Mens vi ikke er endnu styring af humanoide robotter fra komforten i vores hjem ligesom figurerne i 2009-filmen Surrogater , i stigende grad vores daglige interaktioner - både professionelle og personlige - gennemføres virtuelt.
Da virksomhedsejere omfavner virtuelle begivenheder som en omkostningseffektiv metode til at nå et utal af mål, herunder webinars, træning og konferencer, er det vigtigt at sikre, at effektiv kommunikation ikke handles til bundlinjebesparelser. Selv om det er usandsynligt, at et virtuelt møde helt vil erstatte behovet for iværksættere at mødes personligt, kan dets lette vedtagelse og bekvemmelighed tjene til at forbedre din virksomheds produktivitet. Virtuelle møder er dog ikke ideelle til enhver situation, så det er vigtigt at vide, hvornår og hvordan man bruger denne teknologi.
Donna Dennis, formand for Leadership Solutions Consulting, og skaber og facilitator af American Management Association 's tredages seminar om Førende virtuelle og eksterne teams , siger, at teknologi blev hovedfokus; et sted mellem folks BlackBerries og e-mail, mistede mange ledere forholdet mellem sig. 'Nu er fokus på styring af opgave, relationer og teknologi,' siger Dennis, som uddyber yderligere i sin kommende bog Videnstyring og e-læring.
Lee E. Miller, indflydelsesrig træner og forfatter af OP: Indflydelse, magt og U-perspektiv: Kunsten at få det, du vil have , tilføjer, 'Den største fejl, folk begår, er at antage, at påvirkning, når du mødes ansigt til ansigt, er den samme som at påvirke, når du interagerer virtuelt. Det er ikke. Reglerne er forskellige, fordi folk reagerer forskelligt, når de interagerer virtuelt. '
Her er nogle tip, der hjælper dig med at gennemføre et vellykket virtuelt møde.
5 tip til afholdelse af et virtuelt møde: hvordan man forbereder sig
'Den første ting, vi gør, inden vi beslutter, hvilke teknologier og software der er behov for, er at beslutte, hvem det deltagende publikum er, og hvilke oplysninger der deles,' siger Drew Bowers, en forskningspsykolog i University of Dayton Research Institute's Human Factors Group. 'Vi har fundet ud af, at det er bedst for præsentanter enten at designe deres data eller præsentation i henhold til det miljø, de vil præsentere i, eller at vælge det bedste miljø til at repræsentere de data, de har.' Bowers siger, 'Du kan ikke bare tage en præsentation, du holdt foran et live publikum på en konference og kaste den op på en videomonitor for et virtuelt publikum og forvente de samme resultater, fordi du er begrænset til en grad , hvordan du kan interagere med dit virtuelle publikum.
inlinebuyerzonewidget
Dennis påpeger, at når du planlægger et møde på et fysisk sted, kan du være mere afslappet omkring mødets dagsorden og levere materialer. Du har også fordelen ved at få deltagerne til at køre på gangen, ved kaffemaskinen osv. Et vellykket virtuelt møde kræver dog meget mere forberedelse på forhånd. Colaric anbefaler, at virtuelle møder planlægges i god tid. 'Send dagsordenen på forhånd, opret grafik for at forstærke din besked og videresend dem til alle inden mødet, inviter medlemmerne af hvert hold, der har brug for at blive involveret,' siger hun.
Sørg også for at sende loginoplysninger (adgangskoder, URL'er og opkaldsnumre) mindst en dag i forvejen, så deltagerne kan teste for alle nødvendige software-downloads. Det kan også være en god idé at bede deltagerne om at logge ind mindst 15 minutter inden starten for at teste forbindelse, foreslår Laura Stack, forfatter og præsident for The Productivity Pro, et træningsfirma for tidsstyring. 'Foretag opkald og kontroller, at alt fungerer. Gennemgå tidslinjen. Giv en metode til at nå dig offline, hvis en paneldeltager støder på problemer, siger Stack.
Bemærk: Hvis du er vært for en enkelt præsentator med et stort publikum, der indstiller sig, er det en god ide at have en facilitator udpeget til at hjælpe hovedpræsentanten. Facilitatoren kan støtte deltagere med tekniske problemer samt overvåge eventuelle chatspørgsmål, der kommer ind. At lade præsentanten prøve at læse chatspørgsmål bremser strømmen af præsentationen.
