Ansætter du personlige assistenter, der Gemme din tid eller hvem kostede dig tid?
For nylig inviterede jeg femogtredive af mine førende forretningscoachingklienter til et privat tilbagetog i Jackson Hole, Wyoming, hvor jeg bor. Vi diskuterede de forskellige aspekter af lederskab - de måder, som virksomhedsejere kan skabe strategiske fordele og banebrydende resultater for sig selv og deres virksomheder - når nogen spurgte mig om tidsadministration .
Dette spørgsmål førte til en livlig samtale om de bedste måder, som vi alle havde fundet for at udnytte vores tid. Og det blev klart, at de ekstraordinært succesrige iværksættere, som vi havde i det rum, mistede værdifuld tid, fordi deres assistenter ikke var i stand nok eller bemyndigede nok til at udføre det krævede arbejde. Så jeg begyndte at tale om vigtigheden af at ansætte assistenter, der bedst passer til dine behov - og hvad du kan gøre for at hjælpe dem med at hjælpe dig.
I 25 år hos forskellige virksomheder og i forskellige byer har jeg haft assistenter, der har arbejdet fra mit kontor, assistenter, der har arbejdet eksternt, men lokalt, og assistenter, der har arbejdet bogstaveligt tusind miles væk fra mig. I processen har jeg opdaget, at der virkelig er fire niveauer af assistenter. Og at ansætte den rigtige slags assistent er afgørende for at udnytte din tid.
Niveau 1: Gofer
Assistenter på dette første niveau kræver direkte instruktioner og tæt tilsyn. De kan flytte objekter fra punkt A til punkt B. De kan sende e-mails på dine vegne - når de får at vide præcis, hvad de skal skrive. De kan tage transskriptioner og scanne dokumenter og arkivere disse dokumenter i mapper i henhold til dine instruktioner. Med gofers giver du dem retninger hvert trin på vejen
Så du sparer nogle tid - når alt kommer til alt er din gofer den, der faktisk er gør opgaven - men virkelig, du er nødt til at gøre al deres tænkning for dem. Hvilket sætter en hård grænse for den tid, du virkelig kan udnytte ved at arbejde med en gofer.
Dette er naturligvis ikke den slags personlige assistent, du skal ansætte.
Niveau 2: Den administrative assistent
En administrativ assistent eller 'admin' er en person, der kan håndtere mange opgaver godt, så længe der er lagt en klar proces for dem, og disse opgaver ligger inden for grænserne for, hvad de forventer, eller hvad de er vant til at håndtere .
Den gode nyhed er, at admins er betydeligt mere autonome end gofer. Administratorer kan virkelig hjælpe med at udnytte din tid, så længe de følger kendte processer og procedurer for at få kendte resultater. De udmærker sig med konkrete, definerede opgaver.
Men de kommer i problemer, når tingene bliver tvetydige - når de bliver bedt om at håndtere opgaver, hvor succes ikke er garanteret. De bliver bange for at ødelægge. De bliver bange for at lave en fejl. Fordi de ved, at de vil blive holdt ansvarlige for deres fejl. De kan komme i problemer. Det er de, de er tilbageholdende med at bruge deres eget skøn.
Så administratorer kan hjælpe med at udnytte betydeligt mere af din tid end surfere kan, men de viger væk fra de opgaver, hvor hjælp kan være mest værdifuld.
Niveau 3: Executive Assistent
kari lake fox 10 år
Executive assistenter bliver ikke afskrækket af usikkerhed. De kan tage en uklar opgave og faktisk finde ud af, inden for visse grænser, hvordan de får det til at fungere. De kan håndtere opgaver, der er skitseret i stedet for at være konstrueret ud.
Udviklede opgaver - de slags opgaver, som administrative assistenter føler sig mest komfortable med - er virkelig godt gennemarbejdet. De nødvendige skridt er anført tydeligt på forhånd.
Når du derimod giver en administrerende assistent en skitseret opgave, siger du normalt noget som ' Her er hvad jeg prøver at udrette. Her er et par variabler på spil. Her er nogle ting, du måske vil tage i betragtning . Du finde resten ud . '
Administrerende assistent er yderst autonom; de har bare brug for hjælp til at forstå sammenhængen med dine anmodninger. De har brug for en vis grundlæggende mængde information for at hjælpe dem med at træffe gode beslutninger på dine vegne. De har brug for dig til at kommunikere dine forventninger og præferencer.
