En kontorarbejder blev fyret efter hende arbejdsgiver opdagede sin sexblog . En servitrice blev fyret for at have udluftet en kunde på Facebook. En kvinde mistede et jobtilbud hos Cisco på grund af noget, hun sagde på Twitter. Disse hændelser illustrerer, hvorfor det kan være klogt at oprette en social mediepolitik for dine medarbejdere.
'Jeg vil sige, at det er helt afgørende for enhver størrelse med en medarbejder at have en social mediepolitik,' sagde Vivienne Storey, general manager for BlandsLaw , et boutique advokatfirma uden for Sydney, Australien, der har specialiseret sig i ansættelsesret. Storey skriver også for firmaets blog om sociale mediepolitiske spørgsmål. 'Hvis du ikke gør det, hvordan styrer og overvåger du, hvad der bliver sagt om virksomheden, og hvordan sociale medier bruges?'
En social mediepolitik skitserer for medarbejderne virksomhedens retningslinjer eller principper for kommunikation i onlineverdenen. Har du brug for en eksplicit politik for sociale medier? Vi skitserer trin for at træffe denne beslutning samt hvad der skal medtages, og hvordan man implementerer den nye politik.
Skrivning af en politik for sociale medier: Beslutning om, hvornår der skal oprettes en politik for sociale medier
En social mediepolitik kan være en virksomheds første forsvarslinje for at mindske risikoen for både arbejdsgiver og medarbejder. Du har muligvis allerede en fortrolighedsaftale, men det er muligvis ikke nok. Tilføjelse af et par linjer i medarbejderhåndbogen for at præcisere, at fortrolighedsaftalen dækker medarbejderinteraktion på sociale mediesider, kan være tilstrækkelig. Men det tilrådes at oprette en separat politik for sociale medier for at have noget specifikt arkiveret og tilgængeligt for medarbejderne, og at de er opmærksomme på politikkens eksistens.
Jason Falls, en social mediestrateg hos Social Media Explorer LLC i Louisville, Kentucky, mener, at virksomheder skal have flere sociale mediepolitikker. 'En del af problemet er, at social mediepolitik er en misvisende betegnelse, siger Falls. 'Det er mere end bare at fortælle medarbejderne, hvad de kan og ikke kan gøre på virksomhedens computere.'
Her er en liste over nogle sociale mediepolitikker, som Falls foreslår, at virksomheder bør overveje at oprette:
• Medarbejderkodeks for onlinekommunikation
• Medarbejderkodeks for virksomhedsrepræsentation i onlinekommunikation
• Politik for offentliggørelse af medarbejderblogging
• Brugspolitik for medarbejdere på Facebook
• Politik for medarbejderes personlige blog
• Politik for medarbejderes personlige sociale netværk
• Medarbejderes personlige Twitter-politik
• Medarbejder LinkedIn-politik
• Politik for virksomhedsblogging
• Politik for brug af virksomhedsblog
• Godkendelsesproces for virksomhedsblog
• Kommentarpolitik for virksomhedsblog
• Politik for brug af virksomhedens Facebook-mærkeside
• Politik om offentlig kommentar / messaging på Facebook
• Corporate Twitter-kontopolitik
• Corporate YouTube-politik
• Politik for offentlig kommentar til YouTube
• Politik for virksomhedskodeord
'Selv om det kan virke useriøst at præcisere politikker for ethvert socialt netværk, er det ikke helt meningen,' siger Falls. 'Forskellige netværk har forskellige konsekvenser for forskellige virksomheder.'
Der er to tilgange til at skabe en social mediepolitik. Du kan skrive en komplet social mediepolitik, der adresserer alle aktuelt tilgængelige sociale medier. Eller du kan skrive politikker efter behov. For eksempel, hvis din virksomhed ikke har en social medie tilstedeværelse på YouTube, behøver du muligvis ikke adresse på YouTube og videoforbrug. Men når din virksomhed udvider, tilføjer du en YouTube-politik senere.
'Jeg vil sige, at der er to brede grunde til at have et sæt af sociale retningslinjer for alle virksomheder: krisestyring eller brandmulighed,' siger Mario Sundar, community evangelist hos LinkedIn. 'Sociale medier kan være en enorm mulighed for dine medarbejdere til at hjælpe med at opbygge din virksomheds brand, men lad os ikke glemme, at der også eksisterer en enorm risiko for individuelle medarbejdere at utilsigtet skade virksomhedens brand, og ved at definere et sæt retningslinjer hjælper du med at mindske risikoen . '
Dig Deeper: Har du brug for en politik for sociale medier?
Skrivning af en politik for sociale medier: Hvad du skal medtage
Sociale medier handler om deling og samarbejde. Af denne grund mener Sundar, at den bedste måde at skabe en politik på er at finde det, han kalder 'social media evangelists' inden for din virksomhed. 'Hent dine mest aktive medarbejdere på sociale medier til at samarbejde og hjælpe med at udarbejde dine retningslinjer for sociale medier.' At medtage medarbejdere i processen skaber interne fortalere for politikken. Politikken skal være mere om hvilke medarbejdere kan gøre og bedste praksis for brug af sociale medier i forhold til alle de ting, medarbejdere har kan ikke eller burde ikke gør på sociale medier.
fox news catherine herridge mand
Når du udformer en politik, skal du sørge for at:
1. Mind medarbejderne om at gøre sig bekendt med den ansættelsesaftale og de politikker, der er inkluderet i medarbejderhåndbogen.
