Det her historie dukkede først op Musen , en webdestination med spændende jobmuligheder og ekspertrådgivning.
Kald mig skør, men jeg har altid foretrukket søvn frem for koffein. Men med uberegnelige tidsplaner og stramme deadlines, får seks eller flere timers søvn pr. nat er ingen nem opgave for en konsulent - spørg bare nogen af mine diæt sodavand og kaffeafhængige kolleger. Mellem et krævende job og et endnu mere krævende hjemmeliv har jeg brugt meget tid på at prøve forskellige produktivitetshacks for at klemme så meget jeg kan ud af hver dag.
Mit yndlingsværktøj til at få tingene gjort? 10-minutters timer på min telefon.
Min '10-minutregel 'er ret ligetil: Hver opgave på din opgaveliste skal ikke tage mere end 10 minutter at gennemføre. Hvis det tager længere tid end 10 minutter, skulle du have opdelt det i mindre opgaver eller delegeret det til en anden. Nøglen til denne regel er at håndhæve den, hvilket betyder at indstille timeren på din telefon til at gå ud ved 10-minutters markeringen. Niveauet af hastighed og fokus, som dette bringer til din dag, er intet mindre end forbløffende.
Når jeg først udfordrer mine hold til at omsætte 10-minutters reglen til handling, bliver jeg typisk mødt med skepsis. Spørgsmål som 'Det er vanvittigt - kan jeg virkelig bygge denne store Excel-model i trin på 10 minutter?' og 'Fortæller du mig, at du også gør dette i dit hjemmeliv, når du tager 10 minutters brusere og træner 10 minutter?' bugne. (Svaret på begge disse spørgsmål er forresten 'ja!')
Vil du prøve det? Her er tre tip til at få 10-minutters reglen til at fungere for dig.
1. Delegeret
Langt det mest effektive middel til at finde ekstra tid på din dag er at outsource de ting på din to-do-liste, som en anden let kan gøre på 10 minutter eller mindre. For eksempel har jeg en meget succesrig og æret kollega, der hævder, at en hjørnesten for hans succes er, at han 'siger' ja 'til alt, men kun faktisk udfører de opgaver, som kun han kan gøre bedst. ' Alt andet delegerer han .
Delegering er ikke så let som det lyder. Det kan være svært at give slip på en opgave, når du frygter, at en anden persons arbejde ikke vil være så godt som dit eget. Det er nyttigt at huske, at 'færdig er bedre end perfekt', og den eneste måde, hvorpå du kommer videre i din karriere, er hvis du slipper de ting, du har mestret, og tager nye udfordringer. Et andet tankegangskift, der hjalp mig, var at indse, at delegering skaber muligheder for andre. Nu tænker jeg aktivt på, hvilke opgaver og projekter jeg kan oprette for mit team, der vil hjælpe dem med at lære, vokse og fremme deres karriere (hvilket også er praktisk at rydde op på min plade).
En af de udfordringer, jeg ser mest med mennesker, der har problemer med at delegere - især dem i poststillinger - er, at de glemmer, at de kan og bør delegere op. Hvis du føler dig ubehagelig med at bede en vejleder eller overordnet om at gøre noget, skal du prøve dette: Start med at påpege, hvad du laver, og placer din 'spørg' som en anmodning om hjælp. For eksempel i stedet for 'Jeg har brug for, at du ringer til teamlederne', kan du sige 'Jeg arbejder på at trække dataene til denne analyse - ville det være muligt for dig at hjælpe mig ved at ringe til de andre teamledere? ''
Som manager kan jeg fortælle dig, at jeg alt for ofte befinder mig i at bede mine teams om at uddelegere noget til mig, og jeg elsker det, når de skaber muligheder for mig at hjælpe.
