Amerikanske medarbejdere bruger i gennemsnit ca. en fjerdedel af arbejdsugen, der kæmmer igennem hundredvis af e-mails .
På trods af at vi er limet til vores svarsknapper, siger karriere coach Barbara Pachter, at mange professionelle stadig ikke ved, hvordan man bruger e-mail korrekt.
På grund af det store antal beskeder, vi læser og skriver, er vi måske mere tilbøjelige til at lave pinlige fejl, og disse fejl kan have alvorlige konsekvenser.
Pachter skitserer det grundlæggende i moderne e-mail-etikette i sin bog ' Det væsentlige i forretningsetiketten . ' Vi talte med hende og trak de mest vigtige regler ud, du har brug for at vide.
Vivian Giang og Rachel Sugar bidrog til tidligere versioner af denne artikel.
1. Inkluder en klar, direkte emnelinje
Eksempler på en god emnelinje inkluderer 'Mødedato ændret', 'Hurtigt spørgsmål om din præsentation' eller 'Forslag til forslaget.'
'Folk beslutter ofte, om de vil åbne en e-mail baseret på emnelinjen,' siger Pachter. 'Vælg en, der lader læserne vide, at du tager fat på deres bekymringer eller forretningsmæssige problemer.'
2. Brug en professionel e-mail-adresse
Hvis du arbejder for en virksomhed, skal du bruge din virksomheds e-mail-adresse. Men hvis du bruger en personlig e-mail-konto - uanset om du er selvstændig eller bare kan lide at bruge den lejlighedsvis til arbejdsrelaterede korrespondancer - skal du være forsigtig, når du vælger den adresse, siger Pachter.
Du skal altid have en e-mail-adresse, der formidler dit navn, så modtageren ved nøjagtigt, hvem der sender e-mailen. Brug aldrig e-mail-adresser (måske rester af dine skoledage), der ikke er egnede til brug på arbejdspladsen, såsom 'babygirl @ ...' eller 'beerlover @ ...' - uanset hvor meget du elsker en koldt bryg.
3. Tænk to gange, inden du trykker på 'svar alle'
Ingen ønsker at læse e-mails fra 20 personer, der ikke har noget at gøre med dem. Det kan være svært at ignorere e-mails, idet mange mennesker får besked om nye meddelelser på deres smartphones eller distraherende pop op-meddelelser på deres computerskærme. Afstå fra at trykke på 'svar alle', medmindre du virkelig tror, at alle på listen har brug for at modtage e-mailen, siger Pachter.
4. Medtag en signaturblok
Giv din læser med nogle oplysninger om dig, foreslår Pachter. 'Generelt vil dette angive dit fulde navn, titel, firmanavn og dine kontaktoplysninger, herunder et telefonnummer. Du kan også tilføje lidt reklame for dig selv, men gå ikke overbord med nogen ord eller kunst. '
Brug den samme skrifttype, typestørrelse og farve som resten af e-mailen, siger hun.
5. Brug professionelle hilsner
Brug ikke afslappede, dagligdags udtryk som 'Hej gutter', 'Yo' eller 'Hej folkens.'
'Den afslappede karakter af vores skrifter bør ikke påvirke hilsenen i en e-mail,' siger hun. '' Hej er en meget uformel hilsen og generelt bør den ikke bruges på arbejdspladsen. Og Mig er heller ikke okay. Brug Hej eller Hej i stedet.'
Hun fraråder også at forkorte nogens navn. Sig 'Hej Michael', medmindre du er sikker på, at han foretrækker at blive kaldt 'Mike'.
6. Brug udråbstegn sparsomt
Hvis du vælger at bruge et udråbstegn, skal du kun bruge et til at formidle spænding, siger Pachter.
'Folk bliver undertiden båret af og sætter et antal udråbstegn i slutningen af deres sætninger. Resultatet kan virke for følelsesladet eller umodent, 'skriver hun. 'Udråbepunkter skal bruges sparsomt skriftligt.'
7. Vær forsigtig med humor
Humor kan let gå tabt i oversættelsen uden den rigtige tone eller ansigtsudtryk. I en professionel udveksling er det bedre at lade humor være ude af e-mails, medmindre du kender modtageren godt. Noget, som du synes er sjovt, er måske ikke sjovt for en anden.
Pachter siger: 'Noget, der opfattes som sjovt, når det tales, kan komme på tværs meget anderledes, når det skrives. I tvivlstilfælde skal du udelade det. '
8. Ved, at mennesker fra forskellige kulturer taler og skriver forskelligt
Miskommunikation kan let forekomme på grund af Kulturelle forskelle , især i skriftform, når vi ikke kan se hinandens kropssprog. Skræddersy din besked til modtagerens kulturelle baggrund, eller hvor godt du kender dem.
En god regel at huske på, siger Pachter, er at kulturer med høj kontekst (japansk, arabisk eller kinesisk) vil lære dig at kende, inden de handler med dig. Derfor kan det være almindeligt, at forretningsforbindelser fra disse lande er mere personlige i deres skrifter. På den anden side foretrækker folk fra lavkontekstkulturer (tysk, amerikansk eller skandinavisk) meget hurtigt at komme til sagen.
