Har du en opgaveliste? Selvfølgelig - de fleste af os gør det. Men hvad med en liste, der ikke skal gøres? Ifølge produktivitetseksperter viser det sig, at det er mindst lige så vigtigt.
Hvad er egentlig en ikke-at-gøre-liste? Det er ikke en liste over dårlige vaner, du er fast besluttet på at bryde eller negativ opførsel, du vil være sikker på at undgå. Det er en liste over opgaver, som du måske synes, du skal udføre, eller måske vil udføre, eller måske bliver bedt om at udføre af en anden. Men fordi disse opgaver ikke bevæger dig mod nogen af dine større mål, ikke fodrer din sjæl og ikke er nødvendige for dig at gøre, er det meget bedre for dig ikke at gøre dem. De skal enten fortrydes, eller du skal delegere dem til en anden.
De mest succesrige mennesker, jeg kender, siger, at store karrierer opstår ud af det, du siger nej til. Det giver mening, fordi tid og energi er en begrænset ressource for hver af os, og hvordan vi vælger at bruge den dyrebare ressource betyder meget. Ledelseskonsulent og udøvende coach skriver i Harvard Business Review :
Når du først har accepteret, at du har mere at gøre end tid til at gøre det hele, er det faktisk et befriende koncept. Denne erkendelse tvinger dig til at erkende, at der er elementer med lavere prioritet, som du sandsynligvis aldrig vil gennemføre. Slet disse ikke-væsentlige, sæt dem på din ikke-at-gøre-liste, og forpligt dig til at lade dem gå. Dette forhindrer dig i at spilde dyrebar tid på løbende at revurdere, om du måske kommer til dem, der kan være bedre investeret i faktisk at fuldføre dit arbejde.
hvor høj er beenie mand
En liste, der ikke skal gøres, giver dig klarhed og fred, fordi der vil være mindre skam og angst over ting, som du synes, du skal gøre, eller værre, har fortalt en anden, du vil gøre, men har problemer med at komme til. Det vil også give større gennemsigtighed og forbedre dine relationer til dine kolleger og kunder, fordi du ikke længere vil give løfter, som du ikke kan holde.
Det lyder måske kontraintuitivt - du har allerede travlt nok - men afsæt lidt tid, i det mindste en halv time, til at oprette din ikke-at-gøre-liste. Den produktivitet, du opnår, vil være det værd. Sådan kommer du i gang:
1. Saml en generel liste over kandidater til din ikke-at-gøre-liste.
Hvis du sporer, hvordan du bruger din tid (hvilket er værd at gøre), skal du gennemgå dine optegnelser for at se, hvilke opgaver du bruger tid på hver dag. Se på din kalender og eventuelle noter, du måtte have, der vil kaste lys over præcis, hvordan du bruger din arbejdstid. Alt hvad du bruger tid på, der ikke stemmer overens med dine langsigtede mål og vision for dig selv, bør bestemt være en kandidat. Så bør ting, der har været på din to-do-liste i lang tid, nagende på dig, men som du endnu ikke har opnået. Ting, som andre mennesker beder dig om, skal gå på listen over potentielle kandidater, medmindre de bevæger dig mod dine egne mål. Og endelig skal enhver opgave, der får dit hjerte til at synke bare for at tænke over, være en kandidat til din ikke-at-gøre-liste.
2. Stil dig selv nogle spørgsmål.
Når du har fået dine potentielle kandidater til listen over ikke at gøre, skal du udfordre dem med et par spørgsmål. Spørg først: 'Vil denne opgave hjælpe mig med at nå mine mål og bidrage til min vision om succes?' Hvis svaret er nej, skal du følge op med at spørge: 'Vil jeg eller nogen anden få meningsfulde negative konsekvenser, hvis denne opgave ikke bliver færdig?' 'Er denne opgave enten presserende eller vigtig?' Hvis svaret på disse to sidste spørgsmål også er nej, skal denne opgave gå på din ikke-at-gøre-liste.
Hvis noget virker presserende eller vigtigt eller kan have negative konsekvenser, hvis det fortrydes, så spørg dig selv dette: 'Skal jeg være den, der udfører denne opgave? Eller kunne jeg give det til en anden ved at delegere det eller outsource det? ' Hvis der er nogen måde at give denne opgave til en anden, skal den gå på din ikke-at-gøre-liste.
3. Forbered nogle svar.
Hele pointen med ikke-gør-listen er, så du vil være villig og i stand til hurtigt at sige nej til opgaver, der ikke passer til dine langsigtede mål og ikke behøver at blive udført af dig. Når nye opgaver føjes til din ikke-at-gøre-liste, er det nyttigt at være klar med nogle hurtige svar, hvis nogen (inklusive dig selv) beder dig om at gøre noget, der ikke passer med din mission.
Livscoach Blaz Kos foreslår faktisk forbereder kedelpladetekst, som du hurtigt kan hente og slippe ind i en e-mail, hvis du høfligt vil afvise en anmodning om, at du gør noget. Du vil muligvis også skrive scripts, du kan bruge personligt eller over telefonen, og komme med nogle ting, som du også skal være parat til at fortælle dig selv, når en ikke-væsentlig opgave løfter sit grimme hoved.
4. Gentag.
Når du er inviteret til at påtage dig nye opgaver, eller når du kommer med nye ideer, som du vil forfølge, skal du teste hver enkelt mod ovenstående spørgsmål. Opfylder det de meget strenge kriterier, der skal placeres på din to-do-liste, eller hører det med på din not-to-do-liste? Vær opmærksom på at beskytte din egen tid og energi, og brug din kedelplade eller script til at afvise opgaver efter behov.
Gennemgå din ikke-opgaver-liste med jævne mellemrum - mindst en gang i kvartalet, foreslår Kos. Når du får fat i det, kan du føje flere emner til listen. Hvem ved? Måske en dag vil din ikke-opgaver-liste være længere end din opgaveliste.