2. Angiv, at politikken gælder for multimedie-, sociale netværkswebsteder, blogs og wikier til både professionel og personlig brug.
3. Internetindlæg bør ikke videregive oplysninger, der er fortrolige eller ejendomsretlige for virksomheden eller for nogen tredjepart, der har videregivet oplysninger til virksomheden.
4. Hvis en medarbejder kommenterer ethvert aspekt af virksomhedens forretning, skal de tydeligt identificere sig selv som medarbejder og medtage en ansvarsfraskrivelse.
5. Ansvarsfraskrivelsen skal være noget i retning af 'de udtrykte synspunkter er mine alene og afspejler ikke nødvendigvis synspunkterne fra (dit firmanavn).'
6. Internetindlæg bør ikke omfatte firmalogoer eller varemærker, medmindre der bliver anmodet om og givet tilladelse.
7. Internetindlæg skal respektere ophavsret, privatliv, fair brug, økonomisk videregivelse og andre gældende love.
8. Medarbejdere bør hverken hævde eller antyde, at de taler på virksomhedens vegne.
9. Virksomhedsblogs, Facebook-sider, Twitter-konti osv. Kan kræve godkendelse, når medarbejderen skriver om virksomheden og branchen.
10. At virksomheden forbeholder sig retten til at anmode om, at visse emner undgås, trække visse stillinger tilbage og fjerne upassende kommentarer.
Når du opretter en politik for sociale medier, behøver du ikke genopfinde hjulet. Flere virksomheder inklusive Cisco , IBM , Intel , Microsoft og Barberfisk har udviklet klare og alligevel omfattende sociale mediepolitikker. Hvis du leder efter nogle gode eksempler på retningslinjer for sociale medier fra forskellige virksomheder, Social Media Governance-websted har en online database med over 100 sociale mediepolitikker.
Falls anbefaler Værktøjskasse til politikker for sociale medier tilbudt af Toolkit Café til $ 149. Værktøjssættet indeholder skabeloner til forskellige typer sociale mediepolitikker. Storey siger: 'Der er mange hjemmesider, som du kan kopiere sociale mediepolitikker fra, men jeg vil også sige, få en advokat involveret og sørg for, at din politik er tilpasset din virksomhed.
(Bemærk: Selvom denne vejledning består af ting, eksperter, vi har interviewet, siger, at det er sikkert at medtage, bør det ikke opfattes som juridisk rådgivning.)
Dig Deeper: Virksomhedsejerens værktøjssæt til sociale medier
Skrivning af en politik for sociale medier: Professionel brug og tilskyndelse til personlig brug af sociale medier
En virksomhedspolitik for sociale medier lader medarbejderne vide, hvad de har brug for at vide for at kommunikere virksomhedsbudskabet effektivt, og hvad de skal og ikke bør gøre.
'Dine medarbejdere, kunder og virksomheder er allerede på sociale medier og vil mere end sandsynligt tale om din virksomhed,' siger Katrina Collier, grundlægger og direktør for Winning Impression LTD , et London-baseret firma, der hjælper virksomheder med social rekruttering. 'Klare retningslinjer vil sikre, at dit firmas brand forbedres, og at dit omdømme ikke bliver ødelagt af en vildfarende bemærkning.'
Det er en fordel for medarbejderne at få deres input til virksomhedernes sociale medier. De kan have stor indsigt og meninger at dele med kunder og kunder. Medarbejdere er en fantastisk ressource og kan hjælpe dig med at promovere din virksomhed på sociale netværk.
Dig Deeper: 12 tip til at styrke din tilstedeværelse på sociale medier
Skrivning af en politik for sociale medier: Sådan implementeres politikken
Lektionen til at lære af eksemplerne på medarbejdernes fyringer og hvordan nogle virksomheder har valgt at adressere sociale medier er at gøre politikken så klar som muligt.
De bedste formater for denne politik er først at angive politikken og følge med en opsplitning af nøglepunkterne. Microsofts politik indeholder en sektion med ofte stillede spørgsmål, der yderligere tydeliggør politikken for medarbejderne. Catherine Allen, vicepræsident i SKIFT-kommunikation et PR-agentur med kontorer i Boston, San Francisco og New York, foreslog at tilbyde retningslinjer eller bedste praksis. Allens firma oprettede et udkast til anbefalinger fra sociale medier at virksomheder kan finjustere, så de passer til deres behov. 'Vores firma skabte dette baseret på timevis af forskning i andre virksomhedsretningslinjer for at hjælpe med at strømline processen for vores kunder.'
Når politikken for sociale medier er afsluttet, er det vigtigt at fortælle dine medarbejdere, at der har været en ændring i medarbejderaftalen, som hver medarbejder underskrev, da de blev ansat. En e-mail eller et notat skal sendes til alle medarbejdere inklusive en kopi af den nye politik eller et link til, hvor de kan henvise til politikken. Uddannelse af dine medarbejdere i den sociale mediepolitik hjælper med at begrænse uheld.
Dig Deeper: Mere om menneskelige ressourcer
Skrivning af en politik for sociale medier: yderligere ressourcer
