Så du er kvinde og du driver en virksomhed. I puljen af privatejede små virksomheder i dette land har det faktisk mange fordele at være en kvindelig virksomhedsejer. De fleste offentlige virksomheder samt lokale, statslige og føderale offentlige indkøbskontorer har programmer til tildeling af en vis procentdel af forretning til kvindeejede virksomheder. At blive certificeret som en kvindeforretningsvirksomhed (WBE) kan gøre forskellen mellem at lande den forretning eller ej. Imidlertid er certificeringsprocessen ikke uden sine udfordringer, og ofte bliver ejere modløs under processen, fordi de mangler den rette vejledning eller misforstår, hvordan processen fungerer. Følgende er, hvad du har brug for at vide, hvis du beslutter, at certificering er til din fordel.
Sådan bliver du en certificeret kvindeejet virksomhed: Sørg for, at du opfylder kriterierne
Før du går i gang med certificeringsprocessen, er det vigtigt for virksomhedsejere at forstå, at det er en vigtig tidsinvestering. Kravene til at indsende en ansøgning er meget strenge og skal overholdes fuldstændigt. 'Mange mennesker vil skrige, når de går igennem det, men de ender altid med at være certificeret,' siger Janet Harris-Lange, præsident for National Women Business Owners Corporation (NWBOC), som var den første private nationale certificering af kvindelige erhvervsvirksomheder, da den blev dannet i 1995.
Det mest væsentlige krav for at opnå certificering som en kvindeejet virksomhed er majoritetskontrol. Det betyder, at en kvinde skal eje 51 procent af virksomheden for at kvalificere sig til certificering. Imidlertid er ejerskab kun en lille del af ligningen. I dette tilfælde går udtrykket ejerskab ud over antallet. En kvinde skal også have den højeste position i virksomheden og være aktiv i den daglige ledelse og virksomhedens strategiske retning. 'Ejerskab er en meget nem ting at gøre på papiret, men hvis kvinden ikke er den visionære og for eksempel har kontoransvarlig, er det den slags ting, der stopper en certificering,' siger Harris-Lange. Så inden du går videre, skal du sørge for, at du har flere måder at bevise, at du leder virksomheden, lige fra ansættelse og fyring til planlægningsdokumenter.
Ud over at være majoritetsejer skal en kvinde også være amerikansk statsborger, og det anbefales, at hun har forretning i mindst seks måneder. Hvis du opfylder disse tre hovedkrav som virksomhedsejer, kan du begynde processen med at sammensætte din ansøgning.
Dig Deeper: Grrrrl Power - Top 10 kvinder-drevne virksomheder
Sådan bliver du en certificeret kvindeejet virksomhed: Bliv organiseret
Der er en lang liste med dokumenter, som du bliver nødt til at samle til din ansøgning. Dette er sandsynligvis den mest vanskelige del af certificeringsprocessen, og hvis du ikke er organiseret eller ikke har holdt styr på vigtige forretningsdokumenter, kan det være endnu mere tidskrævende og udfordrende at få alt sammen. 'Mange joke, at vi beder om alt andet end deres førstefødte,' siger Harris-Lange.
Du behøver ikke at gennemgå ansøgningsprocessen, før du bliver organiseret. Hvis du tror, at få certificering er noget, du i sidste ende vil gøre, er det klogt at begynde at lægge de nødvendige dokumenter og papirer til side så tidligt som muligt. 'Det bedste tidspunkt at begynde at organisere dine materialer er, når du gør tingene for første gang,' siger Harris-Lange. Når du er en ung virksomhed, er det mere sandsynligt, at du har dokumenter som dine inkorporeringspapirer og kopier af eventuelle lejemål let tilgængelige.
Nancy Mobley, administrerende direktør for Insight Performance , et menneskeligt ressourcekonsulentfirma i Dedham, Massachusetts og certificeret kvindejet virksomhed, siger, at det er en god ide at starte certificeringsprocessen tidligt. Mobley gennemgik certificeringsprocessen efter fem års forretning, og hun husker, at det tog et stykke tid, ikke kun at finde alle de nødvendige dokumenter, men også bare at lave kopier af alt. 'Jeg var stort set nødt til at kopiere min controller's arkivskab,' siger Mobley.
Women's Business Enterprise National Council (WBENC), en national nonprofitorganisation, der er baseret i Washington, D.C., og som også giver en mulighed for kvindeejede virksomheder at blive certificeret, har en liste over krævet dokumentation på deres hjemmeside. Ofte ved kvinder ikke noget om certificeringsprocessen, før de har besluttet at ansøge, og det kan føles meget overvældende at se på listen for første gang. Bare at være fortrolig med, hvad der kræves, kan gøre processen meget mindre stressende.
Det kan også være en god idé at hverve nogen til at hjælpe dig, når du begynder at blive organiseret. 'De fleste kvinder har for travlt med at lede deres virksomhed og har ikke tid til at udføre en masse administrativt arbejde i forbindelse med ansøgningsprocessen,' siger Harris-Lange. I så fald kan arbejde med en betroet medarbejder eller endda en forretningspartner eller en anden virksomhedsleder være den bedste måde for dig at tackle processen. Men hvis du er en lille virksomhed og ikke har ledigt personale til rådighed, er der andre ressourcer, der kan hjælpe dig gennem processen.
