E-mails er det mest almindelige dokument i erhvervslivet. Desværre er mange e-mails så dårligt skrevet, at modtagerne skal kæmpe for at finde ud af, hvorfor de læser e-mailen, og hvad de skal gøre ved det.
Bemærk: For at finpudse dine e-mail-færdigheder, tilmeld dig min gratis ugentligt nyhedsbrev.
hvor meget vejede dan blocker
Her er en idiotsikker metode til at skrive e-mails, der får jobbet gjort.
1. Har en bestemt beslutning i tankerne.
Målet med en e-mail er altid for at få modtageren (e) til at træffe en beslutning af en eller anden art. Ellers hvorfor gider du skrive det?
Spørg dig selv derfor, inden du skriver noget: Nemlig hvilken beslutning ønsker jeg, at modtageren skal tage?
Som med al forretningsskrivning er uklarhed det modsatte af nyttigt. Jo klarere mål, jo mere overbevisende bliver din e-mail.
2. Start med at skrive din konklusion.
Din konklusion er en erklæring om den beslutning, du ønsker, at modtageren skal tage, baseret på indholdet af din e-mail.
I skolen lærte de dig sandsynligvis at starte med en introduktion og slutte med en konklusion. Forkert.
Ingen i erhvervslivet har tid til at vandre gennem udviklingen af en idé. Hvis du ikke fortæller dem grunden til e-mailen med det samme, er chancerne for, at de bare går videre.
Så du starter med din konklusion. Antag for eksempel, at dit mål er at få din chef til at godkende et internt motionscenter.
FORKERT:
Jim,
Som du ved, er medarbejderfravær generelt anerkendt som et løbende problem med en stejl økonomisk indvirkning, både i vores virksomhed og i andre virksomheder i vores brancher. [yada, yada, yada] Derfor bør vi overveje at afsætte penge til installation af et motionscenter på vores hovedkvarter.
RET:
Jim,
Jeg vil have dig til at godkende installationen af et eget motionscenter.
3. Strukturér dit understøttende argument i 'fordøjelige klumper'.
Når du har erklæret din konklusion, skal du føre argumenterne, der understøtter din konklusion (dvs. den beslutning, du vil have taget). For at gøre dine argumenter 'fordøjelige' skal du bryde dem i små 'klumper' og præsentere hvert punkt med et lignende format og en sætningsstruktur.
FORKERT:
Ifølge en nyligt offentliggjort regeringsrapport er gruppens fysiske kondition ekstremt vigtig, selvom meget få virksomheder faktisk viser et engagement i det! Mange virksomheder identificerer fysisk kondition som et undervurderet konkurrencedygtigt aktiv, men har ikke en plan for forbedring på dette område, selvom fysisk kondition er stærkt knyttet til virksomhedernes og individuelle økonomiske og personlige succes. Jeg føler, at hvis vi ikke tager fat på spørgsmålet om fysisk kondition, da det øger produktiviteten på arbejdspladsen, vil vi blive efterladt.
RET:
Et internt motionscenter vil:
- Reducer fraværet.
- Forøg den samlede produktivitet.
4. Styrk hvert argument med beviser.
Det er blevet sagt, at alle har to ting: en lukkemuskel og en mening. Medmindre du angiver fakta, der bakker op på dine argumenter, bliver din e-mail en kæmpe, mening, og derfor vil du sandsynligvis i modtagerens øjne virke som en, kæmpe ... ja ..., du får ideen .
FORKERT:
Et internt motionscenter reducerer fraværet, for så vil folk gerne komme på arbejde i stedet for at blive hjemme, og de bliver ikke syge så meget.
RET:
- Reducer fraværet. Ifølge en National Health Institute-undersøgelse af 1.000 virksomheder oplever virksomheder med interne fitnesscentre 20% mindre fravær end dem, der mangler sådanne faciliteter.
5. Gentag din konklusion som et 'opfordring til handling'.
Gentag konklusionen i slutningen af e-mailen på en måde, der giver modtageren det næste skridt, som modtageren skal tage, forudsat at modtageren nu er enig i din konklusion, baseret på styrken af dine argumenter og beviser. Hold det enkelt og specifikt.
FORKERT:
Din støtte til dette projekt vil blive meget værdsat.
RET:
Hvis du svarer på denne e-mail med din godkendelse, får jeg processen i gang.
hvem er eric roberts gift med
6. Indsæt en fordel i emnelinjen.
Din emnelinje (også kaldet 'titel') er den vigtigste del af en e-mail, hvorfor du skriver den sidst, efter at du har skrevet både din konklusion og de argumenter og beviser, der understøtter denne konklusion.
Ideelt set bør en emnelinje udføre to vigtige opgaver: 1) interessere modtageren nok, så e-mailen åbnes og læses, og 2) antyde den konklusion, som modtageren skal acceptere.
I de fleste tilfælde er den bedste måde at udføre begge opgaver på at indkapsle en fordel (eller fordele), der vil være resultatet af den beslutning, du ønsker, at modtageren skal tage.
FORKERT:
Om: Sundhedsvirkningen af interne programmer for medarbejdernes fitness
RET:
Emne: Hvordan vi kan reducere fraværet
For at afslutte det er her de to e-mails:
FORKERT:
Til: Jim@Acme.com
Om: Sundhedsvirkningen af interne programmer for medarbejdernes fitness
Jim,
Som du ved, er medarbejderfravær generelt anerkendt som et løbende problem med en stejl økonomisk indvirkning, både i vores virksomhed og i andre virksomheder i vores brancher. Et internt motionscenter reducerer fraværet, for så vil folk gerne komme på arbejde i stedet for at blive hjemme, og de bliver ikke syge så meget. Derfor bør vi overveje at afsætte penge til installation af et motionscenter på vores hovedkvarter. Din støtte til dette projekt vil blive meget værdsat.
Jill
RET:
Til: Jim@Acme.com
Emne: Hvordan vi kan reducere fraværet
Jim,
Jeg vil have dig til at godkende installationen af et eget motionscenter. Dette vil:
- Reducer fraværet. Ifølge en National Health Institute-undersøgelse af 1.000 virksomheder oplever virksomheder med interne fitnesscentre 20% mindre fravær end dem, der mangler sådanne faciliteter.
- Øg produktiviteten. Vi har 50% mere fravær end andre virksomheder i vores branche, så det at reducere dette antal med 20% vil automatisk øge vores produktivitet med 10%.
Hvis du svarer på denne e-mail med din godkendelse, får jeg processen i gang.
Jill
Seriøst, hvilken af de to e-mails synes du er mere tilbøjelige til at føre din dagsorden fremad?
Kan du lide dette indlæg? Hvis ja, tilmeld dig gratis salgskilde nyhedsbrev .
