Lidt mindre samtale

Hvornår var sidste gang du planlagde et møde og inviterede otte personer i stedet for de tre mennesker, der virkelig havde brug for at være der, simpelthen fordi du ikke ville have nogen til at føle sig udeladt?

Hvornår sendte du sidste gang en virksomhedsomfattende e-mail, der sagde noget som: 'Hej, opmærksomhed kaffedrikkere: Hvis du er færdig med potten, skal du oprette en anden!' selvom der faktisk kun er én person, der overtræder denne regel (og hun er din medstifter)?

Hvornår var sidst i en lang diskussion om farvepaletten til den nye brochure med en programmør, der ikke har noget at gøre med brochuren, men ved bestemt, at han ikke kan lide orange?

Dette er symptomer på en almindelig sygdom: for meget kommunikation .

Nu ved vi alle, at kommunikation er meget vigtig, og at mange organisatoriske problemer skyldes manglende kommunikation. De fleste mennesker prøver at løse dette problem ved at øge mængden af ​​kommunikation: cc'e alle på en e-mail, have lange møder og invitere hele personalet og bede om alles to cent, før de gennemfører en beslutning.

Men kommunikationsomkostninger tilføjes hurtigere end du tror, ​​især på større hold. Det, der plejede at arbejde med tre personer i en garage, som alle talte med hinanden om alting, virker bare ikke, når dit antal tæller når 10 eller 20 personer. Alle, der ikke behøver at være med på dette møde, dræber produktiviteten. Alle, der ikke har brug for at læse den e-mail, distraheres af den. På et tidspunkt er overkommunikation bare ikke effektiv.

Det er et særligt snigende problem for hurtigt voksende nystartede virksomheder. Når du er virkelig lille, og du lige er begyndt, har du ikke så mange mennesker, så det tager ikke så meget tid at holde alle i løkken om alt. Men efterhånden som du bliver større, øges antallet af mennesker, der potentielt kan blive involveret i en bestemt diskussion, og mængden af ​​ting, du laver som en virksomhed, stiger, og hvor lang tid du kan spilde overkommunikation bliver et alvorligt problem.

Efterhånden som virksomhederne ekspanderer, begynder folkene i dem at specialisere sig. På et sådant tidspunkt vil nogle ledere konkludere, at de har et problem 'holde alle på samme side'. Men ofte er det, de faktisk har, et 'stop folk fra at blande sig, når der allerede er nok smarte mennesker, der arbejder på noget'.

hvor meget er underligt al yankovic værd

Det er ikke, at Bob i regnskab ikke har noget nyttigt at sige om fotograferingen til den nye reklamekampagne. Ja, Bob har en kandidatgrad inden for kunst. Ja, Bob er en amatørfotograf. Og måske har han endda bedre smag end folk i marketing. Alligevel bør Bob ikke fortælle marketingchefen, hvad de skal gøre, fordi det bare ikke er effektivt. Faktisk er det meget ineffektivt.

Omkostningerne ved overkommunikation inden for organisationer blev uddybet af Fred Brooks i sin bog fra 1975, Den mytiske mandmåned . Brooks hjalp med at køre OS / 360-projektet hos IBM ved at opbygge et kæmpe operativsystem til virksomhedens mainframes. I disse dage var computere store, rumstørrede, vandkølede maskiner, nogle gange med en massiv 256.000 byte hovedhukommelse. OS / 360 var sandsynligvis det største softwareprojekt, der nogensinde er forsøgt til det punkt. Og det var det monumentalt sent.

Hver gang et eller andet aspekt af projektet kom bagefter, tildelte IBM et par flere personer til opgaven. Og hvad Brooks bemærkede, som stadig overrasker folk, er at dette ikke fungerede. Hans observation blev kendt som Brooks 'Law: Tilføjelse af folk til et sent projekt har tendens til at få det til at køre senere stadig.

Læs denne sætning igen, for den er ikke intuitiv. Brooks opdagede, at tilføjelse af folk til et projekt vil sætte det længere bagefter .

