Virksomheder med 50 eller færre ansatte sjældent har en formel personaleafdeling i stedet er pligter fra rekruttering til fordelsadministration spredt blandt kollegerne - en regnskabschef kan muligvis styre en lønningsleverandør, mens medarbejdere på mellemniveau skriver jobannoncer, og en leder foretager nøgleansættelser.
Over tid bliver denne stykkevise tilgang ineffektiv. Hvis din virksomhed vokser, hvornår er det tid til at tilføje en personalechef? Enkelt siger eksperter: Når de personaleressourcer, der forbruges af de opgaver, der kan administreres af en direktør for menneskelige ressourcer, overstiger omkostningerne ved at ansætte en. For nogle virksomheder er oprettelse af en HR-afdeling en måde at konsolidere outsourcede job som ansættelse af konsultation og lønvedligeholdelse under en ansøgning.
'For at gøre det umagen værd at have nogen dedikeret til HR på fuld tid, skal du have en kritisk masse på kontoret,' siger Ellen Rudnick, administrerende direktør for Polsky Center for Entrepreneurship ved University of Chicago Booth School of Business.
Med forskellige kritiske HR-funktioner - medarbejderuddannelse, fastsættelse af standarder, lønningsliste, ansættelse og fyring - samlet i en stilling, er det vigtigt at finde den rigtige person til det job, din virksomhed har brug for.
Nogle strategiske spørgsmål at overveje: Hvis du vokser, kan det være fornuftigt at ansætte en HR-leder, der har ledet en afdeling for en virksomhed, der er dobbelt så stor som din egen - selvom omkostningerne, i løbet af kandidaterne, ønskede løn, vil sandsynligvis være højere. Husk dette: Du vil have en HR-leder, der er kvalificeret til at hjælpe dig, når du vokser.
For det andet, i hvilket omfang vil du se på din HR-direktør for at etablere din virksomheds kultur? Hvis du virkelig vil have en person til at bygge videre på den kultur, du har etableret, kan du gå ind i ansættelsesprocessen med den forventning, at du skal ansætte to personer: en til at arbejde med kultur og en til at hjælpe med at håndtere mere verdslige opgaver såsom papirarbejde involveret i sponsorering af medarbejdervisum eller administration af fordele.
For bedre at identificere, hvad den stilling, du ansætter, skal du starte med at tage den nødvendige tid til omhyggeligt at udarbejde en jobbeskrivelse.
Dig Deeper: En ansættelsescheckliste
Ansættelse af en HR-direktør: Jobbeskrivelsen
Det første punkt under jobtitlen skal være en oversigtsoversigt over, hvad stillingen vil være. En liste over jobopgaver og ansvarsområder skal følges. Afhængigt af hvad din virksomhed har brug for i en HR-direktør, kan listen omfatte design og administration af medarbejderen politikker og kompensationsprogrammer til medarbejdere, styring af incitamentsaflønning og løntilsyn, administration af medarbejdergodsprogrammer, tilsyn med bemandingsprocessen - herunder ansættelse og afskedigelse - og administration af uddannelse af medarbejdere. Punkttegn fungerer bedst til at organisere disse ansvarsområder.
Det er nøglen til ikke at glemme en fangst-sætningslinje for at inkludere yderligere 'opgaver som tildelt', bare hvis jobbet skifter over tid eller noget udelades. 'Dybest set er det så, at en ansættelse ikke kommer tilbage og siger' det var ikke i min jobbeskrivelse, 'sagde Roberta Chinsky Matuson, præsident for Northampton, Massachusetts-baserede Human Resource Solutions .
Når jobbeskrivelsen er klart udformet og aftalt af ledelsen, er det tid til at skrive og bogføre joblistingen, som grundlaget allerede er lagt for.
Dig Deeper: Se en eksempel på en jobbeskrivelsesskabelon
Ansættelse af en HR-direktør: Sådan bestemmes kompensation
For at finde en løn, der er rimelig at tilbyde, skal en mindre virksomhedsejer eller ansættelsesleder kontakte et bureau eller to, der laver HR-lønstudier. Gennemsnitlige oplysninger om salgslederens løn, især hvis de er branchespecifikke, kan koste dig et gebyr. Du kan tage disse data og kombinere dem med viden hentet fra PayScale.com eller Salary.com og aktuelle jobfortegnelser online for at få et nøjagtigt billede af, hvad kandidater forventer.