2. Find den nemme 10-minutters opgave
Du kan være skeptisk i starten, men ved blot at ændre, hvordan du rammer dine opgaver, vil du se, at næsten alt kan opdeles i 10-minutters opgaver. Har du brug for at undersøge et nyt emne? Start med 10 minutter på Google, der scanner nyhedsartikler, efterfulgt af 10 minutter med at notere alt, hvad du kender, og de øverste par spørgsmål, du stadig har brug for at svare på, og derefter ringe 10 minutter hver til folk for at få råd om at besvare dine åbne spørgsmål (bonuspoint du var klog nok til at bemærke, at telefonopkaldet er en form for delegation!).
jordan smith alder stemmen
Voilà! Du har netop skubbet en opgave, der ellers måske har dvælet ved i timer til 30 minutter.
Denne tilgang fungerer også efter timer. Jeg har en kollega, der var så fascineret af 10-minutters reglen, og hvordan det hjalp hende i arbejdstiden, at hun besluttede at prøve det derhjemme. Hun tog sin timer ud et par morgener for at time sin rutine inden arbejdet, og med et 10-minutters brusebad, 10-minutters morgenmad osv. Fandt hun, at hun var i stand til at skære hendes standard 'gør sig klar' tid , handler det i stedet for eftertragtet søvn. Hun havde aldrig troet, det var muligt at brusebad om 10 minutter - indtil hun prøvede det og indså, at det faktisk var ret let!
3. Brug den timer
Brug af din timer er en kritisk del af reglen, så glem det ikke. Som alle i erhvervslivet ved, 'gør vi, hvad vi måler.'
Dette gælder også for 10-minutters reglen - du skal bruge en timer eller et ur til at holde styr på, hvor længe du bruger på ting. Smartphones gør dette nemmere med deres indbyggede timer-apps, men ethvert ur med en minuthånd gør det. Uanset hvad du gør, skal du ikke gætte - for hvis din rundt regnet 10 minutter bliver altid 20, du maksimerer ikke din produktivitet.
Nogle gange bruger du mindre end 10 minutter på en opgave (mere tid tilbage - ja!), Og nogle gange ringer alarmen, og du vil stadig være i telefonen (nej, jeg antyder ikke, at du bare hænger når alarmen går). Føler dig ikke dårligt med at løbe over - bare noter det til næste gang.
For eksempel, hvis en kollega har en tendens til at vandre, skal du forord din næste samtale ved at fortælle hende, at du har 10 minutter til at brainstorme. Hvad hvis du virkelig har brug for mere tid? Det er også fint: Sporing af din brugte tid giver indsigt i, hvordan du arbejder, så du kan planlægge din dag bedre næste gang.
10-minutters reglen i aktion
Et af mine foretrukne eksempler på denne regel i aktion opstod for et par år siden, da et team, som jeg arbejdede på, modtog det frygtede 4 PM-telefonopkald fra en klient, der omdirigerede det arbejde, som vi ville præsentere den følgende morgen. Ugh, så meget for en afslappende aften!
hvem er wesley snipes gift med
Der var to store stykker arbejde involveret, så vi delte vores hold på fire i halvdelen. Hvert af vores to underhold havde ca. det samme antal PowerPoint-dias, der skulle opdateres med lignende analysemængder, så det skulle have taget os omtrent den samme tid at gennemføre.
Jeg sagde til min holdkammerat, at jeg virkelig ønskede at afslutte kl. 18, så vi kunne tage middag, og han var enig, men var i tvivl om vores evne til at få det gjort. Så vi samlede siderne divideret med de to timer, der var tilbage om dagen, og fandt ud af, at hvis vi kunne opnå en hastighed på 10 minutter pr. Side, ville vi have nok tid til at gennemføre den - plus en buffer til alt, hvad der viste sig at være særlig vanskelig. Genenergiseret splittede vi siderne op, indstillede timeren og begyndte at svinge. For at lave et spil ud af det holdt vi en stemme på tavlen over, hvor mange sider hver af os gennemførte under eller over 10-minutters markeringen.
Kl. 18 var vi færdige - og følte os virkelig godt om det. Det andet hold, der ikke brugte 10-minutters reglen? De sluttede omkring 9.
Udfordringen er ved. Til din næste opgave i dag, tag din timer ud og prøv den selv. Uret tikker!