Hvordan kan det være? Når du tilføjer en ny person til et team, skal den person kommunikere og koordinere med alle de andre mennesker i teamet. Dette lyder ikke som en big deal, men det er det. Det nye barn ved ikke, hvad der sker, så en anden på holdet - en person, der netop i sidste uge udførte produktivt arbejde - er nødt til at stoppe sit arbejde og vise denne nybegynder rebene.

Jo større holdet er, jo værre bliver det. Når du har et team på en person, har du ingen kommunikationskrav. Ingen.

Tilføj en anden person, og nu har du en enkelt forbindelse: Adam og Mary skal tale med hinanden en gang imellem.

melissa "missy" rothstein

Tilføj nu en tredje person, sig Srinivas, og pludselig er vi gået fra en forbindelse til tre, da Srinivas skal tale med Adam og Mary.

Tilføj en fjerde person. Jeg løber tør for navne her for at hjælpe mig - OK: Britney. Hvis vi tilføjer hende, og hun har brug for at koordinere med dem alle, får du seks forbindelser.

For de matematisk tilbøjelige er formlen, at hvis du har n mennesker på dit hold, er der (n^to-n) / 2 forbindelser. Dette diagram illustrerer, hvordan dette bliver et problem:

Som du kan se, begynder kommunikationsomkostningerne at stige ret hurtigt, indtil alt hvad nogen nogensinde har tid til at gøre på store hold er at koordinere med alle andre - og ingen får gjort noget arbejde. I 2006 skrev Moishe Lettvin, en tidligere programmør hos Microsoft, et blogindlæg, der beskriver det år, han brugte på at koordinere listen over emner, der ville blive vist i en menu i Windows Vista - den menu, du bruger til at slukke for din computer. (Se Windows Shutdown Crapfest .) Lettvin regnede med, at 43 mennesker alle havde en stemme i designet af denne ene menu. Treogfyrre! Efter Brooks 'formel betyder det at administrere 903 forbindelser. Lettvin siger, at han brugte så meget tid på koordineringsopgaver, at han på 12 måneder producerede færre end 200 linjer kode.

Som chef skal du designe måder at reducere kommunikationsstier på. Fjern virksomhedsomspændende postlister - eller i det mindste opkræve $ 1,50 for at sende dem. Stop med at have store møder. Du har brug for en kultur, hvor folk ikke bliver for spændte, fordi de ikke blev inkluderet i et møde, hvilket betyder, at du har brug for en kultur, der belønner folk for at gøre deres job og rynke på at blande sig i andres arbejde.

Og tildel en person på hvert projekt for at sikre, at kommunikationen sker - men kun den rigtige kommunikation. Ellers vil holdet bare begynde at have lange møder med alle der, og ærligt talt vil folk socialisere sig, bloviere og tale og argumentere om ting, de ikke rigtig bryr sig om bare for at høre deres egne stemmer.

Jeg tror, ​​dette sandsynligvis er et af de tilfælde, hvor den gamle ledelsesstil fra 1950'erne ved et uheld fik noget rigtigt. I disse firmaer i General Motors-stil havde de i det mindste en idé om, hvordan information, der var nødvendig for at bevæge sig op og ned pæne, regimenterede org-diagrammer, som viste en vis grad af anerkendelse, at det rigtige svar ikke er, at hver enkelt person i organisationen har være opmærksom på alt.

Da du startede din virksomhed, gjorde du sandsynligvis et godt stykke arbejde med at kommunikere. Alle fortalte hinanden alt. Og dine kunder elskede det, for da de ringede ind for at spørge om deres indkøbsordre, vidste alle, hvor det var. Men når du bliver større, kan du ikke fortsætte med at fortælle alle om hver indkøbsordre, så du er nødt til at opfinde specifikke kommunikationssystemer, så de rigtige mennesker finder ud af det og ingen andre. Ikke fordi det er fortroligt. Fordi det er spild af tid.

Joel Spolsky er medstifter og administrerende direktør for Fog Creek Software og vært for den populære blog Joel on Software. Gå til. For et arkiv med hans kolonner www.inc.com/author/joel-spolsky .