9. Svar på dine e-mails - selvom e-mailen ikke var beregnet til dig
Det er svært at svare på hver e-mail-besked, der nogensinde er sendt til dig, men du skal prøve, siger Pachter. Dette inkluderer, når e-mailen ved et uheld blev sendt til dig, især hvis afsenderen forventer et svar. Et svar er ikke nødvendigt, men fungerer som god e-mail-etikette, især hvis denne person arbejder i samme virksomhed eller branche som dig.
Her er et eksempel på svar: 'Jeg ved, du er meget travl, men jeg tror ikke, du mente at sende denne e-mail til mig. Og jeg ville fortælle dig, så du kan sende det til den rigtige person. '
10. Tilføj e-mail-adressen sidst
'Du ønsker ikke at sende en e-mail ved et uheld, før du er færdig med at skrive og korrekturføre meddelelsen,' siger Pachter. 'Selv når du svarer på en besked, er det en god forsigtighed at slette modtagerens adresse og kun indsætte den, når du er sikker på, at beskeden er klar til at blive sendt.'
11. Korrekturlæs alle meddelelser
Dine fejl går ikke ubemærket hen af modtagerne af din e-mail. 'Og afhængigt af modtageren kan du blive bedømt for at lave dem,' siger Pachter.
livet under nul andy bassich nettoværdi
Stol ikke på stavekontrol. Læs og genlæs din e-mail et par gange, helst højt, inden du sender den.
'En vejleder havde til hensigt at skrive' Undskyld ulejligheden, 'siger Pachter. 'Men han stolede på sin stavekontrol og endte med at skrive' Undskyld for inkontinensen. '
12. Dobbeltkontrol af, at du har valgt den rigtige modtager
Pachter siger, at man skal være omhyggelig opmærksom, når man skriver et navn fra din adressebog på e-mailens 'Til' linje. 'Det er let at vælge det forkerte navn, som kan være pinligt for dig og for den person, der ved en fejltagelse modtager e-mailen.'
13. Hold dine skrifttyper klassiske
Purple Comic Sans har en tid og et sted (måske?), Men hold dine skrifttyper, farver og størrelser klassiske for forretningskorrespondance.
Hovedreglen: Dine e-mails skal være lette for andre at læse.
'Generelt er det bedst at bruge 10- eller 12-punkttype og en letlæselig skrifttype som Arial, Calibri eller Times New Roman,' rådgiver Pachter. Med hensyn til farve er sort det sikreste valg.
14. Forkort ikke modtagerens navn, medmindre de har bedt dig om det
'' Mit navn er Barbara. Jeg kan ikke lide at modtage e-mails adresseret som 'Hej Barb,' fortæller hun Business Insider. 'Det samme gælder for kælenavne. Kald mig ikke Barbie! '
Medmindre personen har fortalt dig, at de foretrækker et kaldenavn, skal du ikke tage det på dig selv at bruge et. Du forsøger måske bare at være venlig eller uformel, men det er upassende og kan komme under modtagerens hud.
15. Sørg for at stave modtagernavnet korrekt
'Hvis du fornærmer nogen i hilsenen, læser den person muligvis ikke længere,' siger hun.
Vær respektfuld og stav modtagerens navn korrekt. 'Mange mennesker er fornærmet, hvis deres navn staves forkert. Kontroller, om stavningen er korrekt i personens signaturblok. Du kan også kontrollere deres e-mail-adresse. Ofte er folks for- og / eller efternavne i deres adresser. '
Hvis du sender en e-mail til en potentiel klient, antager de muligvis, at du er lidt opmærksom på detaljer, eller er for travl eller distraheret til at få deres navn rigtigt, og det er ikke den besked, du vil sende.
16. Hold styr på din tone
Ligesom vittigheder går tabt i oversættelsen, er tone let at misforstå uden den sammenhæng, du får fra stemmebånd og ansigtsudtryk. Derfor er det let at komme ud som mere brat, som du måske havde tænkt dig. Du mente 'ligetil'; de læste 'vrede og skæve.'
For at undgå misforståelser anbefaler Pachter, at du læser din besked højt, inden du trykker på send. 'Hvis det lyder hårdt for dig, lyder det hårdt for læseren,' siger hun.
For at få de bedste resultater skal du undgå at bruge utvetydigt negative ord ('fiasko', 'forkert' eller 'forsømt') og altid sige 'tak' og 'tak.'
17. Intet er fortroligt - så skriv i overensstemmelse hermed
Husk altid, hvad den tidligere tidligere CIA-direktør David Petraeus tilsyneladende har glemt, advarer Pachter: Hver elektronisk besked efterlader et spor.
'En grundlæggende retningslinje er at antage, at andre vil se, hvad du skriver,' siger hun, 'så skriv ikke noget, du ikke vil have, at alle skal se.' En mere liberal fortolkning: Skriv ikke noget, der ville være ødelæggende for dig eller skadeligt for andre. Når alt kommer til alt er e-mail farligt let at videresende, og det er bedre at være sikker end ked af det.
Det her historie dukkede først op Business Insider .
