Der er mange grunde til, at virksomheder administrerer elektroniske filer og digitaliserer deres dokumenter. Oprettelse af en struktur til at organisere og dele information er en fordel; som det er at reducere papir, skabe revisionsspor, sikre overholdelse af lovgivningen og lette internt og eksternt samarbejde. Dokumentstyringssystemer (DMS) hjælper virksomheder med at digitalisere, gemme, administrere og spore dokumenter, dataobjekter og billeder elektronisk. Uanset om der kaldes systemer, software eller løsninger, kommer DMS-tilbud med en række funktioner og prislapper. Vi er kommet med nogle af de bedste på tværs af kategorier for at hjælpe dig med at sortere, hvad der kan være en forvirrende vifte af muligheder.
I vores anmeldelse fandt vi en bred vifte af tilbud. Nogle systemer fokuserer på at muliggøre opbevaring, søgning, sikkerhed og inkluderer nogle dokumentrevisions- og delingsfunktioner. Andre strækker sig ud over DMS og giver et væld af klokker og fløjter (og plug-ins) til et spektrum af funktioner såsom oprettelse af workflow, opgavestyring, samarbejde, automatiserede regler og meget mere.
I betragtning af de mange muligheder, kan det være skræmmende at bestemme det rigtige system. Vi talte med Jennifer Pankow, Manager, Client Success, SHI International Corp., der hjalp med at forenkle det: 'Fra en forretningsbeslutning, spørg dig selv' Hvad får dette mig, der hjælper med at forbedre min virksomhed eller opfylde et kritisk behov? ' Dette er hvad vi hjælper kunder med at se på og kortlægge en løsning til. I stedet for at tænke 'Jeg har brug for DMS', så spørg: 'Hvad skal jeg gøre?' Indskrænk derefter dit valg til hvilken løsning der gør det, og hvilke stykker gør det. '
har daniel tosh børn
Et andet spørgsmål at overveje er: Hvor vil jeg have mine filer gemt? Der er tre typer DMS: Cloud, on-premise og hybrid.
Sky: Med denne service er dine dokumenter i sælgerens sky - klar til mobiladgang når som helst og hvor som helst du har internet. Opbevaring kan være begrænset af din kontrakt (selvom de fleste tjenester tilbyder en række lagerniveauer og tilhørende priser), men det er ofte en overkommelig mulighed, der inkluderer systemadministration og opdateringer, og filer sikkerhedskopieres til skyen.
På forudsætning: Denne mulighed giver mulighed for mere tilpasning, når DMS sidder på din server, og du er ikke begrænset til lagerplads på kontraktniveau. Men omkostningerne på forhånd kan være skræmmende, IT-vedligeholdelse kan være ekstra, og du bliver nødt til at implementere en sikkerhedskopieringsprotokol, hvis din server går ned.
Hybrid: Denne kombination af lokal og sky kan give dig fleksibilitet til at bruge skyen til nogle dokumenttyper, mens du undgår at migrere ældre indhold, som du ikke har brug for mobil adgang til.
Når man ser på DMS-muligheder, er nøglefaktorer, der skal overvejes:
Sikkerhed: Et aspekt er din evne til at kontrollere adgang og indstille tilladelser til dokumenter og filer i systemet. Det er vigtigt at vurdere, hvordan disse filer deles sikkert internt og eksternt. Et andet aspekt er sikkerhedsniveauet, der beskytter dine data, hvor de er gemt. Hvis du ser på en cloud-løsning, skal du sikre, at leverandørens sikkerhed for deres datacentre er tilstrækkelig til at beskytte dine data og overholder alle regler for din branche.
Scanning: Hvis du drukner i papir, skal du finde et system, der giver mulighed for at scanne massemængder af dokumenter med funktioner til automatisk navngivning og arkivering. En potentiel funktion, OCR (Optical Character Recognition), forvandler scannede dokumenter til redigerbare og søgbare filer.
Søg: Det er klogt at sikre, at uanset hvordan systemet organiserer dine filer, kan søgefunktioner søge efter nøgleord i fuldtekst inden for filer (ikke kun efter titel).
Adgang, rediger, overvåg: Hvor omfattende er din virksomheds behov for at oprette, få adgang til og ændre dokumenter? Når du gennemgår en DMS, skal du se på:
- Dokument- og filadgang / tilladelsesindstilling, f.eks. Tildeles roller, er adgang indstillet af dokument, mappe eller begge dele, kan du indstille tilladelser fra enkeltpersoner og af grupper?
