'Jeg kan ikke åbne det dokument, du sendte mig!'
Dette har været en hyppig klage fra brugere af Microsoft Office 2003 og tidligere tekstbehandlingssoftware, siden Microsoft blev lanceret Kontor 2007 og introducerede .docx-formatet. 'I begyndelsen af hvert semester ansætter vi nye praktikanter, der er universitetsstuderende,' siger Matt Brownell, redaktør på Slår initiativ , et marketing- og PR-firma, der hovedsagelig beskæftiger sig med højttalere, forfattere og konsulenter og bruger Microsoft Office 2003. 'De har tendens til at have nye bærbare computere, og de har den nyeste version af Office, og de sender os cv'er, som vi ikke kan åbne . '
jeremy allen white og emma greenwell 2014
Selvom Microsoft tilbyder et gratis konverteringsprogram, som brugerne kan downloade fra sit websted, ligesom mange Office 2003-brugere, var Brownell og hans kolleger ikke ivrige efter at bruge denne løsning. I stedet blev potentielle praktikanter bedt om at genindsende deres cv som .doc-filer. Men Ictus havde færre valg, da klienter sendte .docx-filer. Og, opdagede Brownell, var problemet ikke begrænset til Microsoft Word. Der var også nye .pptx-filer til PowerPoint og .xlsx-filer til Excel. 'Forleden tildelte jeg et projekt til en praktikant for at få hende til at fremstille et regneark,' siger Brownell. 'Det kom som en .xlsx-fil. På det tidspunkt gav jeg endelig efter og downloadede konverteren, men jeg var ikke glad for det. '
'Jeg opgraderede til Microsoft Office 2008 til Mac i 2008, 'siger Kimberly Hathaway, administrerende partner hos Hathaway PR . 'Men hvad var disse' X'-ting? Det var næsten som om vi ikke skulle have gidet at opgradere. ' De fleste højteknologiske kunder har Office 2007, bemærker hun - men de udgør kun omkring 10 procent af hendes forretning. 'For resten ved du virkelig ikke, hvem der har det nye kontor, og hvem ikke,' siger hun. 'Vi arbejder meget med mindre regionale publikationer, og de har ikke den nyeste version af Office.' En klient, en advokat, bruger en ældre version af WordPerfect og præsenterer et andet sæt problemer.
'Jeg vil ikke have, at mit bureau skal virke forældet,' siger Hathaway. Efter hendes mening risikerer at sende .doc-filer til Office 2007-brugere at sende denne besked. 'Hvis jeg ser nogen bruger .docx, så sender jeg en .docx-fil.' I tvivlstilfælde sender hun en .doc-fil for at undgå at generne nogen, der bruger den ældre version af Word. For at sikre, at der altid er filer i de nødvendige formater, er politikken for hendes firma at gemme hvert dokument i tre formater: .doc, .docx og .pdf.
'Fra en til tre gange om ugen har vi et problem, når nogen glemmer og sender en .docx-fil, og vi skal sende noget igen i det ældre format,' siger hun. 'Det er frustrerende, hvor meget tid og energi der bruges på den dumme formatering.'
Hvorfor Microsoft tilføjede x
For brugere som Hathaway og Brownell ser det ud til, at det nye format er beregnet til at forårsage irritation og tvinge brugere til at opgradere hurtigere til den nyeste software. 'Jeg tror, der var oprindelig vantro blandt brugerne, at det slet ikke var bagudkompatibelt med den gamle version,' siger Brownell. 'Vi antog, at det var et problem, der ville blive løst. Hvis det var muligt at oprette dette nye format, hvorfor kunne de ikke gøre det bagudkompatibelt? '
Men at skabe et bagudkompatibelt format kunne have været umuligt, da virksomheden med .docx, pptx og .xlsx foretog en grundlæggende ændring i den måde, dens filer oprettes på. De nye filformater er baseret på Extensible Markup Language eller XML, en bredt anerkendt dokumentstandard.
Faktisk er overgangen til .docx, .pptx og .xlsx en del af et skridt til en mere åben standard for filformatering for Microsoft, så udviklere lettere kan oprette applikationer, der kan få adgang til data i Word-dokumenter (til overførsel til en webside, for eksempel) og også for at gøre det lettere for anden tekstbehandlingssoftware at åbne Word-dokumenter. Nogle hævder, at Microsoft skiftede til at konkurrere med Open Document Format (.odf) filer, et open source-format, der er populært, især uden for USA. 'Vores software understøtter både .odf og .docx og også .pdf-filer', svarer Gray Knowlton, gruppeproduktchef for Office for udviklere hos Microsoft. 'Det skridt, vi har lavet, er at være mere åben og mere gennemsigtig.'
daveed diggs højde i fod
Og XML-baserede filer har andre fordele, siger han. For det første er de mere komprimerede end .doc-filer. 'Et Word-dokument, der bruger .docx-formatet, kan være halvt eller tre fjerdedele af det format, det ville være som en .doc-fil,' siger han. 'Det sparer plads på harddisken og båndbredden. Også, hvis du forsøgte at åbne en beskadiget fil i .doc-format, kunne Word simpelthen ikke åbne den. En masse data gik tabt på den måde. Når du åbner en .docx-fil, der er beskadiget, åbnes den stadig, og du kan se og bruge alle de dele, der ikke er beskadiget. '
Dan Gookin, forfatter af Microsoft Word for Dummies (som kommer i både 2003 og 2007 versioner) er enig i, at selvom det frustrerer mange brugere, giver det nye format værdifulde fordele. 'Du kan ikke holde fast ved gamle filformater for evigt,' siger han. Og tilføjer han: 'Fordi det er så fleksibelt og kan opgraderes, tror jeg, de vil holde fast i .docx-formatet i lang tid fremover.'
Håndtering af .doc og .docx
Hvis .docx er kommet for at blive, men de fleste brugere stadig har Word 2003, hvad er den bedste måde at håndtere filformatkonflikter på? Her er nogle strategier, der kan hjælpe, afhængigt af hvilken version af Word du bruger.
Hvis du bruger Word 2003:
•Download omformeren.Den enkleste måde at håndtere .docx og andre XML-baserede filer på er at downloade Microsofts gratis konverter . Når det er installeret, åbner Office 2003 .doc-, .xlsx- og .pptx-filer med et par sekunders pause til konvertering.
•Brug Google Dokumenter. Google-dokumenter åbner en .docx-fil via sin online grænseflade. Det er gratis, selvom du skal oprette en Google-konto.
•Prøv Open Office.Den aktuelle version af Åbn Office kan åbne .docx filer, og det er gratis.
•Vent med at købe Office 2007.Med udgivelsen af Office 2010 planlagt til sommeren giver investering i Office 2007 ikke mening på dette tidspunkt. På den anden side, hvis du er nysgerrig, kan du downloade en gratis beta-version af Office 2010 at lege med.
Hvis du bruger Word 2007:
•Indstil .doc som standardformat.'Det nyere format er værdifuldt, og jeg synes, at alle i sidste ende skal skifte til det,' siger Gookin. 'Men for nu skal du konfigurere Office 2007 til at gemme filer i .doc-format som standard. Mennesker med den nyere version af Word kan åbne det ældre format - og bemærker måske ikke engang forskellen. '