National Women Business Owner's Council sammensatte en certificeringssæt , der er beregnet til at tjene som en guidet rundvisning i alle aspekter af ansøgningsprocessen og give en indbygget organisatorisk metode til ansøgningsmaterialerne, som den sælger på sit websted for $ 39,95. Harris-Lange fandt ud af, at organisationen modtog adskillige opkald fra kvinder, der var uklare om, hvad der blev bedt om. NWBOC er altid tilgængelig til at stille disse spørgsmål, men Harris-Lange siger, at de, der har købt sættet, ender med at få de fleste af deres spørgsmål besvaret fra de leverede oplysninger.
Dig Deeper: 2009 Inc. 500: Top 10 kvinder-drevne virksomheder
Sådan bliver du en certificeret kvindeejet virksomhed: Hvor kan du blive certificeret
Ud over private tredjepartscertificatorer som WBENC og NWBOC - som begge leverer national certificering - tilbyder flere statslige og lokale agenturer programmer til certificering. At beslutte, hvilket niveau af certificering du skal få, afhænger virkelig af, hvilken type forretning og kunder du målretter mod, siger Harris-Lange. For eksempel kan du søge at handle med det lokale hospital i din by, så omfanget af dine tjenester kræver ikke, at du har en national certificering. I så fald ville det være bedst at gå gennem dit lokale byrå for at ansøge om certificering. For virksomheder, der er interesserede i at udføre kontraktarbejde for et regeringsagentur, er det vigtigt at kontakte de enkelte agenturer for at få deres certificeringskrav. Mens reglerne varierer fra land til land, kræver mange statslige agenturer, at kvindeejede virksomheder får certificering gennem deres program, fordi de opretholder deres egne regler.
Imidlertid finder nogle virksomheder, at de kun behøver at opnå en national certificering. National certificering er mest gavnlig for virksomheder, der ønsker at udføre arbejde i den private sektor og ikke planlægger at lande offentlige kontrakter. Harris-Lange siger, at en type certificering ikke er mere fordelagtig med hensyn til at få forretning end en anden, og i mange tilfælde vil virksomhedsejeren vælge at blive certificeret på flere niveauer, hvis de ikke vil begrænse sig til den type arbejde, de kan byde på. 'Se på, hvad din vision er for din virksomhed,' siger Harris-Lange, 'og tag derefter beslutningen ud fra, hvem din kundebase er og omfanget af dine tjenester.'
Amanda Steinberg, grundlægger af Soapbxx , en Philadelphia-baseret webrådgivning, er i færd med at blive en certificeret kvindeejet virksomhed gennem byen Philadelphia. Steinberg fastslog, at ansøgning på byniveau var bedst egnet til hendes firma. Hun startede ansøgningsprocessen efter at have hørt om en RFP fra borgmesterskontoret for bæredygtighed i Philadelphia, som hun ønskede at konkurrere om. 'Alle kan ansøge om at udføre arbejde for byen Philadelphia, men der er kvoter for, hvor meget arbejde byen har at give til minoritets- og kvindeejede virksomheder,' siger Steinberg. 'Jeg indså, at hvis vi kunne præsentere os som en certificeret kvindeejet virksomhed, ville vi være godt positioneret til at vinde denne type projekter i fremtiden.' Når Steinberg modtager sin certificering, planlægger hun at arbejde mere omfattende på sociale sektorprojekter på lokalt niveau, og hun mener, at certificeringen vil være et strategisk smart skridt, når det kommer til disse sysler.
Dig Deeper: Kvindelige iværksættere
Sådan bliver du en certificeret kvindeejet virksomhed: Ansøgningsprocessen
Når du har samlet alle de nødvendige oplysninger og papirer, skal du sende det hele til det relevante agentur til gennemgang. Harris-Lange siger, at så længe alle de krævede elementer er der, betyder det ikke noget, hvordan det sendes, men det vil hjælpe med at fremskynde processen, hvis du har oprettet en organisatorisk metode til at samle informationen. Et bindemiddel med skillevægge er en god måde at holde alt organiseret på, siger hun. Det er vigtigt at følge instruktionerne fra det bureau eller den organisation, som du ansøger igennem. Sørg også for at gemme kopier af alt, hvad du har sendt. I de fleste tilfælde vil du være i stand til at indsende en fotokopi af et dokument og opbevare originalen til dine egne filer.
Når du har afleveret din ansøgning, går den til et revisionsudvalg. I NWBOC består bedømmelsesudvalget af mindst en advokat og en CPA sammen med andre forretningsfolk. Harris-Lange siger, at spørgsmål om fortrolighed tages meget alvorligt. På NWBOC vil en potentiel ansøger blive kontaktet, hvis der mangler noget eller ufuldstændigt i deres ansøgning. Forvent, at gennemgangsprocessen tager gennemsnitligt fire til seks uger. Hvis alt i applikationen er færdig første gang, kan processen vare så hurtigt som tre uger.