- Fildeling / redigering, dvs. er der en check-in / out, kan flere brugere redigere på én gang?
- Overvågning og sporing, f.eks. Kan du se, hvem der har set dokumentet, får du en aktivitets- / auditlog, kan du indstille advarsler?
- Versionskontrol, dvs. kan du se versionshistorik, hvordan sikrer systemet, at der arbejdes med den nyeste version, kan du få adgang til tidligere versioner?
- Oprettelse, samling og arkivering, dvs. hvilke funktioner er der på plads i dokumentets levetid fra oprettelse til arkivering?
Samarbejde: Hvor meget internt og eksternt samarbejde har du brug for for at styrke? Mens versionskontrol, redigering og elektronisk signatur kan være ret standard DMS-funktioner, inkluderer nogle systemer workflows, co-authoring, task management, alarmer, messaging og meget mere.
Brugervenlighed: Du vil have så tæt på 100% systemadoption, som du kan få. Sørg for, at værktøjerne og grænsefladen er brugervenlige og intuitive, så dit team nemt kan bruge det.
Mobilitet: Hvis mobiladgang er en prioritet, skal du finde et system, der er kompatibelt med alle enheder. Overvej en, der har en app, der replikerer skrivebordsoplevelsen.
Integration: Der er en bred vifte af integrationsevner på tværs af de DMS-tilbud, vi har gennemgået. Ved hvilke systemer du skal bruge din DMS til at integrere med. For eksempel kan dit ønske om at undgå at skulle flytte filer fra eksisterende cloudlager, f.eks. Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive osv., Eller dit behov for at oprette forbindelse til dit CRM, indholdsstyringssystem eller regnskabssoftware muligvis føre til din leverandørs beslutning .
Support: Som med enhver leverandørservice skal du sørge for at forstå, hvordan support ydes. De fleste leverandører, vi gennemgik, havde flere supportmuligheder, herunder e-mail, online chat og telefon - selvom timer undertiden var begrænsede. Nogle tilbyder kun support via et billetsystem. Vælg en, der passer til det niveau og den type support, du har brug for.
Pris: DMS-prisen varierer efter leverandør og service. Som tidligere nævnt har DMS på stedet en betydelig forhåndsomkostning. Imidlertid betaler du sandsynligvis med skytjeneste et månedligt eller årligt gebyr, der bestemmes pr. Bruger / måned eller lagerkapacitet, og yderligere funktioner kan øge omkostningerne. Så overvej dine løbende omkostninger og eventuelle stigninger, der opstår, hvis dine behov stiger.
Redaktørens note: Leder du efter dokumentstyringssoftware til din virksomhed? Hvis du ønsker oplysninger, der kan hjælpe dig med at vælge den, der passer til dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor for at få vores partner, BuyerZone, til at give dig information gratis:
I vores søgning efter 'Best of' DMS fandt vi kvalificerede kandidater i flere kategorier:
Samlet vinder, bedste dokumentstyringssoftware / -systemer til små virksomheder: eFileCabinet
eFileCabinet får vores stemme som den bedste samlede vinder af dokumenthåndteringssoftware / -systemer til små virksomheder 2018. DMS er udelukkende, hvad eFileCabinet gør. Det er et robust tilbud, der fremmer dets brugervenlighed, mobil adgang, avanceret 'aldrig mister noget' søgning og høje sikkerhedsniveauer.
Fordele: Der er et bredt udvalg af DMS-funktioner, hvor nye funktioner tilføjes såsom workflow (i øjeblikket tilgængelig i beta). Sikkerhed og overholdelse er fokusområder.
Ulemper: Selvom kundesupport er hurtig til at svare via telefon, e-mail eller chat, er det kun tilgængeligt i åbningstiden. Dette er heller ikke den billigste DMS-mulighed; men heller ikke den dyreste.
Se vores fulde eFileCabinet-gennemgang.
Bedste gratis dokumentstyringssoftware / -systemer til små virksomheder: Zoho Docs
Mens mange DMS-leverandører tilbyder gratis prøveversioner, er gratis versioner sjældne. Dem, vi fandt, var ofte kun tilladt for en enkelt brugerkonto. Tilbyder 5 GB lagerplads / bruger til op til 25 teammedlemmer gratis optjent Zoho Docs vores anerkendelse som den bedste gratis dokumenthåndteringssoftware til små virksomheder 2018.