For eksempel, når det kommer til rejser, vil du gerne fortælle dem, under hvilke forhold du gerne vil opgradere til en højere klasse flyservice, hvilken slags hoteller du kan lide, og hvilke slags kvarterer du foretrækker at bo i.
Denne sammenhæng kan også gå meget dybere. For min del kan jeg godt lide at have min administrerende assistent inde i min indbakke. Dels er det nyttigt, fordi det reducerer antallet af e-mails, jeg har brug for at håndtere: hvis jeg får hundrede e-mails om dagen, vil jeg sige, at min administrerende assistent håndterer, omdistribuerer eller sletter omkring halvtreds til halvfjerds af dem.
Men at have hende der er også nyttigt, fordi hun ser sammenhængen med min virksomhed. Fordi hun ved, hvad jeg arbejder på og med hvem, kan hun træffe bedre beslutninger om, hvem der skal få møder med mig. For eksempel, hvis hun ser, at jeg udveksler mange e-mails med Joe om et bestemt projekt, og så beder Joe om et møde og siger, at det skal ske inden en bestemt deadline, kan hun bestemme, at projektet virkelig er vigtigt for mig, og at mødet sandsynligvis også er det. Så hun vil tage initiativ til at oprette dette møde for mig og bare sende mig en note om, at, ' Joe sagde, at han virkelig havde brug for at mødes med dig inden denne deadline, så jeg passer ham ind i en halv time fra 2:45 til 3:15 . '
Executive assistenter kan virkelig hjælpe dig med at udnytte din tid, så længe du giver dem en god kontekst.
Niveau 4: Stabschefen eller Direktøren
Endelig har vi stabschefen - eller i militæret den udøvende officer. Denne assistent er som en personlig COO til dine forretningsaktiviteter. De forstår dine mål. De ved, hvem alle nøglespillere er. Og de er i stand til at få resultater alene, mens de tager meget - eller endda det meste - af den administrative belastning af dine skuldre.
En stabschef vil tage initiativ og faktisk følge op og tjekke ind med dine direkte rapporter på dine vegne. Mens en administrativ eller administrativ assistent muligvis tager noter på et møde, vil din stabschef få øje på ting, der skal følges op, og selv følge den op. Din stabschef vil påtage sig at cirkelere tilbage med Cindy efter mødet for at sikre sig, at hun virkelig havde en ren overdragelse af disse fire ting og derefter tjekke tilbage to dage senere for at se, hvordan hun har det med dem.
Desværre ansætter de fleste mennesker gofers og administrative assistenter - mennesker, der kun kan hjælpe med klart oplagte opgaver. Men som virksomhedsejere er de fleste af os ikke for procesorienterede; vi lever i en verden, der er mere uklar. Og så har vi i det mindste brug for en administrerende assistent, der kan håndtere mere tvetydige situationer.
Og mens stabschefer er gode, finder du dem normalt kun i mid-cap og større virksomheder. Hvis du har en mindre virksomhed, har du sandsynligvis en stabschef person i dit team, men de tildeles ikke udelukkende til dig. De kan muligvis køre din virksomhed i stedet, eller hvis din virksomhed er lidt større, er de muligvis din COO.
Og det er også en vigtig ting at bemærke, at disse titler er vilkårlige. Masser af mennesker, der har titlen 'Executive Assistants', er egentlig bare gofer. Og masser af mennesker, der er ansat som gofer, udfører virkelig på niveauet for administrerende assistent. (Sidstnævnte er især almindeligt i underholdningsverdenen.)
Så når du tænker på at ansætte din næste assistent, skal du overveje, hvilken type assistent du har brug for. Og uanset hvad du beslutter dig, skal du søge efter disse kvaliteter under interviews.
Endelig et bonus-tip: ansæt nogen med lidt mere kapacitet, end du tror du har brug for. Når alt kommer til alt, vil du have, at din virksomhed skal vokse, ikke?
Hvis du nød de ideer, jeg delte, opfordrer jeg dig til at downloade en gratis kopi af min nyeste bog, Byg en virksomhed, ikke et job . Klik her for at få alle detaljer og få din gratis kopi.
