Den gennemsnitlige amerikanske medarbejder bruger omkring en fjerdedel af arbejdsugen kæmning gennem hundredvis af e-mails vi sender og modtager alle hver dag.
Men på trods af at vi er klæbet til vores svarsknapper, siger karriere træner Barbara Pachter masser af fagfolk stadig ved ikke, hvordan man bruger e-mail korrekt.
Faktisk på grund af det store antal meddelelser, vi læser og skriver hver dag, er vi måske mere tilbøjelige til at lave pinlige fejl - og disse fejl kan have alvorlige faglige konsekvenser.
Pachter skitserer det grundlæggende i moderne e-mail-etikette i sin bog Essentials of Business Etiquette . Vi trak de mest vigtige regler ud, du har brug for at vide.
Vivian Giang og Rachel Sugar bidrog til tidligere versioner af denne artikel.
1. Inkluder en klar, direkte emnelinje.
Eksempler på en god emnelinje inkluderer 'Mødedato ændret', 'Hurtigt spørgsmål om din præsentation' eller 'Forslag til forslaget.'
'Folk beslutter ofte, om de vil åbne en e-mail baseret på emnelinjen,' siger Pachter. 'Vælg en, der lader læserne vide, at du tager fat på deres bekymringer eller forretningsmæssige problemer.'
2. Brug en professionel e-mail-adresse.
Hvis du arbejder for en virksomhed, skal du bruge din virksomheds e-mail-adresse. Men hvis du bruger en personlig e-mail-konto - uanset om du er selvstændig eller bare kan lide at bruge den lejlighedsvis til arbejdsrelaterede korrespondancer - skal du være forsigtig, når du vælger den adresse, siger Pachter.
Du skal altid have en e-mail-adresse, der formidler dit navn, så modtageren ved nøjagtigt, hvem der sender e-mailen. Brug aldrig e-mail-adresser (måske rester fra dine skoledage), der ikke er egnede til brug på arbejdspladsen, såsom 'babygirl @ ...' eller 'beerlover @ ...' - uanset hvor meget du elsker en koldt bryg.
3. Tænk to gange, før du trykker på 'Svar alle.'
Ingen ønsker at læse e-mails fra 20 personer, der ikke har noget at gøre med dem. Det kan være svært at ignorere e-mails, idet mange mennesker får besked om nye meddelelser på deres smartphones eller distraherende pop op-meddelelser på deres computerskærme. Afstå fra at trykke 'Svar alle', medmindre du virkelig tror, at alle på listen har brug for at modtage e-mailen, siger Pachter.
4. Medtag en signaturblok.
Giv din læser med nogle oplysninger om dig, foreslår Pachter. 'Generelt vil dette angive dit fulde navn, titel, firmanavn og dine kontaktoplysninger, herunder et telefonnummer. Du kan også tilføje lidt reklame for dig selv, men gå ikke overbord med nogen ord eller kunst. '
Brug den samme skrifttype, typestørrelse og farve som resten af e-mailen, siger hun.
5. Brug professionelle hilsner.
Brug ikke afslappede, dagligdags udtryk som 'Hej gutter', 'Yo' eller 'Hej folkens.'
'Den afslappede karakter af vores skrifter bør ikke påvirke hilsenen i en e-mail,' siger hun. ”Hej er en meget uformel hilsen, og generelt skal den ikke bruges på arbejdspladsen. Og Yo er heller ikke okay. Brug Hej eller Hej i stedet.'
Hun fraråder også at forkorte nogens navn. Sig, 'Hej Michael,' medmindre du er sikker på, at han foretrækker at blive kaldt 'Mike'.
6. Brug udråbstegn sparsomt.
Hvis du vælger at bruge et udråbstegn, skal du kun bruge et til at formidle spænding, siger Pachter.
'Folk bliver undertiden båret af og sætter et antal udråbstegn i slutningen af deres sætninger. Resultatet kan virke for følelsesladet eller umodent, 'skriver hun. 'Udråbepunkter skal bruges sparsomt skriftligt.'
7. Vær forsigtig med humor.
Humor kan let gå tabt i oversættelsen uden den rigtige tone eller ansigtsudtryk. I en professionel udveksling er det bedre at lade humor være ude af e-mails, medmindre du kender modtageren godt. Noget, som du synes er sjovt, er måske ikke sjovt for en anden.