Ud over den papirdel af ansøgningen skal du være forberedt på et personligt interview, når et udvalg fra certificeringsbureauet eller organisationen gennemfører et stedbesøg på dit forretningssted. Formålet med besøg på stedet er, at udvalget skal observere, hvordan virksomheden drives, og kontrollere, at der faktisk er en kvinde ved roret. 'Vi har et stift gennemgangssystem, og vi ønsker ikke at skræmme kvinder, men vi er nødt til at føle os godt tilpas, at vi kan godkende dem som en kvindeejet virksomhed, så vi kommer og ser selv,' siger Harris-Lange.
Du behøver ikke forberede noget på dette webstedsbesøg; udvalget ønsker at se forretning som normalt. For Mobley var interviewdelen lidt skræmmende, men efter at have gennemgået det er hendes råd at have tillid til dig selv. 'Vi havde intet at skjule, fordi Insight er 100 procent kvinderejet,' siger Mobley. ”Interviewprocessen er nødvendig, fordi de virkelig dyrker de virksomheder, der ikke opfylder ejerskabskriterierne. På det tidspunkt vil du ikke forsøge at trække uld over nogens øjne, fordi du ikke vil klare det. '
Efter at besøgsteamet har mødt alle ejerne, tilføjes rapporten fra besøget til ansøgningsmaterialet. På NWBOC mødes revisionsudvalget en sidste gang for at træffe deres beslutning, og hvis virksomheden får tildelt certificering, vil de modtage et certifikat, der angiver deres nye status som en kvindeejet virksomhed.
Hvis der af en eller anden grund er uoverensstemmelse med din ansøgning, og du nægtes certificering, giver NWBOC dig 30 dage efter meddelelsestidspunktet at klage over beslutningen. NWBOC vil altid give grundene til benægtelse. Du skal derefter vente et år, før du kan ansøge igen. Harris-Lange siger dog, at der kun har været én gang i historien om NWBOC, at en virksomhedsejer gennemgik hele processen og blev nægtet.
Dig Deeper: Women in Business
Sådan bliver du en certificeret kvindeejet virksomhed: Når du først er certificeret
Tillykke! Du klarede det gennem certificeringsprocessen. Nu er det tid til at bruge sondringen til din fordel. Ifølge virksomhedsejere, der har deres certificering, er der et stort potentiale for at vokse din virksomhed gennem denne vej, men du kan ikke bare læne dig tilbage og forvente, at virksomheden kommer til dig. Mobley siger, at den bedste måde at få besked om, at du er certificeret, er at kontakte lokale, statslige og nationale certificeringsbureauer og bede om at blive sat på deres adresseliste. Ofte sender store virksomheder og offentlige agenturer RFP'er gennem organisationer som NWBOC og WBENC, og din virksomhed vil modtage en e-mail-eksplosion om eventuelle kommende projektmuligheder. Når du bliver certificeret gennem NWBOC, bliver du automatisk en del af organisationens database, hvor en lang række købere har adgang. Derudover siger Mobley, at Insight nævner, at de er en certificeret kvindeejet virksomhed på deres marketing- og reklamemateriale, hvilket er en nem måde at fortælle potentielle kunder om din sondring.
Endelig, når du er certificeret, skal du vedligeholde certificeringen ved at ansøge om fornyelse hvert år. Hvis du ikke fornyer din certificering hvert år, udløber den efter det første år. Heldigvis er fornyelsesprocessen meget enklere og strømlinet i forhold til den oprindelige ansøgning. Processen kan udføres online for NWBOC. Spørg dit certificeringsbureau for deres fornyelsesprocedurer. Der kræves ingen yderligere oplysninger til gencertificering, medmindre strukturen, ejerskabet eller navnet på din virksomhed har ændret sig i løbet af det år. Ansøgningen og erklæringen skal derefter indgives med den seneste selvangivelse for virksomheden. Sørg for at give rigelig tid inden udløbsdatoen til at sende gencertificeringsmaterialet. Harris-Langes mest afgørende råd til virksomhedsejere er ikke at blive dovne med fornyelsesprocessen, for hvis din certificering udløber, skal du starte ansøgningsprocessen igen. 'Hvis du har din certificering, skal du værdsætte den nok til at holde den opdateret,' siger hun.
Dig Deeper: National Association of Women Business Owners
Sådan bliver du en certificeret kvindeejet virksomhed: Ressourcer
National Association of Women Business Owners (NAWBO)
NAWBO er en national medlemsbaseret organisation, der repræsenterer interesserne for de mere end 10 millioner kvindeejede virksomheder i USA.
Small Business Association's Office of Government Contracting
SBA's Office of Government Contracting arbejder for at tilskynde til maksimal deltagelse af små, dårligt stillede og kvindeejede virksomheder i føderale regeringskontrakter.
National Women Business Owners Corporation Database
NWBOC har en online indkøbsmarked, hvor købere kan søge i puljen af certificerede WBE'er, og hvor WBE'er kan oprette forbindelser og sikre indkøbsledninger.
WomenBiz.gov
En liste over nøgleressourcer og links til websteder for organisationer, hvis interesser er tilpasset behovene hos kvindeejede virksomheder.