Når det er sagt, er det perfekt at spørge ansøgere om deres lønforventninger i form af base plus provision plus fordele. Det er også værd at spørge, hvilken slags lønskala kandidaten forventer for resten af hans eller hendes personale.
For at holde lønnen ret, for små virksomheder, der tilføjer deres første HR-medarbejder, foreslår Jamie Resker, præsident og grundlægger af Employee Performance Solutions, at søge den perfekte ansættelse, der kun måske er tre til fem år inde i deres karriere - en junior HR-repræsentant, der arbejdede hårdt for en anden, og selvom han er ivrig, har den ikke været ude alene endnu.
'En person, der har et netværk af ressourcer og en masse motivation til at være ude alene, er perfekt,' siger Resker. 'En person, der måske er involveret i nogle professionelle organisationer, så de kan bruge andre værktøjer til at sige deres politikker for telearbejde og hjælpe dem med at bringe ressourcer ind.'
har bill murray nogensinde været gift
Dig Deeper: Den rigtige måde at betale på
Ansættelse af en HR-direktør: Tiltrækning af de rigtige ansøgere
Ud over oversigten og listen over ansvarsområder, der findes i jobbeskrivelsen, indeholder en god jobliste de ønskede adfærdsmæssige egenskaber ved din ideelle ansættelse. Hvis du ikke er sikker på disse tidsmæssige og oplevelsesmæssige træk, foreslår Matuson bare at se sig omkring dig.
'Hvis du har medarbejdere, ser du på dine stjernekunstnere og ser på, hvad de har til fælles,' siger hun. 'I en opstart er den ideelle medarbejder en person, der kan multi-task, som har høj energi og kan skifte deres spil med det samme. En person, der vil arbejde godt på et advokatfirma, er meget anderledes. '
Sig, for en HR-direktør kan beundringsværdige adfærdstræk omfatte tillid, selvretning, motivation, ansvarlighed og evnen til at lytte og kommunikere effektivt. En linje i den resulterende liste kan lyde: 'Den ideelle kandidat vil have fremragende verbale kommunikationsevner og være i stand til at tilpasse sig til at håndtere situationer, der ændrer sig hurtigt. Stillingen kræver også stærke netværk, ræsonnement og tidsstyringsfærdigheder. En kandidat skal være i stand til at opretholde tillid til opgaver som interview, prospektering og evaluering af medarbejdere. '
Derefter skal du mindst inkludere et afsnit, der beskriver minimumskvalifikationer, inklusive foretrukken uddannelsesmæssig og erfaringsmæssig baggrund. At være detaljeret hjælper med at indsnævre ansøgerens pulje.
Foretrukken uddannelsesmæssig og erfaringsmæssig baggrund kan også indeholde adfærdsmæssige egenskaber. I stedet for et punkt, der siger ' 10+ års erfaring krævet , 'overvej noget i retning af' Holdspiller med stærke lederegenskaber og 10 eller flere års demonstreret evne til at klare sig effektivt. '
Hvis en oversvømmelse af ansøgere er din frygt, kan opførelse af løn indsnævre puljen. Ellers foreslår eksperter, at det ikke er nødvendigt - det begrænser også din evne til at forhandle med en kandidat senere.
Når fortegnelsen er afsluttet, skal du sende den til din virksomheds jobwebsite, hvis du har en. Suppler det med lister i målrettede handelspublikationer og specialiserede medier og opslag på online jobwebsteder. Hvis websteder som Craigslist.org og Monster.com synes for generelle interesser, skal du ikke bekymre dig. I en æra med spidersøgningswebsteder som Indeed.com og SimplyHired.com vil din fortegnelse blive gennemsøgt af søgemaskiner, og kvalificerede kandidater har mulighed for at finde dit indlæg.
Når applikationer begynder at komme ind, er det op til dig at sortere igennem dem og finde ud af, hvem der passer til dine kvalifikationer, og med hvem du gerne vil tale. Selv eksperterne siger, at denne proces altid er subjektiv.
