Bare affyring af din e-mail-app får dine skuldre til at gribe op. Og spændingen for den kommende ferie er skæmmet af tanken om at blive budt velkommen hjem af tusinder af ubesvarede e-mails.
Hvis du læser og reagerer på e-mails efterlader dig udmattet og undertrykt, er det tid til det få din indbakke under kontrol .
Dette virker ikke
Hvis du er som de fleste mennesker, skal du klikke på bestemte meddelelser for at se, hvad der foregår. Nogle gange svarer du. Nogle gange markerer du noget som læst. Andre meddelelser, du læser, lukker derefter, muligvis 'stjerne', dem med det formål at vende tilbage til dem senere.
Dette virker ikke, fordi du næsten aldrig kommer tilbage til dem. I mellemtiden ankommer nye e-mails, der skubber de ældre dybere ned på listen ... og længere væk fra din bevidsthed.
Når din indbakke bliver rodet og fastklemt fuld, gør dit sind det også. Og alle disse utilsigtede e-mails gnider i dit sind som Damocles sværd.
Ikke underligt, at du ikke kan fokusere. Ikke underligt, at beskeder falder igennem. Ikke underligt, at du er stresset.
Skift den måde, du tænker på din indbakke
To enkle paradigmeskift kan have en tektonisk indvirkning på din indbakke:
Paradigm Shift # 1: E-mail bør ikke forblive i din indbakke.
Tænk på din indbakke som din køkkenbord og en indbakke fuld af nye beskeder som en stor pose dagligvarer. Du ville ikke lade disse dagligvarer stå på skranken, ville du?
Nej, du ville lægge de letfordærvelige varer i køleskabet, dåse i skabet, sukker og mel i spisekammeret. Du får ideen.
Så hvorfor lader du alle disse e-mails være i din indbakke? Læg dem væk!
Paradigmeskift nr. 2. Det er bedre at søge end at sortere.
Engang var du nødt til at sortere hver e-mail i en slags detaljeret mappestruktur. Men disse dage er langt væk.
Den bedste måde at 'lægge væk' e-mail i disse dage er, så snart du har behandlet det, arkiver det.
prinsesse fra kærlighed og hip hop bio
Bare rolig, meddelelsen er ikke væk. Du kan finde den når som helst ved at bruge e-mail-appens søgefunktion.
Sæt disse paradigmeskift på arbejde
Hvordan anvender du disse grundlæggende paradigmer? Jeg kan godt lide at låne en ramme, som min ven Ari Meisel beskriver i sin bog, Mindre at gøre, mere at leve .
Når du sidder og kontrollerer dine e-mails, skal du gøre noget ved hver e-mail.
Som en sidebemærkning skal du slukke for dine e-mail-underretninger og ikke kontrollere for nye e-mails hvert femte minut. Bloker ud, sig 30 minutter ad gangen, og kontroller kun e-mail 2-3 gange om dagen.
Når du ser på en ny e-mail, skal du straks gøre et af følgende:
Håndter det
Hvis det kun tager 1-3 minutter, skal du fortsætte med at svare på e-mailen. Arkiver det derefter.
Slet det
Hvis der ikke er noget, du tager imod e-mailen, skal du slippe af med den ved at arkivere den. I virkeligheden sletter du e-mailen fra din indbakke, men du kan stadig finde den senere, hvis du har brug for det.
Udskyd det
Hvis du nu skal svare på en e-mail, men du ikke kan gøre det på det nøjagtige tidspunkt, kan du udsætte det på en af flere måder:
- Flyt den til en opgavemappe
- Føj e-mailen til Gmail-opgaver (eller en lignende funktion i din e-mail-app)
- Send det via e-mail til din Asana-konto for at gøre det til en opgave
- Brug Boomerang, et gratis plugin, til at sende e-mailen tilbage til dig på en fremtidig dato
Ved at følge ovenstående trin ophører dine e-mails med at ophobes i din indbakke.
Hvor skal man gå herfra
Fra nu af skal du handle på hvert stykke e-mail for at fjerne det fra din indbakke: Deal med det, Slet (arkiv) det, eller udsæt det. Uanset hvad du gør med dine nye e-mails, skal du ikke lade dem sidde i din indbakke!
Og hvad med efterslæb af e-mails i din indbakke?
Vælg en tærskel eller periode, når e-mails i en bestemt alder ikke længere er vigtige. Tag f.eks. Alle e-mails, der er ældre end seks uger (eller hvilken tærskel du end vælger), markér dem som læst, og arkiver dem.
For de resterende e-mails skal du fjerne dem en gang for alle.
Dette kan tage et par timer, men inden du ved af det, har du opnået Inbox Zero.
Din indbakke - såvel som dit sind - er blevet ryddig. Du kan trække vejret let nu og nyde e-mail igen.