Fordele: Zoho Docs viser stærk sikkerhed og overholdelse, har en venlig brugergrænseflade, online fora til support og mange af funktionerne i betalte tjenester, vi har gennemgået.
Ulemper: Zoho Docs har ligesom Google Docs sit eget format til filer. Nogle brugere kommenterede, at det er mere udfordrende at arbejde med Word-dokumenter i dette system, end de gerne vil.
Læs vores fulde Zoho Docs anmeldelse .
Bedste dokumenthåndteringssoftware / systemer til kundeservice: eFileCabinet
eFileCabinet får vores stemme som den bedste dokumenthåndteringssoftware / -systemer til kundeservice i 2018. Selvom denne DMS måske koster lidt mere end nogle konkurrenter, angiver flere brugeranmeldelser, at det er det værd på grund af medarbejderne og kundeservicen. Kundesucces-teamet forpligter sig til at hver nye kunde modtager et opkald lige efter købet for at sikre, at de fuldt ud forstår produktet, og deres virksomhed kan drage fordel af det.
Fordele: Når vi kontaktede kundeservice via deres tre metoder, dvs. chat, telefon og e-mail, hørte vi meget hurtigt, og repræsentanterne var venlige, professionelle og hjælpsomme.
Ulemper: Kundesupport er kun tilgængelig i åbningstiden (8:00 - 17:00 MT) mandag til fredag.
Se vores fulde eFileCabinet-gennemgang.
michael bivins og hans kone
Bedste dokumenthåndteringssoftware / systemer til samarbejde: SharePoint
SharePoint, et DMS fra Microsoft, indeholder mange funktioner, der vil interessere virksomheder eller teams, der har brug for at samarbejde effektivt. SharePoint er designet med det formål at 'styrke teamwork' og 'problemfrit samarbejde på tværs af organisationen' og er vores valg for bedste dokumentstyringssoftware / -systemer til samarbejde 2018.
Fordele: Som et Microsoft-produkt giver SharePoint høje niveauer af sikkerhed og kundesupport med en række prispoint. Kapaciteter synes næsten uendelige, når man overvejer den fulde pakke af Microsoft-tilbud, SharePoint integrerer med.
Ulemper: Mange anmeldelser indikerer, at det er nødvendigt at bruge SharePoint-ekspertise fuldt ud og tilpasning. Dette kan potentielt gøre løsningen for tidskrævende og dyr for små virksomheder.
Se vores fulde SharePoint-anmeldelse.
Bedste dokumentstyringssoftware / -systemer til advokatfirmaer: M-Files
Fordi advokatfirmaer håndterer masser af papirer, hvor meget af det indeholder fortrolige og følsomme oplysninger, er der yderligere overvejelser for valg af en DMS. Ifølge en artikel i ABA Journal, ' Her er den juridiske nedbrydning af dokumentstyringssoftware , 'dokumenthåndteringskomponenterne i den praksisstyringssoftware, som et advokatfirma i øjeblikket bruger, kan være tilstrækkelige til solo-praksis eller små virksomheder i praksisområder, der ikke er dokumenttunge. Men for små firmaer, der administrerer store mængder dokumenter, kan det være yderst gavnligt at finde et enkeltstående system, der kan integreres godt med din eksisterende praksisstyrings- og regnskabssoftware. På grund af sin innovative teknologi, sikkerhed, support til overholdelse af data og integrationsevne er vores valg af bedste dokumenthåndteringssoftware / -systemer til advokatfirmaer M-filer.
Fordele: Ud over solide DMS-funktioner såsom scanningsfunktioner, OCR til organisering og søgning og adgangskontrol, tilbyder denne teknologi advokatfirmaer arbejdsgange til kontraktgodkendelse og understøtter eDiscovery.
Ulemper: M-Files tilbyder ikke forudkonfigurerede pakker, da nogle konkurrenter gør det, så det er svært at måle, hvad prisen vil være for et lille advokatfirma for at få de funktioner, de har brug for. Løsninger tilpasses for hver klient, og priser starter under $ 2.000 pr. År.
Læs udfyldningen af M-Files.
Andre dokumenthåndteringstjenester
Ud over dem, vi valgte i vores Best Of-kategorier, er der andre virksomheder, vi gennemgik:
Dokmee beskriver dets tilbud som et sikkert, brugervenligt dokumentstyringssystem designet til en række forskellige formål, herunder dokumentopsamling og -lagring, søgning og hentning og fildeling.