Dig Deeper: iMeets nye videokonferenceværktøj
5 tip til gennemførelse af et virtuelt møde: tekniske værktøjer og krav
Skønheden ved online mødeteknologi er, at selv den mest spirende operation med bare knogler kan bruge den. Alt, hvad der kræves, er en internetforbindelse, lyd (fra computerhøjttalere, mikrofon eller via telefon) og et webcam (enkeltstående eller integreret med din skærm / bærbare computer). Større grupper har muligvis også brug for en projektionsskærm eller en stor TV-skærm.
Når du vælger en tjeneste, skal du tænke 'lille', siger Susan Colaric, assisterende vicepræsident for instruktionsteknologi ved Saint Leo University i Saint Leo, Florida. 'De mest effektive webkonferencer er dem, der kun bruger den nødvendige teknologi. KIS-; hold det enkelt- er den bedste måde at få folk til at fokusere på dit budskab og ikke teknologien. ' Nogle online webprodukter inkluderer Adobe Acrobat Connect , GoToMeeting , Microsoft Office Live Meeting og WebEx .
Iværksættere skal også være opmærksomme på, at ikke alle videokonference-systemer fungerer sammen. Undgå forlegenhed med forsinkelser og tekniske fejl ved at teste forbindelsen på alle websteder inden mødet. 'At prøve at bruge et analogt videosystem i den ene ende og et digitalt system i den anden kan forårsage en lang række problemer, og selv digital-til-digital-konferencer kan være problematiske, hvis et ældre softwareprogram har brug for en opgradering, før det kan' tale med 'et nyere program,' siger Bowers.
Dig Deeper: No Fly Zone: Virtuelle møder
jaclyn glenn og social hvile
5 tip til afholdelse af et virtuelt møde: Bliv fokuseret
Rick Maurer, forfatter af Ud over modstandens mur og Hvorfor vil du ikke have det, jeg vil have? råder brugerne til at fjerne distraktioner. Fordelen ved virtuelle møder er evnen til at holde dem næsten overalt - Ulempen ved virtuelle møder er også evnen til at holde dem næsten hvor som helst. Deltagere i online møder kan ringe eller logge ind fra det lokale kaffebar, lounger, hjemmekontorer osv. For at minimere baggrunds- eller 'vejstøj' (du ønsker ikke, at dit barn, kæledyr eller ringetelefoner skal være i fokus) kan du vælg at 'slå alle deltagere fra og kun tage spørgsmål via chatboksen,' siger Stack.
Maurer fraråder også at forsøge at presse flere ting ind i et enkelt møde. 'Hold fokus på et eller to emner. Hvis du skal dække flere ting, så giv folk tid til at strække sig, tage en pause i badeværelset eller genopfylde deres kaffe. Hold hvert segment af mødet kort - ikke længere end 30 minutter. '
Bemærk: Stribede skjorter transmitterer ikke godt på kameraet, heller ikke store, skinnende smykker. Begge kan være distraherende visuelt. Prøv at holde dine kropsbevægelser på et minimum, da overdreven bevægelse faktisk kan forringe videokvaliteten.
Dig Deeper: Møde på nettet: Hvilke værktøjer skal du bruge?
