E-mails er valutaen for forretningskommunikation i nutidens verden. Og selvom der er skærme og ledninger mellem afsendere og modtagere, er det stadig vigtigt at opretholde høflighed og etikette. At gå rundt på eller skrive eller skrive irrelevante sætninger er lige så slemt som mundtligt at sprøjte pladder foran klienter eller ledere. Det er vigtigt at forbedre dine kommunikationsevner på denne måde, hvis du vil have succes i forretningen.
Der sendes over 100 milliarder e-mails hver dag, og den gennemsnitlige tid til at læse hver er 15-20 sekunder. Hold det kort, især da 65 procent af al e-mail åbnes først på en mindre mobilskærm. En måde at sikre, at din besked modtages - og at dit omdømme ikke kompromitteres i processen - er at fjerne disse 10 meningsløse sætninger fra dine e-mails med det samme.
1. 'Vær opmærksom på ...'
Denne sætning bruges ofte, fordi den lyder professionel, men den er altid unødvendig. I stedet skal du være direkte og kortfattet. Hvis du tager dig tid til at skrive en e-mail, ved modtageren allerede, at din hensigt er at informere dem om noget. At fortælle dem, at du vil gøre det, er ubevidst at fornærme deres intelligens.
2. 'Tøv ikke med at kontakte mig ...'
Når du bruger denne sætning, angiver du igen det åbenlyse. Folk vil kontakte dig, hvis de er interesserede i, hvad du sendte, eller hvis de har et spørgsmål angående din besked. Da de kan udøve deres digitale ytringsfrihed alene, behøver de ikke at invitere dem eller give dem adgang til at svare.
3. 'Jeg bare ...'
For nylig fløj Ellen Leanse, grundlægger af Karmahacks, et par fjer, da hun råbte kvindernes overforbrug af ordet 'bare' i professionel kommunikation. I et indlæg på LinkedIn argumenterer Leanse imod ordet - som hun hævder, at kvinder bruger tre til fire gange hyppigere end mænd - idet han siger:
Jeg begyndte at bemærke, at 'bare' ikke handlede om at være høflig: det var en subtil besked om underordning, om respekt. Nogle gange var det selvudslettende. Nogle gange endda dobbelt. Da jeg begyndte virkelig at lytte, indså jeg, at det altid at afslutte det fra en sætning blev klargjort og styrket budskabet.
Uanset om du er enig med hendes konklusioner eller ej (og flere andre fremtrædende stemmer er uenige), fortjener hendes diskussion af 'bare' som et 'barneord' ifølge Transactional Analysis-modellen udgivet af Eric Berne noget udforskning. I mellemtiden styr væk fra denne sætning og vælg mere endeligt sprog i stedet.
4. 'Jeg tror ...'
Afsendere inkluderer ofte 'Jeg tror ...' for at minimere det potentielle slag ved fremtidig afvisning, men når du bruger denne sætning, fortæller du modtageren, at du ikke er sikker på dig selv. Hver gang du kommunikerer - i e-mails eller i det virkelige liv - skal du være sikker på din besked. Hvis du ikke gør det, risikerer du, at modtageren ser bort fra din mening og går videre med en anden idé. At skildre tillid på arbejdspladsen er en nøgle til succes.
5. 'Lukket, find ...' eller 'Vedhæftet, find ...'
Det kan virke mindre, men intet kan faktisk vedlægges i en e-mail. Filer kan vedhæftes, men intet kan faktisk placeres i en e-mail. Ved brug af en af disse sætninger undgår forfatteren at bruge pronomenet 'I', men det får sætningen til at lyde arkaisk. Du skal blot informere læseren, 'Jeg har knyttet ...'
6. 'Jeg håber du har det godt ...'
Denne sætning skrives normalt ved to lejligheder. I et tilfælde vises det lige før du rammer modtageren med noget, der er uønsket. Den anden er, når du ønsker at skabe et tæt forhold til eller ægte interesse for nogen, når der ikke er nogen. Hvis du virkelig er interesseret i nogens velbefindende, skal du tale om det direkte i stedet for at bruge denne fyldstofsætning.
7. 'Jeg troede, jeg ville række ud ...'
Jeg ved ikke om dig, men denne sætning får mig til at forestille mig et lille barn, der griber fat i noget uden for rækkevidde fra autostolens begrænsninger. Det virker også meget frygtsomt og skildrer usikkerhed. I stedet skal du blot skrive din besked eller spørgsmål ud og være direkte. I stedet for at sige 'Jeg troede, jeg ville række ud', siger 'Jeg vil gerne forkæle dig med frokost for at diskutere min forretningsidé.' At slå rundt om bushen gør ingen favoriserer. Gør i stedet din hensigt klar for modtageren at se.
8. 'Kan jeg vælge din hjerne?'
Dette fortæller dybest set hvem du sender en besked til, at du vil tage sin tid uden at tilbyde noget af værdi til gengæld. I stedet skal du gøre et punkt for at dele en interessant eller nyttig indsigt med modtageren og fortælle den person, at du ønsker en tovejs gade med samarbejde mellem jer to i fremtiden.
hvor gammel er tom franco
Når jeg stillede op med taleforpligtelser, fandt jeg ud af, at denne stumpe tilgang fungerede bedst - hvilket resulterede i en succesprocent på 52 procent ved at få en opfølgende besked sammenlignet med en svarprocent på 20-27 procent med de andre metoder, jeg prøvede.
9. 'Hvem det kan bekymre sig ...'
Der er et par scenarier, hvor denne sætning er passende, men de er få og langt imellem. Hvis du ved, hvem din besked vedrører, skal du kontakte den person direkte i stedet for at gemme sig bag denne introduktion. Brug af ovenstående sætning i stedet for at navngive individet får dig til at virke selvtillid og unødigt formel. Tryk på slet-knappen, inden du sender en e-mail, der indeholder disse ord.
10. 'Venlig hilsen ...'
Tidligere var denne sætning en populær forkortelse af mere berørte lukninger, men i dagens e-mail-kommunikation lyder det meget formelt og oprigtigt. Generelt kan du lukke en e-mail med et simpelt 'Tak' eller bare dit navn. 'Cheers' er en anden sjov mulighed, der formidler velbehag uden at komme på tværs af som indelukket eller fast. I disse dage forstår vi alle, hvornår en besked er afsluttet. Der er ingen grund til at gå meget langt med en formel lukning.
Træd op til pladen og skriv bedre e-mail. Dine kolleger vil sætte pris på kortfattetheden i dine meddelelser, og du får et bedre svar, når dine anmodninger er klarere. Der er ikke behov for fnug og fyldstof i e-mail. Sig bare hvad du mener. Resultaterne vil tale for sig selv.
Hvilke sætninger irriterer dig mest i e-mail? Del dine største e-mails med kæledyr i kommentarerne nedenfor.
