JEFF BEZOS VED, HVORDAN MAN KØRER ET MØDE. SÅDAN GØR HAN DET

Dårlige møder: Vi har alle oplevet dem. Uanset om det er dårlig planlægning, for meget snak eller manglende forberedelse, spilder dårlige møder dyrebar tid og penge.

Men Amazon-grundlægger og administrerende direktør Jeff Bezos kan have knækket koden for at gøre møder mere produktive. Ved hjælp af hans årlige brev til aktionærerne samt en nylig interview, Bezos gav noget indblik i hvad Amazon mødekultur ser ud.

Det hele kommer til at følge tre enkle regler.

'To pizza'-hold.

'Vi forsøger at oprette hold, der ikke er større end to pizzaer kan fodres med,' sagde Bezos. 'Vi kalder, at to-pizza holdet regerer.'

Hvis du nogensinde har været i et møde med for mange mennesker, kan du forstå visdommen i dette. Jo større hold, jo større antal meninger - og jo vanskeligere bliver det at nå konklusioner og træffe beslutninger. Og hvis nogle af de mange mennesker bare kan lide at høre lyden af deres egen stemme, vil dine møder sandsynligvis være tidssugende.

Men med to-pizza holdreglen får du balancen mellem at få forskellige synspunkter og ideer, mens du forbliver smidig og håndterbar.

Intet PowerPoint.

'Ingen PowerPoints bruges inde i Amazon,' erklærer Bezos stolt. 'Nogen til mødet har udarbejdet et seks sider ... fortællende struktureret memo. Det har ægte sætninger og emnesætninger og verbum og navneord - det er ikke kun punkttegn. '

I sit nylige brev til aktionærerne beskriver Bezos det arbejde, der ligger i disse notater, som han siger kan tage op til en uge eller mere at skrive og forfine:

'De store notater er skrevet og omskrevet, deles med kolleger, der bliver bedt om at forbedre arbejdet, afsat i et par dage og derefter redigeret igen med et nyt sind. De kan simpelthen ikke gøres på en dag eller to. '

Som min kollega Carmine Gallo for nylig påpegede, memoer som disse er en god idé, fordi vores hjerner behandler god historiefortælling meget bedre end hårde data. Sådanne fortællingsnotater giver forfatterne chancen for fuldt ud at kommunikere tankerne bag deres ideer og giver mødedeltagerne mulighed for bedre at forstå de fulde koncepter.

Naturligvis betyder intet af det noget, hvis mødedeltagerne ikke forbereder sig, hvilket gør den tredje regel til den bedste af alle.

Start med stilhed.

'Vi læser disse notater lydløst under mødet,' siger Bezos. ”Det er som en undersøgelseshal. Alle sidder rundt om bordet, og vi læser lydløst i normalt en halv time, uanset hvor lang tid det tager os at læse dokumentet. Og så diskuterer vi det. '

Du kan forestille dig, hvorfor dette er så gavnligt. Hvor mange gange har du nået et vigtigt møde, hvor du på trods af dine bedste intentioner simpelthen ikke er så parat som du gerne vil være?

'Ligesom gymnasiebørn vil ledere bluffe sig gennem mødet, som om de har læst notatet,' siger Bezos. ”Fordi vi har travlt. Og så er du nødt til faktisk at skære tiden ud af, at notatet bliver læst - og det er hvad den første halve time af mødet er til. Og så har alle faktisk læst notatet, de foregiver ikke bare at have læst notatet. '

Bezos har tidligere hyldet brugen af dette metode fordi det sikrer udelt opmærksomhed fra alle der. Derudover hjælper det bedre med at forberede dem, der leder sådanne diskussioner - på grund af den dygtighed og den fokuserede tanke, der er nødvendig for at sætte disse notater sammen. 'Fuld sætninger er sværere at skrive,' forklarer den berømte grundlægger. 'Der er ingen måde at skrive et fortællende struktureret memo på seks sider og ikke have en klar tænkning.'

At sætte det i praksis.

Jeg har brugt denne metode på mine egne møder, og jeg kan garantere, at den er effektiv. Som mødemoderator kan du være sikker på, at alle starter med et solidt fundament, og at de alle er på samme side. (Undskyld, kunne ikke modstå.)

Men mest af alt giver du dine medarbejdere, hvad de har brug for for at gøre deres bedste arbejde:

Tid.