Dig Deeper: Tips om rekruttering og ansættelse
Ansættelse af en HR-direktør: Interview med ansøgere
Hvis interview synes skræmmende, skal du bare huske, at dine vigtigste mål er at finde ud af: Kan denne ansøger virkelig udføre jobbet, og vil de passe ind i min virksomheds arbejdskultur? Selvfølgelig er det kun det grundlæggende. Til dette tilføj at opdage, om ansøgeren har de ønskede adfærdsmæssige træk, du allerede har lagt ud.
'I et interview vil du gå over jobansvar og færdigheder, og så er den anden komponent adfærd,' siger Jamie Resker, præsident og grundlægger af Employee Performance Solutions. 'Især ved en opstart vil iværksætteren typisk have nogen, der er som støbbar ler, ikke nogen, der har en stålstangs personlighed. Vil de gå med strømmen? Fordi en lille virksomhed fungerer meget anderledes end en stor virksomhed. '
Enkelt? Udformning af spørgsmål, der fremkalder svar, der let viser svarene på disse spørgsmål, er muligvis ikke så let som det ser ud til. At spørge en kandidat, om de fungerer godt under pres, vil sandsynligvis blot fremkalde et 'ja'. Stil hende et spørgsmål, der direkte lægger pres på, såsom ' Hvad får dig til at tro, at du er bedre til dette job end alle de andre kandidater? 'eller' Hvilken kollega på dit sidste job kom du ikke godt overens med, og hvordan håndterede du den situation? 'er mere effektiv og vil sandsynligvis give et talende svar. Hypotetiske oplysninger om en kandidats fremtidige ansættelse i din virksomhed kan være endnu mere afslørende.
Når du stiller disse adfærdsmæssige, åbne spørgsmål, skal du ikke kun lytte til indholdet af en kandidats svar, men også til stemmen og måden bag det.
Matuson siger: 'Er de temmelig sløv? Er de ærlige over for dig? Gjorde de det rigtige? Bad de om hjælp, når de havde brug for det? Efter et stykke tid bliver det virkelig indlysende, at denne person er en go-getter, eller de arbejder hårdt, eller de tager gode beslutninger. '
Dig Deeper: Behavioral Interviewing: The New Science of Hiring
Ansættelse af en HR-direktør: Kontrol af referencer
At kontrollere en kandidats referencer er den mest overset del af ansættelsespraksis, men eksperter siger, at det er absolut nødvendigt. Mange arbejdsgivere beder også om, at ansøgere accepterer kredithistorisk kontrol og præ-ansættelse af lægemiddelundersøgelser; disse er valgfri og afhænger ofte af kald.
Af tre referencer skal du have en telefonsamtale med mindst to og være opmærksom på tonen i en henvisnings anbefaling, ikke kun dens indhold. De fleste mennesker føler, at det ikke er klogt at hæmme fremtidig ansættelse for en tidligere medarbejder, så kloge referencer siger ikke noget negativt. Et tip: Efterlad en telefonsvarerbesked, der siger: 'Jeg vil kun sætte pris på et tilbagekald, hvis du føler, at denne kandidat er enestående.' Hvis en reference virkelig tror på kandidaten, vil han eller hun hurtigt vende tilbage. Hvis du ikke hører tilbage fra dem, kan du også læse om det.
Human Resources eksperter anbefaler også at prøve at kontrollere en reference, der er ikke anbefalet af kandidaten: Jagt på en person på ansøgerens seneste arbejdsplads (for eksempel på LinkedIn), der burde have kendt ham eller hende godt, og bede om en udtalelse.
Og når du har en referencecheck på telefonen, hvad skal du spørge? Resker, præsident for Employee Performance Solutions, siger: 'Et spørgsmål, jeg gerne vil stille, er' hvis personen kunne have været mere effektiv, hvad kunne hun have gjort anderledes. ' I stedet for at bede om en svaghed, som kan gøre dem ubehagelige. '
hvor er alex wassabi fra
Dig Deeper: En referencecheck før leje
Ansættelse af en HR-direktør: Andre bedste praksis
• Store kandidater bør naturligvis følge op på et interview med et opkald eller e-mail, hvilket gør det nemt for dig at invitere dem tilbage til et andet møde. Gør det, og lad andre ledere mødes med potentielle kandidater i deres andet interview, inden de tilbyder en stilling. En anden eller tredje mening er værdifuld.
jordin sparks nettoværdi 2017
• Oprette et program, der belønner nuværende medarbejdere for henvisning af passende jobkandidater. Folk i organisationen kan genkende andre, der passer godt ind og sandsynligvis ikke vælger nogen, der ikke trækker deres vægt.
