling. Med andre ord fortæller ingen vores journalister eller redaktører, hvad de skal skrive eller medtage nogen særlig positiv eller negativ information om disse produkter eller tjenester i artiklen. Artiklens indhold er helt efter reporterens og redaktørens skøn. Du vil dog bemærke, at vi nogle gange inkluderer links til disse produkter og tjenester i artiklerne. Når læsere klikker på disse links og køber disse produkter eller tjenester, kan Inc blive kompenseret. Denne e-handelsbaserede reklamemodel - som enhver anden annonce på vores artikelsider - har ingen indflydelse på vores redaktionelle dækning. Journalister og redaktører tilføjer ikke disse links, og de administrerer dem heller ikke. Denne reklamemodel understøtter, ligesom andre, du ser på Inc, den uafhængige journalistik, du finder på dette websted.
