Min indbakke har lige nu 93 e-mails, hvoraf 15 er ulæste. Hvor mange har du?
I løbet af de sidste par år er Inbox Zero steget som en populær teknik til tidsstyring. Inbox Zero er udviklet af Merlin Mann og går ind for, at din e-mail-indbakke altid skal være tom. Talsmænd for Inbox Zero, skryt af at de er bedre end resten af os. Fordi de er i stand til at opretholde en tom indbakke, har de opnået en decluttered hjerne og kan bedre fokusere på de vigtige ting.
Dette gør mig skør. Inbox Zero er et fuldstændigt spild af tid. Jeg betragter mig selv som ekspert på kun en håndfuld ting i denne verden, og tidsstyring er en af dem. At have en indbakke, der er aktuel og minimal, er virkelig værdifuld, men det er spildende og distraherende at sørge for, at min indbakke er nul hver dag.
Her er fem teknikker til tidsstyring, som jeg vælger over Inbox Zero, hvilken som helst dag i ugen:
1. Boomerang
Boomerang er en Gmail-udvidelse. Det er det bedste tidsstyringsværktøj, jeg har opdaget i min professionelle karriere. Hvis du afventer et svar fra en e-mail, du sender, kan du vælge at få den e-mail vist øverst i din indbakke på et senere tidspunkt og tidspunkt efter eget valg, hvis du ikke har modtaget et svar inden det tidspunkt. Du kan også oprette en e-mail når som helst på dagen og sende den på et senere tidspunkt. Jeg skriver ofte e-mails kl. 23.00 eller kl. 6 og bruger Boomerang til at få dem sendt arbejdstid for ikke at forstyrre mine holdkammerater.
jordan smith alder stemmen
2. Trello
Trello er et gratis opgavehåndteringsværktøj, der er tilgængeligt på både web og mobil. Trello giver dig mulighed for at prioritere opgaver og danne forskellige lister. Du kan have en 'To Do Today' -liste, en 'Calls To Make' -liste og mere. Indstillingerne er uendelige.
Du kan endda videresende enhver e-mail til Trello. Inde i et Trello-kort skal du klikke på 'Vis menu', derefter 'Mere' og derefter 'E-mail-til-kort-indstillinger'. Du finder en unik e-mail-adresse. Videresend eventuelle e-mails til denne e-mail-adresse, og de føjes til dit Trello-kort.
Dette er meget nyttigt for alle de e-mails, der faktisk er 'To-Do' -elementer, og som ikke nødvendigvis er tidsfølsomme, men som du vil adressere på et eller andet tidspunkt.
3. E-mail-filtre og afmeld
Begge disse tjener det samme formål - spring indbakken over. Afmelding af e-mail-lister tager tid, men det er en enorm tidsbesparelse og investeringen værd. For e-mails, som du vil hente, men ikke har brug for at læse, f.eks. Kuponer til dine yndlingsbutikker og adresselister, skal du oprette et e-mail-filter for at springe din indbakke over og gå direkte til en e-mail-etiket.
Jeg har et mærke kaldet 'Rabatter og tilbud.' På denne måde, når jeg er på markedet for en rabat, går jeg simpelthen til denne mappe og ser, hvad der er tilgængeligt.
4. Top tre liste
At læse e-mails, når de kommer, er helt vilkårlig og reaktiv - det modsatte af prioriteret og proaktiv.
I stedet for at blive håndjern til din e-mail hele dagen, lav en liste hver morgen med de tre bedste forretninger og de tre øverste personlige opgaver, du har til formål at udføre ved slutningen af dagen. Jeg holder mine top tre lister i Trello. Papir fungerer også, ligesom ethvert andet sted, du vælger at holde listen. Opgaverne skal være små nok til at udføre.
Hvis du skal skrive en ydeevneanmeldelse, og den skal om en uge, kan den øverste tre opgave være at bruge 30 minutter på den i dag.
5. Sluk ALLE e-mail-underretninger
Du ved, hvem du er - hvis du ikke kan føre en samtale uden at tjekke din telefon eller se, skal du love mig, at du tager 10 minutter i dag og slukker for meddelelser.
Jeg mener, at der ikke skal være nul underretninger på bærbare computere og kun meddelelser om sms-beskeder på telefoner. Konstant åbning af e-mail kun for at svare med det samme eller få det ud af din indbakke, selvom du vil bruge Boomerang til at udskyde det til en anden dag, kræver non-stop opgaveændring.
Forskning har bevist, at multitasking er ineffektiv, og de af os, der kan fokusere på en opgave, har en enorm fordel. Hvis du ikke kan få dig selv til at slå alle underretninger fra, skal du slukke for så mange som muligt.
hvor gammel er jessica biel
6. Sig bare nej
Og endelig, hvis alt andet fejler, skal du bare sige nej. Det er en myte, at du skal have tendens til alle anmodninger.
Vær ikke uhøfligt og spøg folk, men hvis du har en opgave, der bare aldrig synes at være vigtig nok til at gøre denne uge, skal du fortælle personen, at du bare ikke kan hjælpe dem. Eller find ud af en måde at hjælpe dem på, der tager fem minutter eller mindre af din tid. Og hvis du kender en anden, der måske værdsætter muligheden for at udføre opgaven, skal du se om du kan samarbejde og involvere andre til at påtage sig arbejdet.