• I både jobliste og interview udgør du kun juridiske forpligtelser og stiller kun juridiske spørgsmål. Som arbejdsgiver har du ikke lov til at stille spørgsmål om en persons alder, race, tro, seksuel orientering eller ægteskabelig status.
• På trods af en god tarmfølelse må du aldrig ansætte på stedet. Tag dig tid til at gennemgå alle de interviewede kandidater, både så du har en chance for refleksion, og fordi du vil være i en stærk forhandlingsposition, når du diskuterer kompensation.
• Når du har fundet en ideel kandidat, som du har interviewet og referencekontrolleret, skal du komme med et hurtigt tilbud og bringe personen om bord så hurtigt som muligt. Glem ikke, at de aktivt har søgt en ideel position og kunne modtage flere tilbud i hurtig rækkefølge.
Grav dybere: Undgå at ansætte fejl
Ansættelse af en HR-direktør: Ombordstigning på det nye leje
Buzz-ordet lige nu er 'ombordstigning' for at sikre, at en ny medarbejder er hurtig og produktiv så hurtigt som muligt.
Før den nye medarbejder overhovedet går ind døren, er der meget at gøre. Resker opsummerer tankegangen for ledere at omfavne: 'Arbejdsgivere glemmer, at det er meget skræmmende at starte et nyt job. At tænke over det fra en medarbejders perspektiv - de ved ikke, hvor tingene er placeret, endda - hvordan skal de vide, at de lever op til forventningerne. '
Det første mål bør være at sikre, at deres arbejdsstation er opsat og ren. Computeren skal være klar til brug, og det skal være deres typeskilt på døren og deres visitkort på skrivebordet - ikke de fra en nylig brand.
'Når du arbejder i disse små virksomheder, er du altid underbemandet, du har aldrig tid,' siger Rudnick. 'Men det er virkelig vigtigt at tage den tid, du ikke behøver, for at få en ny medarbejder på farten.'
En ting, der hjælper, er at have virksomhedens politik, herunder medarbejderretningslinjer og procedurer på plads. Selvom du ikke har en HR-afdeling, er det vigtigt fra første dag at have personalepolitikker på plads, siger eksperter. Det letter ikke kun overgangen til det nye job for medarbejdere, der ved, hvad der forventes (det er aldrig sjovt at skulle spørge en ny chef 'hvad er feriepolitikken?' Den første dag), men også beskytte din virksomhed mod potentiale fremtidige juridiske problemer. Overvej at medtage forventede arbejdstimer, tilstedeværelse på kontoret og acceptabel personlig brug af virksomhedselektronik og rum. Det er din bedste chance at binde den i en vejledning eller have en online medarbejderguide, der altid er tilgængelig for personalet.
Ledere bør prioritere at planlægge face-time med en ny medarbejder inden for den første dag eller to - og stille spidse spørgsmål om, hvordan de har det, og hvad de føler, vil hjælpe dem med deres job, der ikke er leveret.
Ser man fremad, bør en virksomhed, der har til hensigt at beholde sine nye medarbejdere, planlægge regelmæssige indtjekninger. Matuson foreslår en manager, der tjekker ind med en ansættelse efter 30, 60 og 90 dage, bare for at spørge, hvilke ændringer de kan foreslå, og give dem mulighed for at stille eventuelle dvælende spørgsmål på en trykfri måde.
Dig Deeper: Få mest muligt ud af uddannelse af medarbejdere
Ansættelse af en HR-direktør: One More Note
Hvis alt dette virker overvældende (hej, du har endnu ikke en HR-direktør, så ingen bedømmer), er der arbejdsformidling, hovedjægere og ansættelseskonsulenter, som du kan udlicitere nogen af eller hele denne proces til.