Asite Document Management Suite bruges af arkitekt-, ingeniør- og byggefirmaer til arbejdsgange, informationsstyring og overholdelse af globale standarder.
DocuWare Cloud digitaliserer papirprocesser, muliggør konfiguration af brugerdefinerede arbejdsgange og integreres med ERP, CRM og andre systemer.
Adobe Document Cloud inkluderer Acrobat DC til PDF-produktivitet og Adobe Sign til integreret e-signering.
Hailail-forretning , tidligere YouSendIt, består af deres fildeling og kreative samarbejdstilbud.
Ascencio KUN KONTOR leverer online dokumentredaktører og produktivitetsvirksomhedsværktøjer via Cloud eller privat netværk.
Alfresco One fra Alfresco Software, Inc. er en Enterprise Content Management (ECM) platform, der inkluderer dokumentstyring, samarbejde og procesautomatisering.
Metodologi
Vi brugte en omfattende gennemgang af søgeudtryk, social tendens og webforskning for at indsnævre vores liste over DMS-tilbud. Vi interviewede professionelle med kundeservices, der har erfaring med at bruge DMS og hjælpe kunder med deres beslutning om indholdsadministration eller softwareindkøb. Da vores valg var indsnævret, gennemgik vi derefter hver virksomheds websted og så demoer eller tilmeldte os prøveperioder og sammenlignede tilbud specifikt omkring servicetype, prisfastsættelse, kundeservice, skalerbarhed, funktionalitet, brugervenlighed, kundeanmeldelser, forretnings- og teknologisite anmeldelser og priser. For eventuelle manglende oplysninger kontaktede vi virksomheden. I denne proces udfyldte vi ikke kun informationshuller, men vurderede også deres hurtighed og grundighed i reaktionen.
Redaktionel offentliggørelse: Inc. skriver om produkter og tjenester i denne og andre artikler. Disse artikler er redaktionelt uafhængige - det betyder, at redaktører og journalister undersøger og skriver om disse produkter uden indflydelse fra enhver marketing- eller salgsafdeling. Med andre ord fortæller ingen vores journalister eller redaktører, hvad de skal skrive eller medtage nogen særlig positiv eller negativ information om disse produkter eller tjenester i artiklen. Artiklens indhold er helt efter reporterens og redaktørens skøn. Du vil dog bemærke, at vi undertiden inkluderer links til produkter og tjenester i artiklerne. Når læsere klikker på disse links og køber disse produkter eller tjenester, kan Inc blive kompenseret. Denne e-handelsbaserede reklamemodel - som enhver anden annonce på vores artikelsider - har ingen indflydelse på vores redaktionelle dækning. Journalister og redaktører tilføjer ikke disse links, og de administrerer dem heller ikke. Disse annoncer, ligesom andre, du ser på Inc, understøtter den uafhængige journalistik, du finder på dette websted.
Redaktørens note: Leder du efter dokumentstyringssoftware til din virksomhed? Hvis du ønsker oplysninger, der kan hjælpe dig med at vælge den, der passer til dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor for at få vores partner, BuyerZone, til at give dig information gratis:
Redaktørens note: Leder du efter dokumentstyringssoftware til din virksomhed? Hvis du ønsker oplysninger, der kan hjælpe dig med at vælge den, der passer til dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor for at få vores partner, BuyerZone, til at give dig information gratis:
Redaktionel offentliggørelse: Inc. skriver om produkter og tjenester i denne og andre artikler. Disse artikler er redaktionelt uafhængige - det betyder, at redaktører og journalister undersøger og skriver om disse produkter uden indflydelse fra enhver marketing- eller salgsafdeling. Med andre ord fortæller ingen vores journalister eller redaktører, hvad de skal skrive eller medtage nogen særlig positiv eller negativ information om disse produkter eller tjenester i artiklen. Artiklens indhold er helt efter reporterens og redaktørens skøn. Du vil dog bemærke, at vi nogle gange inkluderer links til disse produkter og tjenester i artiklerne. Når læsere klikker på disse links og køber disse produkter eller tjenester, kan Inc blive kompenseret. Denne e-handelsbaserede reklamemodel - som enhver anden annonce på vores artikelsider - har ingen indflydelse på vores redaktionelle dækning. Journalister og redaktører tilføjer ikke disse links, og de administrerer dem heller ikke. Denne reklamemodel understøtter, ligesom andre, du ser på Inc, den uafhængige journalistik, du finder på dette websted.