Pachter siger: 'Noget, der opfattes som sjovt, når det tales, kan komme på tværs meget anderledes, når det skrives. I tvivlstilfælde skal du udelade det. '
8. Ved, at mennesker fra forskellige kulturer taler og skriver forskelligt.
Miskommunikation kan let forekomme på grund af Kulturelle forskelle , især i skriftform, når vi ikke kan se hinandens kropssprog. Skræddersy din besked til modtagerens kulturelle baggrund, eller hvor godt du kender dem.
En god regel at huske på, siger Pachter, er at kulturer med høj kontekst (japansk, arabisk eller kinesisk) vil lære dig at kende, inden de handler med dig. Derfor kan det være almindeligt, at forretningsforbindelser fra disse lande er mere personlige i deres skrifter. På den anden side foretrækker folk fra lavkontekstkulturer (tysk, amerikansk eller skandinavisk) meget hurtigt at komme til sagen.
9. Svar på dine e-mails - selvom e-mailen ikke var beregnet til dig.
Det er svært at svare på hver e-mail-besked, der nogensinde er sendt til dig, men du skal prøve, siger Pachter. Dette inkluderer, når e-mailen ved et uheld blev sendt til dig, især hvis afsenderen forventer et svar. Et svar er ikke nødvendigt, men fungerer som god e-mail-etikette, især hvis denne person arbejder i samme virksomhed eller branche som dig.
Her er et eksempel på svar: 'Jeg ved, du er meget travl, men jeg tror ikke, du mente at sende denne e-mail til mig. Og jeg ville fortælle dig, så du kan sende det til den rigtige person. '
10. Korrekturlæs enhver besked.
Dine fejl går ikke ubemærket hen af modtagerne af din e-mail. 'Og afhængigt af modtageren kan du blive bedømt for at lave dem,' siger Pachter.
Stol ikke på stavekontrol. Læs og genlæs din e-mail et par gange, helst højt, inden du sender den.
'En vejleder havde til hensigt at skrive,' Undskyld ulejligheden, 'siger Pachter. 'Men han stolede på sin stavekontrol og endte med at skrive:' Undskyld for inkontinensen. ''
11. Tilføj sidst e-mail-adressen.
'Du ønsker ikke at sende en e-mail ved et uheld, før du er færdig med at skrive og korrekturføre meddelelsen,' siger Pachter. 'Selv når du svarer på en besked, er det en god forsigtighed at slette modtagerens adresse og kun indsætte den, når du er sikker på, at beskeden er klar til at blive sendt.'
12. Dobbeltkontrol af, at du har valgt den rigtige modtager.
Pachter siger, at man skal være omhyggelig opmærksom, når man skriver et navn fra din adressebog på e-mailens 'til' linje. 'Det er let at vælge det forkerte navn, som kan være pinligt for dig og for den person, der ved en fejltagelse modtager e-mailen.'
13. Hold dine skrifttyper klassiske.
Purple Comic Sans har en tid og et sted (måske?). Men for forretningskorrespondance skal du holde dine skrifttyper, farver og størrelser klassiske.
Hovedreglen: Dine e-mails skal være lette for andre at læse.
'Generelt er det bedst at bruge 10- eller 12-punkttype og en letlæselig skrifttype som Arial, Calibri eller Times New Roman,' rådgiver Pachter. Med hensyn til farve er sort det sikreste valg.
14. Hold øje med din tone.
Ligesom vittigheder går tabt i oversættelsen, er tone let at misforstå uden den sammenhæng, du får fra stemmebånd og ansigtsudtryk. Derfor er det let at komme af som mere brat, som du måske havde tænkt dig: Du mente 'ligetil', de læste 'vrede og skæve.'
For at undgå misforståelser anbefaler Pachter, at du læser din besked højt, inden du trykker på send. 'Hvis det lyder hårdt for dig, lyder det hårdt for læseren,' siger hun.
For at opnå de bedste resultater skal du undgå at bruge utvetydigt negative ord ('fiasko', 'forkert', 'forsømt') og altid sige 'tak' og 'tak.'
15. Intet er fortroligt - så skriv i overensstemmelse hermed.
Husk altid, hvad tidligere CIA-chef David Petraeus tilsyneladende har glemt, advarer Pachter: Hver elektronisk besked efterlader et spor.
hvor gammel er James White
'En grundlæggende retningslinje er at antage, at andre vil se, hvad du skriver,' siger hun, 'så skriv ikke noget, du ikke vil have, at alle skal se.' En mere liberal fortolkning: Skriv ikke noget, der ville være ødelæggende for dig eller skadeligt for andre. Når alt kommer til alt er e-mail farligt let at videresende, og det er bedre at være sikker end ked af det.
Det her historie dukkede først op Business Insider .