5 tip til gennemførelse af et virtuelt møde: Etikette
hvor høj er jonathan frakes
'Nøglen til en vellykket videokonference eller telefonkonference er at huske, at du er i et møde,' understreger Colaric. 'Vær opmærksom på deltagerne, som hvis du var i samme rum. Lad dig ikke distrahere af e-mail, websurfing eller sms. Prøv ikke at spise eller drikke, så du kan være forberedt, hvis spørgsmål rettes til dig. '
En god tommelfingerregel? Colaric siger, 'Antag altid, når du går ind i rummet, at mikrofonerne allerede er live til andre steder! Dette hjælper med at forhindre, at enhver ekstern samtale før mødet udsendes, når du måske ikke har til hensigt. '
Hun påpeger også, at videokonference-møder faktisk burde bevæge sig i et lidt langsommere tempo end et typisk møde på grund af en forsinkelse på to til tre sekunder for de fleste systemer at kommunikere. Hvis du leder mødet, skal du sørge for, at der er tilstrækkelige pauser, når du har stillet et spørgsmål. Hvis du er deltager, skal du være opmærksom på dig selv, før du henvender dig til gruppen ved at signalere med din hånd eller sige 'spørgsmål' eller 'kommentar' og derefter vente et par sekunder, før du fortsætter. '
Deltagerne bør også få øjenkontakt ved at kigge ind i kameraet. Det vil gøre samtalen mellem deltagerne mere naturlig. Følgende er et hurtigt snydeark på etikette:
De 8 do's af videokonferenceetikette
Vær høflig over for andre deltagere
Tal tydeligt
Hold kropsbevægelser minimale
Flyt og gestus langsomt og naturligt
Hold øjenkontakt ved at kigge ind i kameraet
Klæd dig passende
Gør sessionen animeret
Vær dig selv og have det sjovt!
De 7 don'ts af videokonference etikette
Lav ikke distraherende lyde
Råb ikke
Foretag ikke distraherende bevægelser
Afbryd ikke andre højttalere
Fortsæt ikke sidesamtaler
Brug ikke 'støjende' smykker
Dæk ikke mikrofonen til
Kilde: St. Leo University Office of Information Technology
Bemærk: Hvis din dong-forretning globalt, skal du tjekke websteder som f.eks executiveplanet.com og kissbowshakehands.com for ressourcer på international forretningsetikette.
Dig Deeper: Sagen og planen for det virtuelle selskab
5 tip til gennemførelse af et virtuelt møde: Engagerende deltagere
Dennis siger, at der i virtuelle møder er en tendens til at starte lige ind i opgaven, hvilket kan påvirke opbygningen af forhold negativt. Hun anbefaler at bryde isen ved at gå rundt i det 'virtuelle' rum og bede alle om at præsentere sig selv og dele noget om deres weekend eller tale om noget, de ser frem til, for at tilføje et socialt element til proceduren. 'Alt, hvad du kan simulere fra ansigt til ansigt-møder er godt.'
Stack siger at opfordre deltagerne til at indsende deres spørgsmål om emnet inden programmet begynder. Hun anbefaler også andre metoder til at holde publikum engageret under webinaret, såsom at tage en afstemning eller stille et spørgsmål og bede om svar via chat.
Colaric foreslår ofte at stille spørgsmål både for at engagere eksterne deltagere og for at holde en personlig forbindelse i gang. Men, understreger hun, vær eksplicit i dine spørgsmål. 'Stil en bestemt person et specifikt spørgsmål. At stille åbne spørgsmål til et stort eksternt publikum vil ofte resultere i 'død luft' og derefter taler flere mennesker på én gang. '
Dig Deeper: Hvordan et virtuelt firma kommunikerer
hvor høj er ginger zee
Redaktørens note: Leder du efter videokonference til din virksomhed? Hvis du ønsker oplysninger, der kan hjælpe dig med at vælge den, der passer til dig, skal du bruge spørgeskemaet nedenfor for at få vores partner, BuyerZone, til at give dig information gratis:
Redaktionel offentliggørelse: Inc. skriver om produkter og tjenester i denne og andre artikler. Disse artikler er redaktionelt uafhængige - det betyder, at redaktører og journalister undersøger og skriver om disse produkter uden indflydelse fra enhver marketing- eller salgsafdeling. Med andre ord fortæller ingen vores journalister eller redaktører, hvad de skal skrive eller medtage nogen særlig positiv eller negativ information om disse produkter eller tjenester i artiklen. Artiklens indhold er helt efter reporterens og redaktørens skøn. Du vil dog bemærke, at vi undertiden inkluderer links til disse produkter og tjenester i artiklerne. Når læsere klikker på disse links og køber disse produkter eller tjenester, kan Inc blive kompenseret. Denne e-handelsbaserede reklamemodel - som enhver anden annonce på vores artikelsider - har ingen indflydelse på vores redaktionelle dækning. Journalister og redaktører tilføjer ikke disse links, og de administrerer dem heller ikke. Denne reklamemodel understøtter, ligesom andre, du ser på Inc, den uafhængige journalistik, du finder på dette websted.
